Пример внедрения CRM

Впервые с CRM системой наша команда столкнулась в начале 2000-ных. В одной из федеральных российских компаний необходимо было внедрить CRM-программу. В те времена это ещё было в диковинку, все процессы продаж велись в Экселе и иных программах.

Первое с чем нам пришлось столкнуться:

  • отторжение менеджерами по продажам принимать CRM в работу. МП всячески игнорировали работу в программе;
  • непонимание как работать в CRM. У компании была филиальная сеть и несколько десятков менеджеров в центральном офисе. Для них была составлена инструкция «Как работать в CRM».

Прошло 20 лет, мы продолжаем внедрять программы CRM и строить отделы продаж

Внедрение программы СРМ Битрикс 24
Внедрение программы СРМ Битрикс 24
CRM - программа АКТ 2000
АКТ программа СРМ
Пример внедрения CRM

Одной из первых на российском рынке появилась программа АКТ. Нормальных российских программ в то время ещё не было. 

  • act.com — в настоящее время так же предлагает CRM систему и автоматизацию маркетинга. 

Перейдём к примеру инструкции для менеджеров по продажам «Как работать в CRM-программе»

Руководство по работе с клиентской базой в CRM-программе

Пример внедрения CRM
Пример внедрения CRM

Контакт – основной элемент CRM. Контактом может быть партнер по бизнесу, компания.
Контактная информация – имя, адрес, номер телефона, место работы и т.д. – составляет единую запись, которая хранится в базе данных CRM, связано с контактами.

Например, Вы можете ввести в базу CRM. Информацию о контактах, которую обычно записываете на бумаге, и CRM обеспечит к ней быстрый и легкий доступ. Затем Вы можете добавлять примечания, данные о продажах, присоединять важные документы.

В последующих разделах Вы найдете информацию о том, как вводить контактную информацию, присоединять документы, подготовленные при помощи текстового процессора, к записям о контактах, а также осуществлять быстрый поиск и печать контактной информации.

Работа с контактами в CRM-программе

Основной интерфейс

Когда Вы впервые запускаете CRM, Вы видите основной интерфейс – окно Contact, — отображающее информацию об одном контакте.

Окно Contact разделено на две части и содержит панель просмотра (View bar), панель инструментов и кнопки, как показано на рисунке.

Когда Вы впервые запускаете CRM, Вы видите основной интерфейс – окно Contact
Когда Вы впервые запускаете CRM, Вы видите основной интерфейс – окно Contact
Элемент

Функции

1. Панель инструментов

Включает инструменты для доступа к основным возможностям, таким как встроенный текстовый процессор или отчеты.

2. Панель View

Содержит кнопки, которые Вы можете использовать для изменения параметров просмотра, например, для перехода к списку контактов.

3. Верхняя часть окна

Включает информацию о контактном лице такие как, название компании, адрес, фамилия и т.д.

4. Нижняя часть окна

Отображает информацию в соответствии с выбранной закладкой.

5. Закладки

Позволяют Вам видеть дополнительную информацию: примечания, события, запланированные действия и т.д.

Ввод примечаний

Вы можете создавать примечания и добавлять их к записи о контакте.
Примечание – это любая текстовая информация, не содержащаяся в полях окна Contact.

Для ввода примечания в записи о клиенте

  1. Выведите нужную запись в окне Contact и затем щелкните на закладке Notes/History.
  2. Щелкните на кнопке Insert Note и введите текст примечания в поле Regarding.Примечание сохранится, как только Вы выйдете из поля Regarding.

В поле Regarding Вы можете ввести столько информации, сколько хотите.

Вы можете в любой момент удалить примечания, ставшие ненужными.

Присоединение файлов к записям о клиентах

Для сохранения истории по документам, связанным с определенным контактом, Вы можете присоединять эти документы, такие как электронные таблицы, отчеты, письма, электронные сообщения, к записи о контакте. Вы также можете сканировать документы, например, счета или накладные, и присоединять их отсканированные копии к записи о контакте.

