Что делать если не платят за услуги

К сожалению при выполнении услуг всё чаще можно столкнуться с их неоплатой. Причины могут быть различные, но все сводятся к тому, что в компаниях нет целостного процесса работы с дебиторской задолженностью.

В данной статье мы рекомендуем построение бизнес-процесса работы с дебиторской задолженностью.

  • у ваших сотрудников должен быть ясный, понятный и прописанный алгоритм действий по работе с оплатой от клиентов (заказчиков).

Что делать если не платят за услуги ?

  • Можете передать ведение дел по взысканию долгов юристам yurist@glx.su
Оглавление:

Процесс работы с дебиторской задолженностью

Что делать если не платят за услуги
Нам всегда платят
Кратко алгоритм работы с дебиторкой выглят так:
  1. Предварительное согласование условий выполнения услуг. 
  2. Заключение правильного договора на выполнение услуг. И его наличие у вас на руках.
  3. «Дружеское» выяснение почему клиент не платит. Составление акта-сверки взаимных расчётов.
  4. Письмо об оплате дебиторской задолженности, это первый зафиксированный шаг к взысканию долга.
  5. Официальная претензия с приложением документов и их заверением.
  6. Предарбитражное письмо должнику.
  7. Уплата государственной пошлины и направление заявления в суд.
  8. Суд.
На что стоит обратить внимание при построении процесса сокращения дебиторской задолженности.

Договор на оказание услуг

Проблемы с неоплатой могут начинаться с отсутствия договора на оказание услуг или его составлением. Договор необходимо составлять опираясь на рекомендации юристов, закажите под свои услуги шаблон договора в котором будут учтены особенности оказания услуг, моменты связанные с оплатой и решение споров. Заведите правило оказывать услуги только при оформленном и подписанном обеими сторонами договоре. И не просто подписанном, а с возможностью доказать это. Наличие договора с "живими" подписями и печатями.

Проверка контрагентов при заключении договора

Проводите проверку клиентов. Если у вас есть служба безопасности, поручите проверку им. Нет СБ. Составьте регламент, что например менеджер по продажам собирает доступные данные на клиента вместе с юристом. Просмотрите каталоги арбитражных дел, отзывы и рейтинги в интернете. Проверить контрагента можно по программе Контур и т.п. Тем самым на этапе заключения договора, вы сможете обезопась себя от должника.

Процесс доставки счетов клиенту

Определите для ответственных, за формирование счетов и направление их клиенту, сотрудников процесс как они их направляют. Как получают уведомление о доставке счетов. Счета могут направляться электронными средствами связи. Заказными письмами Почты России. Курьерскими службами. - во всех этих случаях у вас остаются уведомления о доставке счетов. Если используете своих курьеров или иных сотрудников - у них должна быть тогда ведомость в которой расписываются клиенты с расшифровкой ФИО, должности. Ставится дата.

Письмо об оплате дебиторской задолженности

Письмо об оплате дебиторской задолженности, это первый зафиксированный шаг к взысканию долга. Некоторые рекомендации по отправке письма об оплате задолженности: Письмо необходимо оформить на официальном бланке, оно должно быть подписано руководителем или ЭЦП компании при отправке электронными средствами связи. Факт направления данного письма должен быть подтверждён официально. Если у вас нет с контрагентом электронного документооборота, стоит направить заказное письмо с описью Почтой России. Письмо на фирменном бланке компании распечатывается, подписывается руководителем, на нём ставится печать. Если к письму идут приложения, они должны быть указаны в самом письме, а прилагаемые к письму документы подписываются, ставится отметка «Копия верна», дата. Составляется опись отправляемых документов, на ней сотрудник почты проставит штемпель. Как информацию вы можете отсканировать документы с письмом и направить контрагенту в качестве информации.

Что делать вашим сотрудникам если не платят за услуги

У каждого сотрудника включённого в схему работы с дебиторской задолженностью должен быть внятный план действий, в должностных инструкциях и договоре эти действия отображены.

Алгоритм взаимодействия отделов.
  1. Бухгалтерия (как правило в 99% это она следит за оплатой) передаёт сведения о дебиторской задолженности в отдел продаж.
  2. Отдел продаж знает своих клиентов и уточняет о возникновении задолженности у ответственных лиц контрагента. Составляет отчёт о причинах. 
  3. Информация доводится до руководства (штаба работы с дебиторкой). Который принимает решение повторить отправку счетов, составить акт сверки взаимных расчётов, обращаться в суд.
Что конкретно вменить в обязанности каждому сотруднику по работе с дебиторской задолженностью.

Работа менеджера по продажам с должниками

В организациях как правило работу с клиентами ведёт менеджер по продажам. Соответственно в вашем бизнес процессе по работе с дебиторской задолженностью должны быть прописаны действия сотрудника отвечающего за данного клиента. Он его знает, получает бонусы и умеет коммуницировать.

