Процедура создания филиала
Данный модуль бизнес-прототипа по развитию филиальной сети, является частью, разработанного мультимодульного бизнес-прототипа открытия нового филиала компании.
Данный бизнес-прототип содержит схемы, описания и алгоритмы измерения ключевых процессов, руководства для их осуществления, а так же образцы основных документов, используемых для открытия филиала.
- В дополнение к процессу открытия филиала приложена должностная инструкция Специалиста отдела развития регионов
Схема бизнес-процесс открытия филиала
Мы рекомендуем под каждый процесс готовить бизнес прототип состоящий из схем и описательной части. В данном случае представлена схема открытия филиала для компании оказывающей услуги логистики, однако составление бизнес-процесса будет схоже и для торговой компании.
Решение о создании филиала
Решение о создании филиала “Ваша компания” принимается в московском офисе на основании финансовой и стратегической целесообразности, после изучения объемов продаж в городе, планируемом для открытия филиала.
- Решение принимается Генеральным директором ООО
Информация о клиентах, продажах и оборотах анализируется, производится калькуляция текущих издержек, необходимых для работы представителей в городе, и сравнивается с предполагаемыми затратами на открытие и содержание филиала.
- Если по итогам анализа очевидно, что создание филиала рентабельно, т.е. затраты на работу филиала будут покрываться продажами из города в среднесрочной перспективе, принимается решение о регистрации филиала.
- Так же анализируются присутствие фирм-конкурентов, их тарифы и позиции в городе.
Решение об открытии филиала может так же приниматься исходя из стратегических целей закрепления “Ваша компания” в данном городе, регионе.
Создание положения о филиале
- Положение о филиале – документ, регламентирующий порядок создания и деятельности филиала (представительства) открытого акционерного общества «Ваша компания», руководствуясь Федеральным законом «Об акционерных обществах», Гражданским Кодексом РФ, действующим законодательством Российской Федерации.
Положение о филиале может включать в себя:
- Общие положения, в которых указываются: название организации создающий филиал, территория деятельности филиала, право на использование имущества и баланса “Ваша компания”
- Предмет и цели деятельности филиала
- Функции филиала
- Управление филиалом, в котором указывается лицо возглавляющее (управляющее) филиал и основание его деятельности
- Права и обязанности филиала
- Использование имущества и средств филиала
- Изменение и дополнение положения о филиале, в котором указывается права и процедура внесения изменений и дополнений в данное положение
- Прекращение деятельности филиала, в котором указан порядок и способы прекращения деятельности филиала.
Положение должно быть утверждено генеральным директором.
Составление бюджета
После принятия решения и составления положения о филиале, составляется бюджет филиала. Бюджет включает в себя суммы по разовым и ежемесячном вложении.
Разовые вложения:
• Услуги агентства по недвижимости (при необходимости).
• Ремонт арендуемого помещения (при необходимости).
• Приобретение мебели.
• Приобретение оргтехники.
• Установка охранной сигнализации (при необходимости).
• Установка пожарной сигнализации (при необходимости).
• Установка телефонной линии (при необходимости).
• Установка выделенной линии Internet (при необходимости).
• Установка железной двери, решеток на окнах (при необходимости).
• Расходы по регистрации в фондах, открытии р/с, заказа печати филиала.
Ежемесячные вложения:
• Аренда помещения включая коммунальные услуги.
• Фонд заработной платы сотрудников.
• Бензин.
• Охрана
• Абонентское обслуживание телефонов.
• Сотовая связь.
• Междугородние переговоры.
• Internet.
• Аренда грузового транспорта.
• Канцтовары.
• Проездные по городу и области.
Бюджет составляется отделом развития регионов на основе расходов необходимых для начала работы офиса.
После составления бюджета он направляется на утверждение в Финансовый департамент, а далее Генеральному директору компании.
- Все расходы филиала производятся исходя из заложенных в бюджет средств, т.е. возможно перераспределение средств внутри бюджета.