Для присоединения файла к записи о клиенте

1. Выведите нужную запись в окне Contact.
2. В меню Контакт выберите Прикрепить файл.
3. В диалоговом окне Attach File укажите файл, который хотите присоединить к записи и нажмите Open.

Присоединенный файл не хранится в базе CRM. Поэтому он не пересылается вместе с данными CRM при выполнении синхронизации с другими пользователями или базами данных и не сохраняется при создании резервной копии базы данных.

Поиск контактов и контактной информации

Поиск контактов осуществляется через меню Поиск.

Поиск можно производить по разным категориям как, например:

  • По названию компании
  • По имени контактного лица
  • По фамилии контактного лица
  • По номеру телефона
  • По другим полям и т.д.

Также в меню поиск находятся пункты:

  • Моя запись,
  • Все контакты,
  • Мои перспективные,
  • Мои клиенты.

Моя запись – отображает Ваш личный контакт.

Все контакты – отображает весь список контактов присутствующих в базе.

Мои перспективные – отображает список перспективных клиентов из базы.

Мои клиенты – отображает все контакты как перспективные, так и все контакты, закрепленные за определенным торговым представителем.

Так же можно выполнять поиск по различным критериям так, например, по коду договора компании.

Для этого надо открыть окно поиска по другим полям.

Пример поиска клиента в базе СРМ
Пример поиска клиента по номеру договора

В поле Lookup выбираем, по какому критерию будет производиться поиск (в данном случае поиск производится по коду компании).

В поле Search for вводим код договора.

Сортировка контактов

CRM автоматически сортирует контакты в окне Contact и Contact List в алфавитном порядке по названию компании. Вы можете сортировать контакты по фамилии, городу, индексу и т.д.

Вы также можете сортировать контакты по нескольким критериям, например, сначала по городу, а потом – по фамилии. Для этого надо нажать на заголовке столбца, по которому хотите произвести сортировку.

Печать информации о клиентах

Вы можете печатать контактную информацию, отображаемую в основном окне и закладках. Ниже приводится список результатов, получаемых при использовании возможностей сервиса печати в панели инструментов.

• Contact List – печатается список контактов.
• Task List – печатается список действий.
• Закладка Notes/History в окне Contact – печатаются примечания, история и присоединенные файлы для контакта.
• Закладка Activities в окне Contact – печатается информация о действиях, запланированных в отношении контакта.

Работа с группами

Для упрощения работы с записями о контактах, содержащими сходную информацию, Вы можете объединять контакты в группы. Группа – это набор контактов, имеющих что-то общее, например, работающих в одной компании или участвующих в одном проекте.

Объединяя контакты в группы, Вы можете отслеживать события или информацию о продажах в отношении определенных групп. Вы также можете добавлять примечания, историю и файла к группам так же, как и к отдельным контактам.

Для работы с группами
  • В панели Вид щелкните на кнопке Группы.

Окно Groups имеет все те же свойства, что и окно Contact, включая закладки, такие как Notes/History, Activities, Sales/Opportunities.

На рисунке, приведенном ниже, показано окно Groups. Слева отображается список групп.

Работа в СРМ
Инструкция для МП по работе в CRM

Для отображения подгрупп

  1. Щелкните на знаке «+» рядом с именем группы. Чтобы закрыть отображение подгрупп, щелкните на знаке «-».

Создание и дублирование групп и подгруппы и затем создавать новые группы и подгруппы путем дублирования существующей группы. Если Вы удаляете группу или подгруппу, ставшие ненужными, то при этом удаляется только группа, но не контакты, входящие в нее.

Чтобы создать новую группу

  1. В панели Вид щелкните Группы
  2.  На панели инструментов выберите Новая группа. Появится пустая запись группы
  3. В поле Имя группы введите название группы. Продолжайте ввод информации, используя клавишу Tab для перемещения между полями.

CRM автоматически сохраняет новую группу и добавляет ее название в список названий групп в левой части окна, когда Вы выбираете или создаете другую группу.

