Теория о написании коммерческого письма о предложении услуг грузоперевозки

Критерии хорошо составленного письма с коммерческим предложением 

  • Достижение цели.
  • Быть понятным.
  • Привлекать внимание.
  • Приятно для чтения.

Достижение цели

Все письма имеют определенную цель. Когда цель достигнута, значит письмо выполнило свою задачу. Но это гораздо сложнее сделать, чем сказать.

Быть понятным

Составляемые КП должны быть понятны по нескольким уровням:

Уровень 1: Документ в целом. Суть сообщения должна быть ясно изложена. Это означает, что читатель, получивший данное письмо должен сразу же понять о чем идет речь.

Уровень 2: Каждый подпункт. Очень важна основная идея, являющаяся сутью сообщения, которая должна быть изложена последовательно, предельно ясно и логично, чтобы неизбежно подводить читателя к принятию единственного вывода.

Уровень 3: Каждый параграф. Каждый параграф должен последовательно вытекать из предыдущего материала, чтобы читатель был способен отследить ход вашей мысли и не сбиться.

Уровень 4: Каждое предложение. Каждое отдельное предложение должно выражать мысль предельно ясно, чтобы оно не могло быть ошибочно истолковано, любым бегло просматривающим его читателем.

Привлекать внимание

Иногда предлагаемые обстоятельства могут заставить людей прочитать документ, даже если это им до смерти наскучило, …. но не рассчитывайте на это. Вы должны постоянно искать пути для того, чтобы удержать внимание читателя.

Быть приятным для чтения

Хорошее предложение услуг приятно читать (или, по крайней мере, не неприятно). Хорошо составленное письмо, не позволит читателю увязнуть в пространных объяснениях. Их глаза не потускнеют от необходимости отыскивания смысла в ваших затейливых предложениях. Они не умрут от надоевших штампов. И они не получат удар сзади оглушенные огромным количеством опечаток, грамматических ошибок и ошибок пунктуации.

Таким образом, задача в этой области двойная:

1) Пишите простыми предложениями, понятными словами. (2) Избегайте ошибок, вашим читателям они действуют на нервы. “Пишите для своих ушей”.
Но, несмотря на то, что вы можете подумать, что это очень сложно, существуют основные принципы, которые помогут вам овладеть навыками составления делового письма.

В каком случае лучше не писать

Иногда письмо лучше не писать. Ниже приведены некоторые ситуации, когда письмо лучше не писать.

1. Когда вам необходимо узнать какую-либо информацию у человека, который ею владеет, лучше просто позвонить по телефону.
2. Когда ситуация является деликатной и вам необходимо найти путь ее решения, лучше договориться о встрече, чтобы в личной беседе наблюдать за реакцией собеседника на ваши предложения.
3. Когда несколько человек вовлечены в решение проблемы, лучше собрать их всех вместе, прежде чем, начать втягивать их в бесконечную круговую переписку.
4. Когда вы уже закрыли вопрос в личной беседе или по телефону, то не имеет смысла писать письмо начинающееся со слов — «В подтверждение нашей беседы 12 апреля…».
5. Когда интуиция подсказывает вам, что лучше не оставлять данную информацию на бумаге или в электронной почте.


Что работает в процессе составления письма

Человеческий мозг удивительным образом способен обрабатывать информацию и мысли. С помощью одного полушария мозга вы можете облечь ваши мысли в слова, другое полушарие мозга помогает расположить ваши мысли в логическом порядке. Таким образом, человеческий мозг выполняет две различных функции. Практически — это означает, что вы не можете писать и планировать одновременно, в то время как, другая часть мозга критикует и оценивает. Таким образом, вы не можете писать и редактировать себя в одно и то же время. Эта книга построена вокруг процесса составления письма, который признает различие этих функций и стремится работать с ними, а не против них.


Процесс написания предложения  может быть разделен на четыре части.

1. План письма.
2. Проект коммерческого предложения.
3. Редактирование и исправление проекта письма.
4. Выбор формата письма для облегчения чтения.

Составление плана вашего письма

Если вы пишите письмо для достижения цели, вы должны четко представлять — кому вы пишите и для чего. Вы должны знать, чего вы хотите достичь и вы должны достичь этого, используя язык и стиль, который соответствует целям и понятен читателю. Вы должны включить в письмо все, что необходимо знать вашему читателю и не больше того. Другими словами — сначала планируйте, потом пишите.

Вы считаете, что обдумывание плана, прежде чем вы напишите его на бумаге, напрасно потраченные силы? Если так, то самое время напомнить: время потраченное вами на составление плана сохранит ваше время в конечном счете по крайней мере вдвое.

Думайте об этом постоянно: Тот, кто идет по пути накопления идей и информации, анализирует и отбирает, и затем располагает их в логической последовательности, подводит читателя естественным путем к принятию определенного решения. Лучше вам проделать это вначале, или же ваш читатель придет к обратному результату. Если это произойдет, вам уже не о чем беспокоиться, вы потеряли контроль над решением, которое они примут.
Существует и другая выгода: вы сберегаете время. Когда вы тратите время на составление плана, общее время необходимое на составление документа сокращается.

Что именно, влечет за собой процесс планирования? Хорошо, вы можете потратить больше времени уставясь в стену, чем на письмо. Главное, перед тем, как начать составлять письмо — это ответить самому себе на некоторые вопросы:

  • Почему я его пишу?
  • Кому я его пишу?
  • О чем я буду писать?
  • Какого результата я ожидаю?
  • Какой тон является правильным для данного письма?
  • Какие основные моменты я, предположительно, могу осветить по данной теме (из тех пунктов, которые я буду освещать и в каком порядке)?

Расположенные в линейной последовательности планируемые шаги при составлении плана письма с предложением услуг:


1. Проясните цель.
2. Анализируйте аудиторию.
3. Определите стратегию (тип документа, предпринимаемые
шаги, стиль письма).
4. Определите содержание.