Бизнес процесс заключение договоров
Бизнес процесс заключение договоров — один из важнейших этапов работы специалиста коммерческого отдела.
Заключая договор, необходимо удостовериться, имеет ли ваш контрагент право совершать определённые операции и имеет ли соответствующие полномочия, так как их отсутствие может стать основанием для признания данной сделки недействительной.
С клиентами, находящимися на общей системе налогообложения (являющимися плательщиками НДС), заключается договор от ООО «с НДС», с клиентами находящимися на упрощённой системе налогообложения или системе налогообложения в виде уплаты единого налога на вменённый доход заключается договор от ООО «без НДС».
С клиентами –экспедициями, по общему правилу, расчёты ведутся без НДС и заключается договор от ООО «без НДС».
Договор может заключаться по форме, предложенной клиентом.
В любом случае, для заключения договора с клиентом, необходима виза юриста. Непосредственно с клиентом юрист общается только по просьбе специалиста коммерческого отдела и только по вопросам, входящим в компетенцию юриста.
Процесс подписания стандартного договора компании
При полной готовности клиента к работе с компанией на условиях стандартного договора и предварительных утвержденных ставках, согласованных с отделом логистики филиала и филиалов в других городах, с клиентом заключается стандартный договор компании с присвоением ему номер и иных данных.
Специалист коммерческого отдела направляет клиенту два стандартных бланка договора, заполненных в части, касающейся (указываются реквизиты компании, юридический адрес), с круглой печатью и за подписью уполномоченного лица, один из экземпляров остается у клиента, второй возвращается в компанию.
При оформлении договора необходимо заполнить шапку договора со стороны вашей компании вписав уполномоченное на заключение договора лицо, с указанием номера доверенности и даты выдачи доверенности.
Каждый договор имеет свой порядковый трёхзначный номер, который присваивается после подписание договора, во избежание путаницы с номерами. Перед номером договора проставляется префикс территориального подразделения организации, состоящей из первой заглавной буквы названия города по месту нахождения подразделения.
Возможны случаи, когда клиент просит менеджера по продажам внести данные о реквизитах компании-клиента до отправки договора на подпись, в таком случае менеджер по продажам должен получить от клиента по электронной почте или по факсу реквизиты и внести их в типовой бланк договора, после чего распечатать, направить на подпись уполномоченному лицу, поставить круглую печать и направить клиенту для подписания. Договор можно привезти лично, либо высылать клиенту с курьером «Лоджистикс».
Специалист коммерческого отдела должен связаться с клиентом для выяснения получил ли клиент договор и когда ориентировочно он будет подписан. Клиент может возвратить договор, вызвав курьера, который затем передает этот документ в коммерческий отдел, либо специалист коммерческого отдела может забрать договор самостоятельно.
Клиент готов подписать договор в своей редакции
Договора, существенные условия которых отличаются от типовых условий договора должны быть согласованы с юрисконсультом филиала или юридическим отделом центрального офиса.
- а. Запрашивается договор клиента.
- б. Передается в юридический отдел для выявления пунктов, которые неприемлемы интересам компании .
- в. В случае прохождения договора без замечаний сообщаете клиенту и принимаете решение
совместно с клиентом по заполнению реквизитов с той и другой стороны. - г. В случае, когда юридический отдел подготовил протокол разногласий, передаете клиенту протокол и контролируете процесс согласование (в общем совместном обсуждении с юристами компаний, стой и другой стороны).
Подписанный договор передаётся на хранение
После получения подписанного и заверенного печатью клиента договора, специалист коммерческого отдела передает его в юридический отдел.
Специалист юридического отдела вносит данные о клиенте в базу контрагентов 1С.
Оригиналы договоров остаются в филиалах и после внесения в базу 1С архивируются в папке «Договора с клиентами» в хронологическом порядке вместе с сопровождающими договор документами.
Юридический отдел проверяет на достоверность, делает свои замечания, если такие есть, и вносит в базу.
Специалист коммерческого отдела в кратчайшие сроки устраняет все замечания по договору, если работа с клиентом требует срочного выполнения заказов, руководитель отдела или управляющий филиала ставит сроки устранения ошибок, если они несерьезные и ставит свою подпись на обороте последний страницы со сроками устранения, подтверждающие серьезные намерения клиента и принимая на себя полную ответственность по данному факту нарушений.
Если ошибки серьезные, например в шапке договора заполнено одно лицо, со стороны клиента, а подписывает явно другой сотрудник компании или отсутствуют печати, то такой договор возвращается на дооформление в коммерческий отдел и клиенту.
Обязательно при подписании договора, если со стороны клиента подписывает не лицо указанное в уставе организации, необходимо запрашивать «живую» доверенность лица подписывающего договор, в противном случае – это тоже нарушение которое нужно устранить в ближайшее время.
