ОСНОВНЫЕ ПРОЦЕССЫ ОТДЕЛОВ

ОТДЕЛ «АДМИНИСТРАТИВНЫЙ»

Основные процессы административного отдела

• Контроль снабжения и хранения оборудования и расходных материалов
• Контроль расходования средств бюджета отдела
• Контроль ведения кадровой документации
• Контроль заключения хозяйственных договоров и их оплаты
• Контроль над организацией делопроизводства предприятия
• Контроль над формированием архива предприятия
• Методическое руководство в разработке новых процессов отдела
• Планирование деятельности административного отдела

ОТДЕЛ «ИНФОРМАЦИОННЫЕ СИСТЕМЫ»

Основные процессы

• Разработка прикладных программ
• Администрирование локальной сети
• Администрирование электронной почты
• Администрирование базы данных
• Подготовка компьютеров к работе
• Резервное копирование информации
• Устранение аварийных ситуаций с базами данных
• Устранение аварийных ситуаций с программным обеспечением
• Устранение аварийных ситуаций с компьютерами
• Устранение аварийных ситуаций с другой аппаратурой
• Антивирусные работы
• Выполнение оперативных заданий сотрудников
• Консультирование сотрудников
• Покупка компьютерного оборудования

ОТДЕЛ КАДРОВ

Основные процессы отдела

• учет личного состава
• кадровое делопроизводство
• организация учебных процессов
• оформление пенсионных документов
• формирование номенклатуры дел
• подготовка кадровых документов к сдаче в архив
• проверка табелей посещаемости отделов
• учет листков временной нетрудоспособности
• подбор персонала: поиск и найм сотрудников

ОТДЕЛ «ХОЗЯЙСТВЕННЫЙ»

Основные процессы

1. Своевременное материально-техническое снабжение компании:
• упаковочными материалами
• расходными материалами для офисной техники
• канцелярскими принадлежностями
• хозяйственными материалами
2. Организация охраны, контроля доступа к помещениям компании.
3. Организация и проведение различных ремонтных работ помещений компании.
4. Организация и проведение ремонтно-сервисных работ с офисного оборудования.
5. Решение текущих вопросов с арендодателями, Госпожнадзором, охранной фирмой, телефонным узлом.
6. Контроль за работоспособностью водо, тепло, электро,канализационных коммуникаций.

ОТДЕЛ «БУХГАЛТЕРИЯ»

Основные процессы

• Ведение наличных и безналичных расчетов
• Налоговый учет
• Расчеты по оплате труда
• Расчеты по предварительным оплатам
• Ведение книг-покупок и книг-продаж
• Учет основных средств, малоценных и быстро изнашиваемых предметов, материалов
• Работа с договорами клиентов

ОТДЕЛ «МАРКЕТИНГА И ПРОДАЖ»

Основные процессы:
• Исследование рынка
• Создание новых продуктов
• Составление стратегических планов по продвижению новых продуктов на рынке
• Проведение рекламных компаний
• Обучение и консультирование команды региональных торговых представителей
• Развитие команды торговых представителей в регионах
• Внесение в базу данных информации о клиентах
• Регистрация договоров
• Регулярная подготовка отчетов для наглядного представления эффективности работы команды по продажам
• Заключение договоров с компаниями
• Осуществление поиска новых клиентов

ОТДЕЛ «ОБСЛУЖИВАНИЕ КЛИЕНТОВ»

Основные процессы

• Прием заказов на курьерскую доставку
• Справочная служба
• Подготовка отчета для клиентов о доставке курьерских отправлений
• Прием грузовых заказов
• Проверка счетов, выставляемых крупным компаниям
• Обновление «Руководства по курьерским услугам»
• Анкетирование клиентов и презентация результатов

ОТДЕЛ «СЛУЖБА ДОСТАВКИ»

Основные процессы

Курьерское подразделение.
• Осуществляет прием и доставку почты по Москве.

Грузовое подразделение.
• Осуществляет прием и доставку грузов по Москве, встречу и отправку консолидации в аэропортах и на вокзалах.

Подразделение по внутригородской доставке и по области.
• Осуществляет доставку почты по Москве и Московской области.

Транспортное подразделение.
• Осуществляет бесперебойную работу автотранспорта.

ОТДЕЛ «СИСТЕМНЫЕ ОПЕРАЦИИ»

Основные процессы отдела:

• Работа со всеми перевозчиками, используемыми компанией
• Ведение и контроль безналичных и наличных расчетов с
• перевозчиками
• Отслеживание и обеспечение экспорта грузов и почты
• Отслеживание и обеспечение импорта грузов и почты
• Весь комплекс работ по обработке грузов и почты на грузовом складе
• Таможенное оформление почты и грузов
• Координация работы региональных представителей компании по экспорту и импорту грузов и почты

ОТДЕЛ «РАЗВИТИЕ РЕГИОНОВ»

Основные процессы

• Организация работы и развитие деятельности компании в действующих регионах. Стандартизация существующих услуг в регионах и развитие новых услуг.
• Участие в разработке бизнес-планов и контроль их за выполнением в региональных представительствах
• Организация и контроль за работой в представительствах по утверждённому Бизнес – прототипу.
• Разработка и контроль системы измерений работы представителей в городах на основе Московской версии.
• Совместно со смежными отделами разработка оперативных планов и инструкции для развития существующих и новых видов услуг, отправки и приёма консолидации, специальных инструкций для обслуживания индивидуальных клиентов (совместно со смежными отделами).
• Составление графиков и планов поездок в города. Поездки в регионы с целью аудита и обучения представителей
• Создание программ для обучения представителей в городах и организация обучения.
• Разработка технико – экономических обоснований для открытия новых городов, представительств.
• Организация и проведения встреч региональных представителей
• Контроль за исполнением договорных обязательств с рег. Представителями. Контракты и договоры с городами
• Контроль за отчётностью из городов и расчёты с представителями в городах. Контроль себестоимости в городах
• Организация работы с Госсвязьнадзором РФ

ОТДЕЛ «ВВОД ДАННЫХ»

Основные функции отдела
• Ввод накладных в базу данных
• Прием информации о почтовых и грузовых доставках от представителей Пони Экспресс в городах, ввод ее в компьютер
• Передача информации о проблемных пакетах в Отдел обслуживания клиентов
• Ввод информации о внутригородских доставках
• Подготовка и печать манифестов для отправок консолидации
• Печать накладных для клиентов
• Проверка правильности заполнения накладных и тарифов на отправления
• Подготовка отчетов о своевременности сообщения доставок (POD), о показателях работы отдела (количество ошибок и т.п.)
• Рассылка представителям в городах по e-mail электронных экземпляров манифестов, информации о доставках, отчетов POD и т.д.
• Сортировка и хранение накладных