Специалист по перевозкам должностная инструкция

1. Общие положения        
1.1. Специалист по перевозкам непосредственно подчиняется Начальнику отдела.

1.2.Специалист по перевозкам назначается на должность и освобождается от должности руководителем организации. По представлению начальника отдела.           
1.3. Специалист по перевозкам является непосредственным участником организации и полноценного функционирования транспортных и перевозочных процессов Компании.

1.4. Специалист по перевозкам является организатором работ связанных с автотранспортными перевозками.

1.5.Специалист является сотрудником Отдела _….  Находится в подчинении ______________

1.6. В работе руководствуется:

• действующим законодательством РФ;
• Уставом ООО «»;
• действующими в Компании нормативными документами:

• • приказами и распоряжениями Генерального директора;
  • внутренними рабочими инструкциями, руководствами и описаниями процедур;
  • распоряжениями непосредственного руководителя;
  • правилами и нормами охраны труда и техники безопасности;
  • правилами внутреннего трудового распорядка;

• • настоящей должностной инструкцией.

1.7. Специалист по перевозкам должен знать: 

• Постановления, распоряжения, приказы, другие руководящие, методические и нормативные материалы по организации перевозочной деятельности.

• Профиль, специализацию, особенности структуры предприятия.

• Производственные мощности предприятия.      

• Закономерности развития рынка и спроса на товары.

• Порядок разработки коммерческих условий соглашений, договоров, контрактов.
• Этику делового общения.

• Нормы гражданского и транспортного законодательства.      
• Правила перевозки грузов.           
• Нормы простоя транспортных средств и контейнеров под грузовыми операциями.
• Правила техники безопасности и производственной санитарии при погрузочно-разгрузочных работах.     
• Стандарты на условия транспортирования и упаковку грузов.
• Правила эксплуатации вычислительной техники.        
• Правила дорожного движения.    
• Законодательство о труде. 
• Правила внутреннего трудового распорядка
• Правила и нормы охраны труда, техники безопасности, производственной санитарии и противопожарной защиты.     
• Порядок разработки перспективных и годовых планов производства и реализации продукции.
• Перспективы развития рынков логистики.        
• Цены перевозчиков на выполняемые рейсы.
• Порядок определения общего объема поставок, потребности в транспортных средствах.
• Порядок оформления документации.      
• Условия поставки продукции (товаров) Инкотермс.    
• Порядок оформления материалов для заключения договоров.           
• Порядок подготовки ответов на претензии клиентов; претензий к поставщикам.
• Методы учета и порядок составления отчетности.    
• Технологии перевозок различными видами транспорта.         
• Возможности применения вычислительной техники для осуществления расчетов и учета       операций, правила ее эксплуатации.                  
• Устройство, назначение, конструктивные особенности, технико-эксплуатационные данные подвижного состава.    
• Правила технической эксплуатации подвижного состава автотранспортных средств.
• Технические условия погрузки и крепления грузов.    
• Правила оформления (в т. ч. таможенных) грузов.  
• Основы экономики, прогрессивной организации производства и труда.    
• Порядок ведения учета и отчетности по подвижному составу и эксплуатационным материалам.
• Основы организации труда.

1.8. Использует в работе технические средства — каналы связи, компьютерную технику, телефоны, факсы, прочее офисное оборудование.

1.9. В период временного отсутствия Специалиста (по причинам отпуска, болезни, командировок), его обязанности возлагаются на руководителя отдела,  который в праве назначить ответственного на время отсутствия специалиста

2. Задачи и должностные обязанности 

2.1.Получает и обрабатывает заявки на перевозки от сотрудников компании и/или клиентов.

• получает заявки на перевозки;

• вносит данные по каждой заявке в информационную систему (общую базу);

• при необходимости уточняет дополнительную информацию по перевозке у сотрудника от которого получил данную заявку, либо непосредственно у клиента;

• планирует движение транспорта с учётом срочности и важности полученных заявок;

• ведет транспортную документацию по перевозке, требует от перевозчика своевременное предоставление товарно-транспортных накладных, других перевозочных документов и своевременно предоставляет документы связанные с оплатами перевозчикам и выставлением счетов клиентам в бухгалтерию.

