Стоп мошенник
Эти простые правила могут предотвратить потерю груза, сложнее найти машину украденную мошенниками, нежели выполнить минимальный набор действий и сохранить деньги компании.

Набор требований по безопасности перевозок

Описываемые в статье инструкции по безопасности работы с новым перевозчиком использовались различными компаниями и дали реальный результат, когда мошенники отказывались от своих намерений.

Мы рекомендуем ввести диспетчерам такой скрипт при постановке новой машины под загрузку: "Скажите по какому адресу вы сейчас находитесь, наш сотрудник службы безопасности приедет к вам и проверит все документы, сфотографирует водителя и машину." По опыту 99% мошенников сразу находят причину поломки авто.

Эти рекомендации, как самый минимальный набор требований подготовлен консалтинговой компанией «Экспертный совет» работающей в сфере автоперевозок. Компания оказывает услуги по аудиту и построению службы безопасности экспедиторской и транспортной компании — ekspertnyjsovet.ru

Инструкция по безопасности работы с новым контрагентом

1. При принятии транспорта от нового перевозчика к перевозкам грузов обязательно запрашивать у него список подвижного состава с номерами машин, подозрение должно вызывать наличие тр. средств с номерами, не соответствующими региону, в котором зарегистрирован перевозчик. От фирм-экспедиторов также требовать аналогичный список, подозрение – аналогичное ранее изложенному. От фирм-экспедиторов стараться «брать» тр. средства только в крайних случаях.
2. Помнить, что риски «Перевозчика» несравнимы с рисками «Экспедитора»: «Перевозчик» отвечает по закону только за доказанные случаи его вины, «Экспедитор» несет ответственность за все риски по принятой перевозке – и доказанные, и за недоказанные.
3. Обязательная проверка каждого нового перевозчика по трём компаниям – стационарный телефон компании, контактное лицо, отзывы, частота работы с проверяемым перевозчиком, наличие собственного сайта, регистрация и отзывы в АТИ и т.п. Любая дополнительная информация расценивается как дополнительная мера безопасности.
4. Обязательное страхование груза – от 500 000 руб.– внутрифирменная страховка – свыше 500 000 руб. – страхование груза через ВСК-страховую компанию. В случаях невозможности страхования груза из-за незнания его стоимости, отсутствия информации по машине и т. д.:
— отказаться от перевозки;
— застраховать груз по мах (при прохождении по «дельте»);
— запрещение дальнейшего движения с места загрузки до страхования.
Помнить, что заработанные 1000 рублей могут обернуться потерей нескольких миллионов.
5. Не «отдавать» грузы к перевозке транспортом одного перевозчика в количестве более двух (экспедиторам – одной). Исключение могут составлять только проверенные надежные перевозчики, работа с которыми ведется давно. Для подстраховки, можно застраховать груз через страховую компанию во всех тр. средствах одного перевозчика – даже, если он попадает под внутреннюю страховку.
6. Обязательное подтверждение перевозчиком договора-заявки в установленной форме, получение от него реквизитов, свидетельств о регистрации и др. установленных документов. Подписание договора о сотрудничестве.
7. Все подозрения, которые возникают в отношении перевозчика, должны трактоваться не в его пользу!
8. При передаче груза перевозчику обязательно наличие трех факторов:
— пройдена проверка по трем существующим компаниям (п. 3);
— обязательное страхование груза при его стоимости – свыше 500 000 руб. (п. 4);
— не попадание груза в руки одного перевозчика суммарная стоимость которого превышает 500 000 руб.. (исключ. п. 5)..

Оформление заказа на доставку груза

Все заявки должны быть оформлены согласно образцу.
При оформлении перевозки должны быть все установленные документы согласно установленного перечня.
Отклонения согласовываются письменно с Руководством, на такой заявке должна стоять их подпись.
В заявке перевозчику обязательно указывать все доп. условия по грузу, которые указал нам заказчик.
Заявка не может быть подтверждена заказчику, пока нет подтверждения от перевозчика. НИЧЕГО не подписывать заказчику, пока не подписал перевозчик.

Машина не должна грузиться, если у нас нет оформленных документов.

Отсутствие информации при загруженной а/м является нарушением.
Все Договоры Заказчиков/Перевозчиков, если не используется наш бланк Договора, должны быть согласованы и на последней странице должны быть подписи Руководителя отдела, Гл. бухгалтера, Директора по общим вопросам, Генерального директора.


Менеджер, не выполнивший условия по оформлению перевозки, сразу же депримируется.

