Бизнес-процесс «бухгалтерия» и расчёты с контрагентами в экспедиторской компании

Оригинал транспортной накладной от перевозчика. Счёт, счёт/фактура, акт – от перевозчика на оплату услуг.

arrows-147745_960_720

Внесение информации о получении документов в книгу регистрации корреспонденции.

arrows-147745_960_720

Внесение данных о перевозке, сроках оплаты и документах в информационную систему.

arrows-147745_960_720

Проверка поступивших документов и их сортировка. Что отправить клиенту, если ТТН в 2-х экземплярах, один подшить с Актом выполненных работ перевозчика, если в 1-ом экземпляре, сделать копию для архивирования с Актом.

arrows-147745_960_720

Подготовка счёта, с/ф, акта клиенту, ряду клиентов готовятся дополнительные документы на основании полученной ТТН, заявки, данных из информационной системы о сумме платежа, простоях и т.п.

arrows-147745_960_720

Подготовка документов, печать, подпись, комплектация документов для отправки клиенту: Счёт, счёт-фактура, Акт выполненных работ, один оригинальный экземпляр ТТН, ТОРГ 12, реестр перевозок.

arrows-147745_960_720

Оформление накладных, писем, вызов курьерской компании, упаковка документов в пакеты.

arrows-147745_960_720

Контроль возврата Актов выполненных работ от клиентов

arrows-147745_960_720

Контроль дебиторской задолженности.

arrows-147745_960_720

Оплата счетов клиентами, обмен данными банк-клиент и 1С

Образцы письм клиенту об оплате

Письмо 1

Уважаемая Ксения!

Видя в Вас ценного и перспективного партнера, мы рады выразить удовлетворение нашим сотрудничеством.
Надеемся, что Вы разделяете наши планы на долгосрочность и со своей стороны приложим все усилия к созданию стабильной и налаженной схемы совместной работы.
Во избежание возможных задержек в оказании нами услуг, в связи с нарушением Вами указанных в счете сроков платежей, просим осуществлять оплату своевременно.

По состоянию на 21.03.2019 сумма основного долга ООО Индустрия перед ООО Ланд составляет 2 643,55 долларов США и 1 083,05 евро, срок платежа которых, с учетом указания в счетах:

№ 219 от 17.01.2019 о необходимости их оплаты в течение 2-х банковских дней со дня получения наступил 16 февраля 2019г.
№ 220 от 13.01.2019 о необходимости их оплаты в течение 2-х банковских дней со дня получения наступил 16 февраля 2019г.
№ 416 от 28.02.2019 о необходимости их оплаты в течение 2-х банковских дней со дня получения наступил 16 февраля 2019г.
№ 459 от 04.03.2019 о необходимости их оплаты в течение 2-х банковских дней со дня получения наступил 16 февраля 2019г.
№ 465 от 04.03.2019 о необходимости их оплаты в течение 2-х банковских дней со дня получения наступил 16 февраля 2019г.


Просим Вас ликвидировать образовавшуюся задолженность.

С уважением,


Заместитель Генерального директора

Письмо 2

Компания
Внимание: (Директор, Финансовый директор)
Тел:
Факс:
Дата


Re: неоплаченные счета


Уважаемый Г-н …
Несмотря на наши многочисленные напоминания, перечисленные ниже счета остаются неоплаченными:


№ счета Дата Сумма


Согласно принятому руководством компании решению, наша компания приостанавливает работу с Вами, так как задолженность по указанным счетам превысила 45 дней.

Напоминаем Вам, что согласованный договором срок оплаты работ/услуг нарушен, за что предусмотрена уплата неустойки. При непоступлении денежных средств на наш расчетный счет в течение 3 банковских дней с момента получения данного обращения, мы будем истребовать неустойку за весь период нарушения.

Также оставляем за собой право истребовать неустойку за просрочку оплаты предыдущих счетов.

Сотрудничество между нашими компаниями возобновится только после подтверждения полной оплаты задолженности.

Впредь любая работа с Вашей компанией будет осуществляться по предоплате.


Генеральный директор