2.2.Организует исполнение заказов  на грузоперевозки и оказание сопутствующих перевозке транспортных услуг:

• выполняет работы по организации перевозки, осуществляет звонки и проводит иные действия с перевозчиками,  у которых есть договорные взаимоотношения с Компанией;

• выбирает для осуществления перевозки наиболее оптимальные варианты по нанятому для перевозки груза контрагенту, учитывает сроки  оплаты за услуги перевозчику, наличие полисов профессиональной ответственности у перевозчиков (экспедиторов), стоимость и надёжность выбранного для перевозки контрагента;

• определяет и согласовывает с перевозчиком утверждённые в Компании тарифы на перевозки, для оплаты услуг;

• осуществляет оформление заказов  на оказание транспортных услуг привлечёнными перевозчиками;

• осуществляет контроль и координацию над своевременным, и правильным выполнением перевозок водителями, информирует о процессе перевозки непосредственного руководителя и вносит в информационную базу данные о местонахождении перевозчика;

• информирует перевозчика об условиях перевозки, сроках и правилах доставки;

• передаёт водителям перевозчика данные о местах загрузки и разгрузки;

• осуществляет полный контроль над своевременным и правильным выполнением транспортных услуг перевозчиком;

• ведёт действующую в Компании отчётность;

• направляет перевозчику заявки на оказание услуг, получает от перевозчика подтверждение на каждую конкретную перевозку;

• подтверждает сотрудникам Компании или клиенту информацию по перевозчику, путём внесении в общую информационную базу информации по заказанному к перевозке транспортному средству и направляя клиенту подтверждение, согласованным с клиентом способом;

• управляет рисками при перевозке, обеспечивая страхование груза, по поручению клиента и за счёт клиента, либо непосредственного руководителя;

2.3. Информирует  сотрудников Компании о стоимости транспортировки грузов перевозчиками;

2.4. При необходимости отслеживает соответствие предъявляемых транспортной компанией (перевозчиком) сумм к оплате с согласованной ставкой и качеством полученной услуги;

2.5. Определяет меры, подготавливает предложения и разрабатывает рекомендации по повышению качества предоставляемых транспортных услуг.

2.5. Изучает поступающие претензии, рекламации, коммерческие акты на качество предоставляемых транспортных услуг, принимает меры по предупреждению их возникновения.

2.6. Ведет установленную документацию и подготавливает отчетность в установленные сроки.

2.7. Обеспечивает сохранность коммерческой тайны клиентов и компании.

2.8. Обеспечивает развитие взаимосвязей с пользователями транспортных услуг, с транспортными и транспортно-экспедиционными организациями.

2.9. Обеспечивает своевременное предоставление первичных документов в бухгалтерию

2.10. Обеспечивает выполнение всех поступивших заказов на перевозки:

контроль выполнения каждой перевозки.

2.11.Изучает рынок транспортных услуг, осуществляет поиск транспортных компаний (перевозчиков) способных оказать услуги по транспортировке на более выгодных условиях.

• при необходимости ведёт самостоятельный поиск новых транспортных компаний (перевозчиков);

• анализирует и выбирает для перевозок текущих перевозчиков, стараясь максимально сократить затраты на каждую перевозку.

2.12.Принимает участие в подготовке, переподготовке и повышении квалификации кадров с учетом требований рыночной экономики, участвует в самоподготовке.

21.3.Обеспечивает своевременное предоставление необходимой отчетности:

• ведение действующих в компании отчетов;

• подготовка других видов отчетности по требованию вышестоящего руководителя.

2.14.По поручению руководителя  замещает других сотрудников отдела в рамках своей компетенции  во время их отсутствия.

2.15.Выполняет поручения руководства в рамках своей компетенции.

2.16.Своевременно отвечать на запросы других сотрудников, предоставлять требуемую информацию в полном объёме.

2.17.Специалист по перевозкам принимает участие:   

• 2.17.1. В определении потребности и произведении расчетов на необходимые организации транспортные средства.       
• 2.17.2. В разработке и внедрении стандартов предприятия по организации транспортировки продукции, инструкций о скидках, сроках и условиях платежа, а также мероприятий по соблюдению режима экономии.           
• 2.17.3. В изучении потребительского рынка, формировании и расширении коммерческих связей с потребителями, в проведении анализа спроса на перевозки и наличие транспорта, степени удовлетворения требований и запросов клиентов, уровня конкурентоспособности компании на рынке.   

2.18. Основными показателями эффективности работы являются:

• 2.18.1. 95% закрытие всех потребностей полученных от клиентов в перевозках;

• 2.18.2. своевременная доставка грузов;

• 2.18.3. круглосуточный контроль за перемещением груза и транспортом;

• 2.18.4. уменьшение себестоимости затрат связанных с перевозкой грузов;

• 2.18.5. исполнение своих обязанностей;

• 2.18.6.оперативное оформление и предоставление необходимых документов связанных с перевозкой и выполнением работы.

2.19.Сообщает о нештатных ситуациях, возникающих проблемах при выполнении работы своему непосредственному руководителю в разумные сроки при выяснении, получении информации.

2.20.Соблюдать используемые в общепринятой деловой практике обычаи взаимоотношений с коллегами по работе, контрагентами и соответствующие  деловому обороту нормы поведения.

