Документы от перевозчиков при заключении договора
При работе с перевозчиком мы рекомендуем, собирать пакет документов для обеспечения экономической безопасности компании.
- Во-первых, вы проведёте минимальную проверку контрагента на предмет наличия уставных документов.
- Во-вторых, сбор документов, это подтверждение вашей добросовестности.
В компаниях, в которых мы проводили консалтинговые мероприятия, составляют письмо перевозчикам о предоставлении документов. Такое письмо направляется сотрудником, который работает с данным перевозчиком. И составлено это требование не просто так, на практике встречаются люди, которые считают уставные документы — коммерческой тайной.
В этом письме происходит объяснение, что это не так.
Письмо перевозчику о предоставлении документов
Уважаемые господа!
Просим обратить Ваше внимание, что согласно Определению Конституционного Суда Российской Федерации от 4 ноября 2004 г. 119 324-О, Письму Высшего Арбитражного Суда Российской Федерации от 11 ноября 2004 г., Постановлению Президиума Высшего Арбитражного Суда Российской Федерации от 18 октября 2005 г., Постановлению Президиума Высшего Арбитражного Суда от 13 декабря 2005 г. налогоплательщик может быть признан получившим необоснованную налоговую выгоду, если будет доказано, что он действовал без должной осмотрительности и осторожности при выборе контрагентов и осуществлял деятельность с контрагентами, не исполняющими своих налоговых обязанностей.
- В связи с проведением в нашей компании внутренней процедуры проверки контрагентов, просим Вас предоставить копии нижеследующих документов:
Документы, предоставляемые юридическими лицами (ООО, ЗАО, ОАО).
1.Требования к оформлению документов:
Каждая страница нижеследующих документов должна быть заверена круглой печатью Вашей организации и подписью Генерального директора или лица уполномоченного действовать от имени Вашей организации на основании доверенности с приложением копии доверенности.
2.Список предоставляемых документов
1 Свидетельство о государственной регистрации юридического лица.
2. Устав юридического лица со всеми изменениями и дополнениями.
3. Свидетельство о внесении юридического лица в единый государственный реестр юридических лиц.
4. Свидетельство о постановке на учет в налоговом органе.
5. Выписка из единого государственного реестра юридических лиц.
6. Решение органа управления о назначении Генерального директора (протокол или решение в зависимости от органа управления, принявшего данное решение).
7. Приказ о вступлении в должность единоличного исполнительного органа.
9. Приказ генерального директора о назначении главного бухгалтера.
10.Если счета-фактуры подписываются не генеральным директором и/или главным бухгалтером, приказы на лиц фактически подписывающих счета-фактуры с образцами подписей этих лиц.
11. Банковские реквизиты — карточка контрагента.
12.Фактический (почтовый) адрес Вашей организации для направлений уведомлений и актов выполненных работ в случае если адреса отличаются от юридического адреса.
13.Копия паспорта руководителя с фотографией и образцом личной подписи.(На копии паспорта можно сделать отметку в чей адрес направляется или надпись КОПИЯ).
12.Копия полиса страхования ответственности Перевозчика/Экспедитора.
13.Паспорт транспортного средства или Свидетельство о собственности на транспорт (включая тягачи и прицепы).
14. Первую страницу бухгалтерского баланса за последний отчётный период с отметкой налоговых органов о его принятии.
15. Первую страницу налоговой декларации по налогу на добавленную стоимость за последний отчётный период с отметкой налоговых органов о её принятии.
Дополнительные требования
В случае если Ваша организация не является плательщиком налога на добавленную стоимость в связи с применением единого налога на вмененный доход на основании главы 26.3 Налогового кодекса Российской Федерации «Система налогообложения в виде единого налога на вмененный доход для отдельных видов деятельности», просьба предоставить вместо налоговой декларации по налогу на добавленную стоимость налоговую декларацию по единому налогу на вмененный доход для отдельных видов деятельности (форма по КНД 1152016) за последний отчетный период с отметкой налоговых органов Российской Федерации о ее принятии.
В случае если Ваша организации применяет упрощенную систему налогообложения в соответствии с главой 26.2 Налогового кодекса Российской Федерации, вместо документов, указанных в пунктах 1.9 и 1.10 выше, просьба предоставить налоговую декларацию в связи с применением упрощенной системы налогообложения (форма по КНД 1152017) за последний отчетный период е отметкой налоговых органов Российской Федерации о ее принятии.
Требуемые документы от перевозчиков при заключении договора не являются коммерческой тайной
Просьба о предоставлении документов основывается на статье 5 Федерального закона «О коммерческой тайне» от 29 июля 2004 г. Н2 98-ФЗ не могут составлять коммерческую тайну сведения «содержащиеся в учредительных документах юридического лица, документах, подтверждающих факт внесения записей о юридических лицах и об индивидуальных предпринимателях в соответствующие государственные реестры».
Пункте 3, ст. 12 ФЗ «Об обществах с ограниченной ответственностью» №14-ФЗ «По требованию участника общества, аудитора или любого заинтересованного лица общество обязано в разумные сроки предоставить им возможность ознакомиться с учредительными документами общества, в том числе с изменениями».
Пункте 4, ст 11 ФЗ «Об акционерных обществах» №208-ФЗ: «По требованию акционера, аудитора или любого заинтересованного лица общество обязано в разумные сроки предоставить им возможность ознакомиться с уставом общества, включая изменения и дополнения к нему».
Решение органа управления о назначении Генерального директора, а также доверенности на представителей необходимы для того, чтобы подтвердить полномочия указанных лиц действовать от имени организации. Сделка, заключённая неуполномоченным лицом, не соответствует требованиям закона и соответственно считается ничтожной в соответствии со статьёй 168 Гражданского кодекса РФ.
Документы по налоговой отчётности, необходимы для удостоверения, что компания является не однодневкой и сдаёт отчётность в налоговые органы РФ в порядке, установленном действующим законодательством РФ.