Минимальные данные по перевозчику на 1 этапе:

ООО и АО

1 свидетельство ОГРН обязательно
2 свидетельство ИНН обязательно
3 приказ на генерального директора обязательно
4 паспортные данные генерального директора обязательно
5 копия паспорта водителя!!! обязательно
6 ПТС (номер ПТС) обязательно
7 ОСАГО полис обязательно
8 Справка о резидентстве (при межд. Перевозках) ОБЯЗАТЕЛЬНО

ИП

1 свидетельство ОГРН обязательно
2 свидетельство ИНН обязательно
3 копия паспорта ИП обязательно
4 копия паспорта водителя!!! обязательно
5 ПТС (номер ПТС) обязательно
6 ОСАГО полис обязательно
7 Справка о резидентстве (при межд. Перевозках) ОБЯЗАТЕЛЬНО

Проверка безопасности контрагента для заключения договора

1 минимальный пакет документов
2 проверка по сайтам с распечаткой скриншот:
а АТИ ******, отзывы
б ФМС проверка компании nalog.ru — для ООО https://focus.kontur.ru/ — для ИП
в ФНС паспортные данные генерального директора и обязательно водителей!!!! fms.gov.ru
г сайт компании если есть
д СПАРК
е 3 стационарных телефона клиентов с указанием контактных лиц
ж бухгалтерская отчетность если есть
3 готовность перевозчика на личную встречу в компанию с выездом экспедитора
4 получить у Кати выписку ЕГРЮЛ делает юрист
5 уточнить у перевозчика страхование ответственности или груза
6 договор лист согласования

Документы, предоставляемые юридическими лицами (ООО,ЗАО,ОАО).

Обязательные документы:
1.1 Свидетельство о государственной регистрации юридического лица.
1.2. Устав юридического лица со всеми изменениями и дополнениями.
1.3. Свидетельство о внесении юридического лица в единый государственный реестр юридических лиц.
1.4. Свидетельство о постановке на учет в налоговом органе.
1.5. Выписка из единого государственного реестра юридических лиц не старше месяца на дату предъявления.
1.6. Протокол о выборе Совета директоров (если есть).
1.7. Решение (протокол) о назначении единоличного исполнительного органа юридического лица.
1.8. Приказ о вступлении в должность единоличного исполнительного органа.
1.9. Приказ о назначении главного бухгалтера.
1.10. Если счета-фактуры подписываются не генеральным директором и/или главным бухгалтером, приказы на лиц фактически подписывающих счета-фактуры с образцами подписей этих лиц.
1.11. Копия паспорта руководителя с фотографией и образцом личной подписи.
1.12.Копия полиса страхования ответственности Перевозчика/Экспедитора. (Если есть).
1.13. Справка о резиденстве (при межд. перевозках)

Рекомендуемые.
Документы, требуемые для оперативной работы с перевозчиком и проверки экономической безопасности:
1.14.Паспорт транспортного средства или Свидетельства о собственности на каждую единицу транспорта, которая будет использоваться при перевозках грузов (включая тягачи и прицепы).
1.15. Если автомобиль (тягач и/или прицеп) в собственности другого лица, помимо прочего, предоставляется Договор аренды (безвозмездного пользования, лизинга или прочее) с собственником автомобиля или генеральная доверенность от него на данный автомобиль.
1.16.Паспорта водителей (страницы с фотографией и пропиской) – по возможности, или все паспортные данные (включая прописку).

Список документов для проведения правового анализа контрагенты СНГ.

Список документов, предоставляемый юридическими лицами.
1.1.Свидетельство о государственной регистрации юридического лица.
1.2. Устав юридического лица со всеми изменениями и дополнениями.
1.3. Свидетельство о постановке на учет в налоговом органе.
1.4.Решение (протокол) о назначении единоличного исполнительного органа юридического лица.
1.5.Копия паспорта руководителя с фотографией и образцом личной подписи. (Желательно).
1.6. Справка о резиденстве (при межд. перевозках и перевозках по СНГ)

Рекомендуемые.
Документы, требуемые для оперативной работы с перевозчиком и проверки экономической безопасности:
1.7.Паспорт транспортного средства или Свидетельства о собственности на каждую единицу транспорта, которая будет использоваться при перевозках грузов (включая тягачи и прицепы).
1.8. Паспорта водителей (страницы с фотографией и пропиской) – по возможности, или все паспортные данные (включая прописку).

Список документов, предоставляемый индивидуальными предпринимателями

Обязательно
2.1.Свидетельство о регистрации Предпринимателя (или о внесении записи в Единый Государственный Реестр Индивидуальных Предпринимателей – для лиц, зарегистрированных до 01.01.2004 г.).
2.2.Свидетельство о постановке на налоговый учет с указанием ИНН.
2.3.Паспорт гражданина РФ или иной, заменяющий его документ (страницы с фотографией и пропиской – обязательно).
2.4. Справка о резидентстве (при межд. перевозках и перевозках по СНГ)

Рекомендуемые.
Документы, требуемые для оперативной работы с перевозчиком и проверки экономической безопасности:
2.5.Паспорт транспортного средства или Свидетельства о собственности на каждую единицу транспорта, которая будет использоваться при перевозках грузов (включая тягачи и прицепы).
2.6.Паспорта водителей (страницы с фотографией и пропиской) – по возможности, или все паспортные данные (включая прописку).

Список документов для проведения правового анализа контрагентов находящихся на территории Европы.

Обязательно.
1. Выписка из торгового реестра. (желательно Апостилированная).
2. Справка о резидентстве (желательно Апостилированная).

Вышеперечисленные документы просим Вас предоставить в копиях, заверенных печатью и подписью руководителя организации.