2.21. Проводить проверку  нового перевозчика и соблюдать установленные в компании правила работы с перевозчиками и их проверкой.         
2.22.Согласовывает с отделами Компании подготавливаемые для заключения договора и контракты.

2.23. При приходе на работу и при уходе с работы, ежедневно отмечает в журнале время, пишет свою фамилию и ставит личную подпись.

2.24.В случае необходимости местных командировок, специалист обязан сделать отметку в журнале «местные командировки» (куда, на сколько и с какой целью), а также обязательно указать свой контактный телефон и телефон организации или человека к которому он отправился.

2.25. В случае опоздания на работу или отсутствия на работе заблаговременно или в разумные сроки  информирует своего непосредственного руководителя об этом.

2.26. Заранее планирует свой отпуск, при необходимости дополнительного отпуска за свой счёт, изменении графика запланированных отпусков, готовит служебную записку на Генерального директора.

3. Права 

Специалист по перевозкам вправе: 

3.1. Знакомиться с проектами решений руководства предприятия, касающимися его деятельности. 

3.2. Вносить на рассмотрение руководства предложения по совершенствованию работы, связанной с предусмотренными должностной инструкцией обязанностями. 

3.3. Подписывать и визировать документы в пределах своей компетенции. 

3.4. Сообщать непосредственному руководителю о всех выявленных в процессе исполнения своих должностных обязанностей недостатках в производственной

деятельности предприятия (его структурных подразделениях) и вносить предложения по их устранению. 

3.5. Запрашивать лично или по поручению непосредственного руководителя от руководителей подразделений предприятия и специалистов информацию и документы, необходимые для выполнения его должностных обязанностей. 

3.6. Привлекать специалистов всех (отдельных) структурных подразделений к решению задач, возложенных на него (если это предусмотрено положениями о структурных подразделениях, если нет – то с разрешения руководства). 

3.7. Требовать от руководства предприятия оказания содействия в исполнении своих должностных обязанностей и прав. 

3.8. На оснащение рабочего места в соответствии с требованиями должности и в соответствие с правилами техники безопасности.

4. Ответственность

4.1.Несет ответственность за качество и своевременность выполнения возложенных на него настоящей должностной инструкцией обязанностей; за разглашение сведений, имеющих конфиденциальный характер; за несоблюдение трудовой и производственной дисциплины в соответствии с внутренними документами Компании и действующим законодательством РФ, за несоблюдение правил, норм, инструкций по охране труда.

4.2.Контроль выполнения обязанностей, возложенных данной инструкцией на специалиста по перевозкам, осуществляет руководитель отдела.

4.3.Наложение дисциплинарных взысканий на специалиста по перевозкам  за неисполнение либо ненадлежащее исполнение своих обязанностей проводится на основании приказа Генерального директора.

4.4. Несёт ответственность за исполнение законодательных норм РФ, внутреннего трудового распорядка компании и настоящей должностной инструкции.

4.5.В случае изменения условий выполнения работ Руководитель отдела готовит предложения об изменении настоящей должностной инструкции, которые оформляются в виде служебной записки на имя Генерального директора и утверждаются генеральным директором.

5. Взаимоотношения

5.1.С руководством своего отдела, руководителями и сотрудниками других подразделений Компании  — по вопросам в сфере своей компетенции.

5.2. Со всеми структурными подразделениями Компании — по вопросам, связанным с взаимодействием с клиентами, перевозчиками и организацией перевозок.

6. Квалификационные требования

6.1.Должен обладать компьютерной грамотностью (уверенный пользователь: навыки работы с программами Word, Excel, PowerPoint), аналитическим складом ума, навыками телефонной коммуникации.

6.2.Для успешного выполнения своих обязанностей должен уметь анализировать и планировать свою работу, уметь работать независимо и принимать решения, быть  коммуникабельным, обладать следующими качествами: пунктуальностью, аккуратностью, стрессоустойчивостью.

7. Режим работы

7.1. Режим работы Специалиста определяется в соответствии с Правилами внутреннего трудового распорядка, установленными в Компании.

7.2. По дополнительному соглашению, отражённому в трудовом договоре или на основании утверждённой служебной записки на имя генерального директора, режим работы Специалиста может быть изменён и отличаться от установленного в Правилах внутреннего распорядка.

7.3. Для решения вопросов связанных с производственной необходимостью Специалист может выезжать в служебные командировки.

СОГЛАСОВАНО:

Руководитель структурного подразделения:	________ (подпись)	______________ (ФИО)	«____» __________ ____г.
С инструкцией ознакомлен:	________ (подпись)	________________ (ФИО)	«____» __________ ____г.