Изначально сразу не стоит угрожать клиенту судом и всеми тяжкими т.к. он просто мог не получить счета на оплату. Или как в некоторых компаниях бывает ответственный за оплату ушёл в отпуск, на больничный.

Что вменить в обязанности менеджеру по продажам:

  1. Предотвращение неоплат начинается с момента заключения договора значит должен быть бизнес-процесс его заключения. С указанием какие данные нужно собрать на клиента, провести встречу в его офисе, заполнить все реквизиты в договоре, получить договор от клиента с подписями и печатями. Если процесс подразумевает проверку Службой безопасности и юристами, то определите как он им передаётся. В бизнес-процессе нужно определить какие документы собираются на клиента, какие запрашиваются от него и, как и где хранятся договоры.
  2. Клиент отказывается платить за услуги что делать. Установите, что на следующий день установленного договором срока ответственный за работу с клиентом звонит, пишет, обращается с вопросом о том почему нет оплаты. Порой сотрудники могут быть в отпуске и не проверили документы, в документах обнаружены недочёты и их просто нужно исправить и т.д. 
  3. Оповещает о неоплате соответствующую структуру в вашей компании.
  4. Оплаты нет …. дней, клиенту направляется письмо об оплате.

Работа бухгалтерии с дебиторской задолженностью

Как правило именно бухгалтерия стоит на переднем плане дебиторской защиты в т.ч. во многих компаниях одно из подразделений бухгалтерии и выставляет счета.

  1. Ежедневный отчёт о состоянии задолженности от клиентов. Исходя из сроков задолженности и клиента (ВИП или нет) направляет её согласно вашему бизнес-процессу в соответствующие отделы для проработки.
  2. Раз в квартал направлять клиентам акты сверки, и при возникновении неоплаты направлять МП для того что бы он подписал его с клиентом.
  3. Оплаты нет более …. дней. Бухгалтерия (или юрист) автоматом направляет клиенту письмо претензия.

Служба безопасности в работе с должниками

К работе с дебиторской задолженностью может подключиться ваша служба безопасности, хотя это как правило не типичные для неё функции. Максимум что они смогут, это выполнить функцию коллекторов оказывая моральное воздействие на должника.

И то может оказаться так, что перегнут палку и окажутся в роли вымогателей.

В обязанности СБ лучше вменить предотвращение работы с потенциальными неплательщиками:

  • предварительная комплексная проверка перед заключением договора;
  • выезд в офис к клиенту и его оценка;
  • проверка наличия имущества на балансе и т.д.

В момент работы и оказания услуг:

  • если услуги оказываются на постоянной основе (как например транспортные) стоит уточнять о претензиях со стороны ИФНС к организации и проведении налоговых проверок, появление арбитражных дел по неоплате. 

Из практики.

  1. В компании началась выездная проверка и насчитала штрафов и пеней. Компания заявила о банкротстве. 
  2. С компанией много лет и плодотворно сотрудничали, перестали платить. В последствии оказалось, что в течении года был звоночек в виде нескольких арбитражных дел о неоплате. Заранее можно было отказаться от работы с компанией и сохранить деньги. 

Юридическая служба взыскания долгов

В обязанности юридического отдела каждой компании входит в том числе работа с должниками.

  • Составление претензий;
  • Предарбитражное уведомление;
  • Судебная работа с должником.

Порой важно не задерживаться со своевременным обращением в суд. При получении Исполнительного листа передать его приставам и контролировать их работу. Что бы они заблокировали счета и поставили запрет на любые действия с должником включая изменения в уставных документах.

Одним из вариантов давления на должника может быть заявление на его признание банкротом, а порой это один из вариантов вернуть свои деньги. 

  • ПРи этом стоит помнить, что сейчас Генеральный директор и учредители несут субсидиарную ответственность по долгам.

Если у вас возникла ситуация по работе с должниками, вы моежете написать по адресу yurist@glx.su Мы подберём для вас решение взыскания долга.

Лайфхаки по оплатам за услуги

Для того что бы оплачивали клиенты быстрее мы собрали некоторые идеи взятые из жизни компаний.

  • Вкладывали шоколадки в счета.

Одна экспедиторская компания в документы направляемые на оплату вкладывала маленькие шоколадки. Клиенты ждали их счета: «Мы сразу с утра смотрели ваши счета зная что там шоколадка к утреннему кофе. А раз уж взяли их в руки, и в благодарность обрабатывали их первыми». Проблема возникла в том, что шоколад тает.

  • Счета цветной бумаге.

В одной клининговой компании выяснили экспериментальным путём, а первоначально получилось случайно, что отправляя счета на цветной бумаге и попадая в цвет который нравится бухгалтеру клиента счета оплачивают быстрее. Однажды в офисе закончилась бумага и бухгалтер что бы закончить процесс выставления счетов напечатала небольшую часть на цветных листах. И неожиданно именно их оплата прошла быстрее. Тогда они решили проверить от чего влияет и выяснили, направляя по очереди разные цвета, влияет от предпочтений ответственного человека. Хотя и сама цветная бумага заставляет обратить на себя внимание.