Для дублирования группы

  1. Выберите группу с информацией, которую Вы хотите скопировать.
  2. В меню Группы щелкните Дублировать группу и затем выберите Duplicate data from primary fields или Duplicate data from all fields.
  3. Нажмите OK.
    Добавление контактов в группы и подгруппы

Когда Вы создаете группу или подгруппу, Вы должны определить, какие контакты будут входить в нее. Вы также можете добавлять контакты в несколько групп.

Вы можете добавлять контакты в группу или подгруппу в окне Contact или Contact List или установить определенные правила для добавления контактов. Правила добавления контактов определяют условия, по которым контакты ассоциируются с группой. При выполнении правила контакты, удовлетворяющие заданным критериям, добавляются в группу. Правило может быть и совсем несложными, и, например, таким, при выполнении которого все контакты со статусом «перспективный» включаются в группу. Вы можете создавать такие правила при помощи помощника Group Membership… .

Для добавления контактов в группу

  1. В окне Группы щелкните на инструменте Add/Remove .
  2. В диалоговом окне Add/Remove Contacts выберите контакт для добавления в группу и нажмите Add. Повторяйте данную последовательность действий для добавления в группу других контактов.
  3. Для завершения процесса нажмите OK.

Ввод и просмотр информации о событиях и продажах

Когда Вы планируете, события или делаете записи о продажах для контакта, Вы можете связать эти сведения с группой или подгруппой. Затем Вы можете просматривать все события или записи о продажах для всех контактов, входящих в группу.

Чтобы задать действие (событие) для группы

  1. В окне Contact щелкните на закладке Activities и затем дважды щелкните на действии, которое Вы хотите добавить к группе.
    Появится кнопка General в диалоговом окне Schedule Activity.
  2. Из списка Associate with group выберите группу, для которой Вы хотите задать действие, и нажмите ОК.

Поиск по группам

По мере того, как количество групп, подгрупп и входящих в них контактов растет, Вам могут понадобиться способы быстрого поиска необходимой в данной момент информации.

  • Вы можете создать выборку из контактов, входящих в группу, для них какого-то определенного действия, например, написания письма.
  • Вы можете использовать поиск по ключевым словам.
  • Вы можете выполнять поиск для групп и подгрупп по заданному критерию, например, найти все группы, связанные с одной и той же отраслью промышленности и с контактами, находящимися в Центральной Америке.
  • Вы можете выполнять поиск групп, для которых выбранное поле является пустым. Например, Вам может понадобиться найти все группы с незаполненным полем номера телефона, чтобы обновить эту информацию.

Когда CRM находит одну или несколько групп, он создает из них выборку. При этом в списке групп отображается только найденные группы.

Для поиска групп путем создания выборки

  1. В окне Группы щелкните на меню Поиск и выберите Другие поля.
  2. В диалоговом окне Lookup выберите поле, по которому хотите произвести поиск, из списка Lookup.
Пример внедрения срм
Внедрение программы CRM

3. В окне Search for введите или выберите слово или фразу для поиска

Планирование событий и работа с календарем

CRM позволяет вести расписание и планировать различные события (телефонные звонки, встречи, действия).

Просмотр и печать информации из календаря

CRM включает ежедневный, недельный и месячный календари, с помощью которых Вы можете планировать свою деятельность и просматривать информацию о запланированных событиях.

Можно вывести на экран сокращённый вариант календаря (Мини-календарь), в котором отображаются одновременно только три месяца.

На рисунке ниже показаны различные варианты календаря.

На рисунке показаны различные варианты календаря
На рисунке показаны различные варианты календаря
  1.  Ежедневный календарь
    Отображает события и действия, запланированные на конкретный день. День разделен на временные интервалы.
    Вертикальные полоски показывают события, занимающие более одного временного интервала
  2. Недельный календарь
    Отображает события и действия, запланированные на неделю. Каждый день делится на временные интервалы. Вертикальные полоски показывают события, занимающие более одного временного интервала.
  3. Месячный календарь
    Отображает события и действия, запланированные на месяц. Горизонтальные полоски показывают события, занимающие более одного дня.

