Принцип работы с подрядчиками
Принцип работы с подрядчиками, это общие правила, применяемые в компании относительно контрагентов, с которыми, она работает.
Во многих организациях такую политику делают как одним из регламентов. В правилах работы с подрядчиками описываются требования к ним, принципы выбора подрядчиков, порядок контроля работы и т.д.
- В данной статье приведён образец «Политика компании в отношении подрядчиков«.
1. Принципы взаимоотношений с подрядчиками.
Компания….., стремясь к расширению географии оказания услуг своим клиентам, а также к повышению их качества, придерживается в построении взаимоотношений с подрядчиками ряда базовых безусловных принципов:
1.1.Профессиональность подрядчика.
Компании, с которыми мы строим партнерские отношения, должны быть профессионально ориентированными на работу в сфере транспорта и логистики. Это означает, что транспортный бизнес для них является профилирующим. Сотрудники компаний подрядчиков обладают достаточной компетентностью и опытом работы в данном бизнесе, что проявляется во всех аспектах взаимодействия с ними.
1.2.Следование законодательным предписаниям национальных и международных актов.
Подрядчики ведут корректный бизнес, признавая условия международных конвенций и национальных законодательных требований, как по вопросам ответственности, так и по вопросам оказания логистических услуг и расчетов за них.
1.3.Соответствие корпоративных культур ведения бизнеса компани и подрядчика.
Деловое общение, коммуникация и взаимодействие сторон строятся без неразрешимых взаимных противоречий, спекуляций, обманов.
1.4.Долгосрочность партнерства.
Отношения компании с подрядчиком реализуются на основе признания и понимания целесообразности именно долгосрочных отношений. Все спорные ситуации рассматриваются обеими сторонами исходя из необходимости сохранения деловых отношений после разрешения конфликта.
1.5. Качество услуг.
Стержнем сотрудничества является взаимная забота о качественном обслуживании клиентов. Стороны ориентированы на нахождение компромисса ради удовлетворения потребности клиента. Сторонами взаимно реализуется принцип требовательности по качеству и постоянного совершенствования системы управления качеством услуг по каждому из ее элементов.
2. Процедуры выбора подрядчиков.
Подход компании в выборе подрядчиков строится на принципах многовариантности, системности и документальности, что означает наличие альтернатив при определении «портфеля подрядчиков», системную оценку каждого подрядчика для принятия решения о сотрудничестве и документальное оформление согласованных условий сотрудничества.
2.1.Многовариантность.
Для обеспечения качественного обслуживания клиентуры на разных рынках транспортной логистики, компания нацелена на сотрудничество с подрядчиками из разных стран. Таким образом, задачей группы компании «—-» является формирование сбалансированного «портфеля подрядчиков», состав которого определяется задачами развития деятельности «——» на краткосрочную и долгосрочную перспективу.
2.2. Системность.
В основе принятия решения о сотрудничестве и оформлении договорных отношений с подрядчиком лежит система критериев, по совокупной оценке которых и делается вывод о целесообразности сотрудничества с данным подрядчиком. Помимо указанных выше безусловных принципов политики в отношении подрядчиков дополнительно анализируются ряд параметров, которые компания оформляет в виде перечня требований к поставщикам транспортных услуг на разных рынках.
2.3.Документальность.
Все отношения с подрядчиком после проведения предварительных переговоров должны быть документально оформлены в виде контракта (договора). В контракте требуется предусмотреть не только базовые условия, но и условия выполнения услуг, влияющих на их качество – информационная и документальная поддержка. Решение о случаях исключения из данного правила должно приниматься только на уровне руководства.
Информационное обеспечение деятельности компании требует ведения полноценной базы данных о всех поставщиках транспортных услуг. При этом группа компаний «——» в своей деятельности применяет следующую классификацию внесенных в базу данных подрядчиков :
1.Потенциальные — те компании, с которыми ведутся переговоры о сотрудничестве, обсуждаются возможности и условия, но которые официально не признаны на компании поставщиками услуг.
2.Активные — те транспортные компании, работа с которыми признана возможной после всех процедур сбора , анализа информации и согласования условий сотрудничества специально авторизированными лицами «——-».
