Схема работы с клиентом в экспедиторской компании от начала, когда заключается договор, до момента оплаты клиентом счёта за услуги логистики.

Бизнес-процесс работы с клиентом в экспедиторской компании

Бизнес-процесс работы с клиентом в экспедиторской компании

Действовать по БП-001 Бизнес процесс отработки запросов и клиентов.

Это второй Бизнес процесс (БП- 002) экспедиторской компании схематично описывающий какое подразделение и на каком этапе подключается к работе с клиентом или перевозчиком. 

Построение процессов работы собраны на нашей странице «Бизнес-процессы экспедиторской компании«

  1. Отдел продаж, в нашем случае «Коммерческий департамент» заключает договор с клиентом. Предварительно проведя все пояснения по работе и её условиям.
  2. Как правило в каждой компании происходит регистрация заключённых договоров.
  3. Отдельно выделен блок передачи клиента в производство БП-003   Если в компании договор заключают одни сотрудники, а перевозки осуществляют другие, то очень часто логисты не понимают как работать с клиентом, с кем решать и какие вопросы на стороне клиента. В наше практике, мы создаём карточку передачи клиента в CRM  системе.  В данной карточке описываются все нюансы работы с клиентом и необходимая для выполнения работы информация с контактами.
  4. Каждый клиент как правило закрепляется за сотрудником отдела обслуживания клиентов или  за логистом который осуществляет перевозки в Производственном департаменте.
  5. Каждое утро закреплённый сотрудник уточняет о загрузках клиента – информацию о результатах звонка вносит в отчёт
  6. Информация о перевозке от клиента получена
  7. Исследуется возможность исполнения данного заказа
    Автотранс инфо
    Руководитель
    Перевозчики звонки
    Перевозчики рассылка через CRM программу
  8. Устное подтверждение заказа и запрос Заявки на перевозку (если с клиентом хорошие отношения, а портить свой KPI вы не хотите)
  9. Получение Заявки на перевозку
  10. Поиск автомобиля для перевозки
  11. Заявка на перевозку перевозчику
  12. Подтверждение перевозчиком перевозки
  13. Подтверждение Заявки на перевозку клиенту
  14. Архивирование ЗАЯВКИ:

    -подтверждённой перевозчиком
    -направленной клиенту

  15. КОНТРОЛЬ ИСПОЛНЕНИЯ ПЕРЕВОЗКИ
    ПОГРУЗКА
    ДВИЖЕНИЕ
    ВЫГРУЗКА

  16. ПОДТВЕРЖДЕНИЕ О ВЫГРУЗКЕ:
    -отслеживание и информирование о ситуации с перевозкой

  17. ТТН (CMR)-получение, проверка

  18. Контроль оплаты перевозчику
  19. ТТН (CMR)-передача в Коммерческий департамент
  20. Формирование счёта клиенту
    Счёт, счёт-фактура, Акт, Реестр перевозок, ТТН (CMR)
  21. Подготовка и отправка документов клиенту
  22. Передача ТТН (CMR), счёт –фактуры в бухгалтерию
  23. Контроль оплаты клиентом счетов
  24. Контроль получения АКТА о выполненных работах

Основные моменты работы с клиентом

  • выстроить хорошие отношения на уровне исполнителей, если заявки на перевозки идут не через электронную платформу. Тогда можно оговаривать возможность выполнения перевозок без нарушения показателей KPI;
  • своевременно возвращать транспортные и товарные документы;
  •  осуществлять контроль доставки счетов и документов с указанием должности и фамилии получателя на стороне клиента;
  • чётко контролировать получение подписанных АКТов о выполненных работах;