Просматривая календарь, Вы можете просматривать информацию по предыдущему или следующему дню, месяцу или году, используя кнопки Move Back и Move Forward , расположенные на панели инструментов.

  • CRM позволяет помечать запланированные события как личные (Private). В этом случае никто из просматривающих Ваш календарь, не сможет видеть информацию об этих событиях.

Вы можете распечатывать календарь, используя различные форматы, такие как Avery, Day Runner и Day Timer и выбирать информацию, которую хотите распечатать. Например, можно распечатать информацию только о запланированных встречах.


Для просмотра информации о запланированных событиях

  • Подведите указатель мыши на строку с событием в ежедневном календаре.

Появится информация о событии, включающая сведения о том, является ли оно повторяющимся, установлено ли для него напоминание, присвоен ли ему статус «личное». Вы можете просмотреть полную информацию, дважды щелкнув на строке события.

Для просмотра и распечатки календаря

1. В панели Вид выберите календарь и затем щелкните на кнопке Printer.
2. В диалоговом окне Print выберите тип календаря из списка Printout type.
3. Выберите формат календаря из списка слева.

Печать данных из CRM-программы
Пример внедрения CRM

4.Чтобы выбрать необходимую, нажмите Options.
5.В диалоговом окне Calendar Options, выберите элементы для печати в окне Print
6.Для установки дополнительных параметров печати нажмите Filter и задайте тип, приоритет, дату и т.д.
7.Нажмите OK для закрытия каждого окна.
8.В появившемся диалоговом окне Print нажмите Print.

Расписание событий

Вы можете использовать CRM для планирования встреч, звонков или необходимых действий (Задач) в отношении контактов. Вы также можете планировать персональные события в Моя запись.

События можно планировать из записи о клиенте или из календаря. Вы также можете устанавливать напоминания для запланированных событий.

Планирование событий из записи о клиенте

Все запланированные события связаны с контактами. Например, Вы можете запланировать телефонный звонок своему клиенту, введя предполагаемое время, дату звонка и детали предстоящего разговора.

Для планирования события из записи о клиенте

1. В окне Contact щелкните на Schedule Call, Meeting или To-do в панели инструментов.
2. На закладке General в диалоговом окне Schedule Activity введите информацию о планируемом событии.

Планирование работы в CRM
Планирование работы в CRM
  • Выберите или введите время. В списке Time выберите Timeless для событий, которые Вы хотите запланировать на конкретный день, но для которых не установлено определенное время.
  • Определите, в отношении кого планируется данное событие (по умолчанию это текущий контакт). Для того чтобы запланировать событие для себя, щелкните на My Record.
  • Выберите или введите описание события в поле Regarding. Если Вам не хватает места для ввода информации о событии, используйте закладку Details.
  • Чтобы получать напоминание о запланированном событии, отметьте пункт Ring Alarm, в котором, укажите за, какое время вас предупредить до запланированного действия.
  • Для планирования события для другого пользователя щелкните Schedule For/By. В пункте Schedule For – указывается для кого планируется действие, в пункте Schedule By – кем планируется.

Нажмите ОК

Планирование событий в календаре

Вы можете назначать встречи в ежедневном календаре, задавая время их начала, продолжительность и затем, выбирая того, с кем Вы хотите провести встречу.

Для планирования события в ежедневном или недельном календаре

  1. В панели Вид выберите ежедневный (Daily) или недельный (Weekly) календаре. Ежедневный календарь отображает текущую дату, а недельный – дни текущей недели.
  2.  В маленьком календаре выберите дату, на которую Вы хотите назначить событие.
  3.  Дважды щелкните на временном периоде, на который Вы хотите запланировать событие или, поместив указатель мыши на время, когда событие должно начаться и, удерживая левую кнопку нажатой, переместите указатель на время предполагаемого окончания события.
    На экране отобразится закладка General диалогового окна Schedule Activity.
  4. Введите информацию для планирования события.
    • Выберите или введите дату.
    • Выберите или введите время, В списке Time выберите Timeless для события, которое должно быть запланировано на конкретную дату, но для которого не определено конкретное время.