3.Пассивные -те компании, которые по различным причинам не имели более 1 месяца деловых отношений с с компаниями, входящими в группу «——» и перешли из категории активных.
4.Запрещенные — те компании, сотрудничество с которыми признано не целесообразным или до момента заключения с ними договорных отношений, или в процессе приобретенного опыта сотрудничества. Права перевода подрядчика из категории потенциальные или активные в категорию запрещенные имеют специально авторизованные лица компании.
3. Приоритеты в отношении с подрядчиками.
Группа Компаний «——» в своей оперативной деятельности стремится к сотрудничеству с каждым активным ( пассивным ) подрядчиком.
Однако, при определении путей и методов достижения стратегических целей компании, формируется круг приоритетных подрядчиков.
- Приоритетные подрядчики – стратегические партнеры компании, которые проявляют максимальную лояльность во взаимоотношениях с —— , порядочность и последовательность при сохранении неизменно высокого уровня качества исполнения заказов.
- Стратегические подрядчики формируются на основе анализа объемов и эффективности взаимодействия с ними в отчетных периодах и образуют так называемую ТОП-50-ку. Состав ТОП-50 утверждается руководством по итогам работы за каждый квартал.
Подрядчики, входящие в ТОП-50 являются ключевыми партнерами и требуют персонифицированного подхода в построении отношений с ними.
Ответственным за поддержание эффективных отношений с подрядчиками из ТОП-50 является Начальник отдела транспортной логистики.
4. Порядок поиска и проведения переговоров с новыми подрядчиками.
Процесс поиска новых подрядчиков является постоянным.
- Руководство компании распределяет между сотрудниками количественные квоты (согласно требованиям формирования «портфеля подрядчиков») на проработку подрядчиков на каждый плановый период, что фиксируется в индивидуальных плановых задачах сотрудников.
Обязательно проводиться деловая встреча с каждым подрядчиком, желательно с участием руководства компании, по итогам которой принимается принципиальное решение о целесообразности продолжения отношений с подрядчиком.
Каждая деловая встреча с представителями компаний – поставщиков транспортных услуг протоколируется и итог ее оформляется в виде отчета, который подшивается в базу данных. Тем самым на компании формируется история взаимоотношений с каждым логистическим поставщиком.
Ежемесячно ведется мониторинг развития отношений с новыми подрядчиками.
5. Контроль исполнения положений политики компании в отношении подрядчиков.
Контроль исполнения положений данного документа в деятельности компании возлагается непосредственно на руководство группы компаний ——-.
Представитель руководства группы компаний на ежемесячной основе готовит отчет о состоянии дел с подрядчиками компании из состава ТОП-50, уровне взаимоотношений с ними и стратегических решениях.
Приказ № По организационным вопросам
О введении в действие «Политики компании в отношении подрядчиков»
В целях определения подхода компаний, в выборе подрядчиков (партнёров), а также основных принципов взаимоотношений с подрядчиками
ПРИКАЗЫВАЮ:
- Ввести в действие «Политику в отношениях с подрядчиками с 28 июля 202_г;
- Определить как приоритетных, подрядчиков компании находящиеся на общей системе налогообложения, т.е работающих с выделением налога НДС;
- Начальнику отдела транспортной логистики на ежемесячной основе проводить распределение между сотрудниками подразделения количественной квоты, согласно требованиям формирования «портфеля подрядчиков»,что фиксируется в индивидуальных плановых задачах сотрудников подразделения;
- На ежемесячных плановых подведениях итогов ,начальнику отдела транспортной логистики предоставлять отчет о выполнении количественных квот по поиску и проведению переговоров с подрядчиками,
- Начальнику отдела по управлению персоналом в срок до 29 августа 202_ г разработать систему и порядок мотивации сотрудников отдела транспортной логистики за выполнение/не выполнение количественной квоты поиска новых подрядчиков на плановый период;
- Контроль за соблюдением исполнения данного приказа возложить на Исполнительного директора ООО » —-«,;
- Приказ довести под роспись сотрудникам в части касающейся.
Приложение
1.»Политика в отношении подрядчиков ( логистика)»