События, для которых не задано конкретное время, отображаются в специальной области ежедневного, недельного или месячного календаря.

Планирование действий в СРМ
Планирование действий в СРМ
  • Выберите или введите продолжительность события .
  • Укажите, в отношении кого планируется данное событие (по умолчанию это текущий контакт). Для планирования личного события в списке Contact выберите My Record.
  • Выберите или введите описание события в поле Regarding. Если Вам не хватает места, используйте закладку Description.
  • Выберите группу, с которой должно быть ассоциировано данное событие.
  • Выберите приоритет события и цвет, при помощи которого данное событие будет отображаться в вашем списке задач.
  • Чтобы получать напоминание о событии, отметьте пункт Ring Alarms.

Нажмите ОК.

Создание и редактирование серий событий

В СРМ существует возможность создания серий событий как для одного, так и для нескольких контактных лиц одновременно.

Возьмем такую ситуацию, вы намерены начать разработку новой компании, пусть в нашем случае это будет компания Kwik-e-mart (1). В ней вам известны несколько контактных лиц, из которых вы решили выбрать Barney Giverts (2).

Описание работы в CRM
Пример внедрения CRM

и с кем вы хотите запланировать серию событий начиная от сбора информации о компании до заключения договора. Как вы видите во вкладке Activities (3) нет ни каких запланированных действий.

И так для начала нам необходимо создать серию событий (которыми вы можете также пользоваться и в будущем, для других компаний и контактных лиц).

Заходим в меню там, выбираем клиент. => Создать/Редактировать серию событий, появится окно Activity Series Wizard –First Activity (4) где мы будем создавать первое событие, а именно пусть это будет действие (To-do)(5), продолжительность 10 минут (6) и с приоритетом Low (7). В поле Regarding (8) вносится краткая информация и план на это действие, в нашем случае это сбор информации о компании.

Планирование работы через программу СРМ
Пример внедрения CRM

Ниже распологаются еще несколько пунктов, а именно: Schedule activity (9) где указывается на какое число запланировать то или иное действие относительно даты установки серии событий, об этом чуть ниже. Установка возможна как дней, так и недель или месяцев.

Далее распологается пункт (10) где вы по своему желанию можете установить будильник, поставив галочку в соответствующем окошке, так же указываете время за которое предупредить вас о запланированном событии.

И в последнем пункте (11) устанавливается правило: Если установленная дата попадает на выходные, то программа автоматически переносит это событие на ближайший понедельник.

После того, как вы все сделали, нажимаем кнопку Далее. Появляется следующее окно:

Пример работы МП в СРМ
Пример внедрения CRM

где показаны в виде таблицы ваши созданные для Серии событий действия (12). Но так как мы решили запланировать серию событий нам надо создать еще несколько действий.

Пусть это будет звонок после сбора информации, для этого нажимаем в этом же окне кнопку Add (13), после чего переходим в окно Add Activity:

Обучение МП работать в СРМ программе
Пример внедрения CRM

Все действия повторяются, как и при создании первого действия:
В поле 14 – указываем тип действия
В поле 15 – продолжительность
В поле 16 – приоритетность
В поле 17 – План
В поле 18 – устанавливаем на какое число запланировать то или иное действие относительно даты установки серии событий.
В поле 19 – по желанию устанавливаем правило о переносе события с выходного дня на ближайший понедельник.

Таким же образом создаем встречу в офисе компании и встречу для подписания договора, после чего у нас окно Activity Series Wizard – Series будет иметь вид:

Обучение МП при введении программы СРМ
Пример внедрения CRM

В котором будет отображаться все созданные для серии событий действия. Нажимаем кнопку Далее и переходим к окну Activity Series Wizard – Finish.

Внедрение СРМ в бизнес инструкция работы в срм
Пример внедрения CRM

Здесь нам предлагается дать название Серии событий, окно (21), назовем ее как «Разработка компании», в окне (22) по желанию можно записать заметки и тому подобное. После нажимаем готово.

Теперь можно переходить непосредственно к планированию серии событий.

Планирование серии событий

И так как мы уже в начале говорили, что будем планировать для компании “Kwik-e-mart” для контактного лица Berney Giverts.

Заходим через меню в Клиент. => Запланировать серию событий. Переходим к окну Schedule Activity Series:

Планирование серии событий в СРМ
Пример внедрения CRM

В окне (23) отображается список серий событий, в котором выбираем нашу серию, а именно «Разработка компании», далее переходим к окну (24) где устанавливается правило, так, например если поставить отметку на All contacts, то эта серия событий запланируется обсалютно для всех клиентов базы.

  • Если поставить отметку Current lookup – то событие запланируется для всех тех кто у вас выбран из списка в нашем случае это четыре контакта нашей компании “Kwik-e-mart” (26).
  • Если же поставить отметку на Current contact то серия запланируется только для текущего открытого контакта, а именно для Berney Givents (27).
Внедрение СРМ в бизнес инструкция как работать
Пример внедрения CRM

И так мы выбрали нужное контактное лицо и установили галочку на Current contact далее переходим к пункту (25) здесь устанавливается дата начала планирования серии, т.е. 05.09.03 числа будет запланировано действие о сборе информации компании т.к. мы указали диапазон дней 0. За ним будут выстраиваться все остальные действия с учетом заданного диапазона. Далее нажимаем кнопку Schedule. Появляется информационное окно:

Пример внедрения программы СРМ в конкретный бизнес

В котором вам программа спрашивает: Действительно ли вы хотите запланировать серию событий «Разработка компании» только для одного выбранного контактного лица, а так же информирует вас о том, что серию событий можно планировать и для большого числа контактов одновременно.

Нажимаем кнопку Да.

услуги внедрения crm


Теперь у вас в закладке Activities появились запланированные действия (28).

Обратите внимание, что звонок, который планировался через два дня после 05.09.03 попадает на выходной то он автоматически перенесся на понедельник 08.09.03.
Так же следует обратить внимание на то, что в столбце Time(Время) не установлено время того или иного действия, его необходимо устанавливать вручную. Наводим курсор мышки на окно где написано NONE и стираем его там же набираем время, в которое будет производиться то или иное действие. Время вводится без всяких точек и т.п., программа сама проставит разделение между часами и минутами.
Дальнейшая работа с этими действиями ведется, как описано в параграфе «Планирование событий из записи о клиенте» (стр.11).

Для создания дополнительных серий событий необходимо через меню зайти в Клиент => Создать/редактировать серию событий, появится окно Activity Series Wizard – introduction

Процесс внедрения crm
Процесс внедрения crm

Где теперь доступны следующие пункты:

1) Create a new activity series – Создать новую серию событий
2) Edit an existing activity series – Редактировать уже существующую серию.

Для создания новой серии выбираем первый пункт и нажимаем далее выбираем start date и далее так же как описано выше.

Просмотр и управление событиями

CRM позволяет Вам просматривать все запланированные события в одном списке. Когда событие завершено, Вы можете записать его результат, и CRM автоматически создаст его историю, присоединив ее к выбранному контакту.

Работа в CRM - создание событий

Вы можете просматривать все запланированные события в Task List. События можно также просматривать в закладке Activity записи о контакте. Вы можете выбрать определенное событие для просмотра деталей этого события или внесения изменений, а также распечатать события для определенного контакта или весь список событий.

На рисунке ниже показаны все события на текущий и последующие дни, включая завершенные события (отображаются в виде строки, перечеркнутой горизонтальной линией).

кейс внедрение crm
кейс внедрение crm

Вы можете отбирать события в Task List по типу, приоритету или дате. Например, можно просмотреть только самые важные встречи, запланированные на следующую неделю. Количество запланированных событий отображается в строке состояния в нижней части окна.

1. В этом поле можно устанавливать правила, какую информацию отображать так, например, либо только звонки (Call) для этого оставляется только галочка на пункте Call, либо только встречи (Meeting), либо только действия (To-do).
2. В этом поле можно устанавливать приоритет, какие по важности действия выводить.
3. Тут можно задавать диапазон, за какой период просмотреть список действий.

Для просмотра и распечатки Task List

1. В панели Вид щелкните на Списке событий.
2. (По желанию) Отфильтруйте список по типу (Type), приоритету (Priority), или дате (Date).
3. На панели инструментов выберите Print.

Руководство по работе с электронной почтой через CRM
Создание электронного письма

Каждый менеджер по продажам, имея свою личную базу перспективных и активных клиентов, может отправлять электронные сообщения при помощи программы CRM. В CRM предусмотрена возможность делать как массовую, так и одиночную рассылку документации, рекламной продукции и разнообразных документов.
Чтобы это стало возможным каждый МП должен в 104 форме обязательно заполнять графу e-mail, а администратор клиентской базы внесет эти данные в контактную запись.
После чего менеджер в CRM, открывает пункт Contact List, выводится вся база торгового представителя со всей информацией по каждому контактному лицу:

Внедрение crm системы
Внедрение crm системы

Если необходимо сделать рассылку по всей базе своих контактных лиц, то в том же окне (Contact List) в меню редактирования имеется ряд кнопок:

Tag all – Выделить весь список контактов;
Untag all – Отменить выделение;
Lookup Tagged – Отсееиваются все кроме выделенных контактов;
Omit Tagged – удалить из списка все выделенные контакты;

Для выделения всех контактов из списка можно воспользоваться кнопкой “Tag All” , а для снятия выделения “Untag All”. Для отсеивания всех кроме выделенных контактов “Lookup Tagged” , “Omit Tagged” – удаление выделенных контактов из всего списка.
Для перехода в режим выделения контактов в том же меню надо переключить режим
edit mode на
tag mode
После того как выбраны необходимые контакты для рассылки, переходим в меню:

потом выбираем “Написать” в нем выбираем “E-mail Message”.
На экране появится форма создания электронного письма:

Отправка письма клиентам через программу CRM
Отправка письма клиентам через программу CRM

В поле 1 – отображается список всех контактных лиц кому будет отправлена рассылка.
В поле 2 – Записывается тема письма.
В поле 3 – Отображаются вложенные файлы.
В поле 4 – Показывает с помощью какого почтового клиента будет производиться рассылка.
В поле 5 – Отображается дата и время создания письма.
Кнопка 6 – Служит для отправки письма.

Если необходимо прикрепить файл к сообщению необходимо в поле №3 нажать правую кнопку мышки и в появившимся окне выбрать Attach>File. В окне “Choose file to Attach” выбираем необходимые файлы и нажимаем кнопку Attach. В окне №3 отобразится прикрепленный файл.
Далее можно отправлять сообщение, нажимаем кнопку send.

Но если вы используете электронное сообщение в качестве рассылки по нескольким электронным адресам, то знайте при получении письма одним из лиц кому предполагалось данное письмо, будет также видеть в поле «кому» и электронные адреса других лиц кому назначалось письмо.

Создание электронной рассылки по нескольким адресам

Данный метод почтовой рассылки наиболее полезен, если вам необходимо отправить массовое сообщение, например: (отправить ссылку на газету, рекламную продукцию и т.д.) и при этом стоит необходимость, чтобы ни кто из лиц кому предназначается рассылка, не мог видеть адреса других лиц.

Создание рассылки

Для начала надо определить, кому вы, хотите, отправить электронное письмо это делается так же, как и описывалось в пункте (Создание электронного письма).
Когда список необходимых контактных лиц подготовлен необходимо произвести следующие действия:

Переходим в меню и выбираем пункт, написать в этом пункте необходимо, выбрать Электронная рассылка. Появится окно создания электронной рассылки

Рассылка писем через CRM
Рассылка писем через CRM

В поле Merge with устанавливается правило по какому критерию отбирать необходимые контакты.
В поле Send output to указывается, как и где будет формироваться электронное письмо.
В поле Template можно выбрать заранее созданный шаблон письма.
В графе Subject/Regarding записывается тема письма.

После того как все необходимые правила установлены, нажимаем ок и рассылка начнет действовать.

Синхронизация

Используя синхронизацию данных, вы можете обмениваться информацией между двумя базами данных или между несколькими пользователями, так чтобы контакты и запланированные события из одной базы данных попадали в другую базу данных.

  • Синхронизация – это средство поддержания вашей основной и удаленной или локальной баз данных в одинаковом, актуальном состоянии.
Что такое синхронизация

Вы можете синхронизировать данные с другими базами данных или с другими пользователями. В процессе синхронизации вы выбираете, отсылать или получать их.

Выполняя синхронизацию, вы получаете и применяете обновления, все изменения собираются в один файл обновления и затем этот файл отсылается другим пользователям или базам данных.

Подготовка к синхронизации

И так, для синхронизации необходимо закрыть программу и заново открыть и в появившемся окне ввести следующие данные:

  • Имя пользователя (Enter your User Name for this database) – syncro
  • Пароль (Enter your password for this database) – syncro

Имя пользователя и пароль вводятся с маленькой буквы

Нажимаем OK. После чего открывается база клиентов. Для начала необходимо настроить синхронизацию для дальнейшей работы. Заходим в Меню выбираем пункт Файл в нем выбираем, Настройка Синхронизации…, появляется следующее окно Synchronization Setup Wizard.

Синхронизация удалённой базы данных CRM
Синхронизация удалённой базы данных CRM

Отмечаем пункт With other users и нажимаем кнопку далее. Переходим к следующему окну Synchronization Wizard – What Data?

Обмен данными в программе срм

Здесь указывается, какую информацию надо отправлять при синхронизации и также здесь указывается получать или отправлять синхронизацию, но об этом позже. Здесь ни чего не меняем, а просто нажимаем кнопку Далее. Переходим к следующему окну Synchronization Wizard – With Whom?

В левом окне с закладками Contacts и Users, а именно в закладке Users перечислены все пользователи данной базы, из которой необходимо выбрать zdv наведя на него курсор мышки и выделить (в виде синий линии) и нажать кнопку Add>. В правом окне появится пользователь zdv. Нажимаем кнопку Далее и переходим к следующему окну Synchronization Wizard – How?

Тут должен быть выбран пункт Use e-mail и должен быть указан E-mail address: , если все уже указано как описано, то просто нажимаем далее и переходим к окну Synchronization Wizard – Receive What Data?

внедрение crm сайты

Вся подготовительная часть для синхронизации проведена, и это окно основное, где придется работать, тут ни чего менять не надо за исключением самого верхнего пункта Choose an action. В этом пункте есть два вида действия при синхронизации:

1 Send updates – Что значит отправить обновления (синхронизация) т.е. программа подготавливает данные для отправки синхронизации.
2 Receive updates – Это действие наоборот получает файл с обваленными данными пришедшие по электронной почте.

Все, что только что, было, описано выполняется только один раз перед первой синхронизацией. В дальнейшем вам необходимо будет только закрывать программу и заходить под именем пользователя и паролем syncro и в меню Файл выбирать не Настройка Синхронизации, а просто Синхронизация, где в появившемся окне выбрать, если вы отправляете синхронизацию, то это окно должно выглядеть следующем образом:

опыт внедрения crm
опыт внедрения crm

После того как вы выбрали тип действия необходимо лишь нажать кнопку Synchronize, и программа начнет подготовку архива с изменениями базы и отправку электронного письма с этими данными.

Через некоторое время на ваш почтовый адрес придет сообщение с темой письма CRM Sync с вложенным файлом