До официальной регистрации бюджет филиала входит в бюджет отдела Развития регионов, после начала самостоятельной деятельности филиала бюджет филиала создается директором филиала и утверждается руководством компании ежеквартально.
До открытия расчетного счета филиалу могут потребоваться денежные средства для проведения оперативной работы (найм автотранспорта, пошлины и сборы и т.д.).
- В таких случаях Директор филиала направляет запрос в Отдел Развития о перечислении денежных средств с указанием суммы и цели платежа. Необходимая сумма высылается переводом.
Подбор кадров
Для нормального функционирования офиса необходим штат сотрудников обеспечивающих его работу.
- Количество сотрудников указано в штатном расписании отдела и может быть изменено при изменении объема работы.
При создании филиала в штатное расписание вносятся следующие должностные позиции:
- Директор филиала
- Главный бухгалтер
- Оперативный менеджер
- Диспетчер
- Пеший курьер (кол-во может быть изменено при изменении объема работы).
- Менеджер по продажам.
- Уборщица.
Подбор сотрудников осуществляется руководителем филиала непосредственно в городе работы, поиск директора филиала производится сотрудниками отдела развития.
- Если филиал создается на базе уже имеющегося представительства в городе, то сотрудники представительства переходят на работу в филиал.
Заработная плата сотрудников корректируется, указывается в штатном расписании и закладывается в бюджет филиала.
- Все сотрудники филиала являются сотрудниками “Ваша компания”, подчиняются распоряжениям и приказам руководства ООО “Ваша компания”, принимаются на работу и увольняются согласно приказам директора филиала.
Директор филиала – назначается и увольняется приказами генерального директора.
После утверждения кандидатуры на должность директора филиала Отдел Развития Регионов готовит решение о назначении директора филиала.
- Данное решение утверждается генеральным директором компании. На основании решения о назначения директора филиала Отделом Кадров подготавливается приказ о назначении директора филиала.
При отсутствии кандидата на должность главного бухгалтера филиала Отделом Развития Регионов готовиться служебная записка на подготовку приказа о возложении обязанности главного бухгалтера на директора филиала.
Трудовые отношения с сотрудниками филиала – непосредственная компетенция и ответственность Директора филиала, трудовые договора заключаются от имени филиала за подписью Директора филиала, образцы трудовых договоров подготавливают сотрудники Отдела Кадров московского офиса, так же, как и рабочие инструкции для каждой должности и отправляется директору филиала.
Принятия в штат сотрудников филиалов и заключения с ними Трудовых договоров возможно после окончательной регистрации филиала.
Дата принятия в штат сотрудников филиала обговаривается с Отделом Развития Регионов. До окончания регистрации филиала (открытия расчетного счета) с сотрудниками филиала возможно заключение гражданско-правовых договоров возмездного оказания услуг.
Поиск помещения
Подбор помещения для офиса производится директором филиала исходя из требований, предъявляемых московским офисом, соблюдение которых позволяет осуществлять бесперебойную работу филиала:
- место расположения – в районе центра города
-наличие удобных подъездных путей - сумма арендной плане не превышает запланированную в бюджете.
- площадь не менее 40 кв.м.
- две комнаты
- две прямые телефонные линии или возможность подключения второй
- охрана офиса
- сигнализация
- возможность свободного доступа в офис с 8-00 до 20-00 и в выходные дни
- наличие грузового лифта
- арендодатель (субарендодатель) плательщик НДС
Если филиал создается на базе представительства, то может использоваться помещение представительства.
При соблюдении основных требований к помещению, директор филиала получает от арендодателя (субарендодателя) и отправляет на проверку и согласования в Головной офис (для АХД, через ОРР) следующий пакет документов:
•Форму договора аренды (если субаренда, то + копия договора аренды)
•Копию БТИ
•Копию свидетельства собственности помещения.
•Технические характеристики помещения.
Замечания и предложения, поступившие от Административно-хозяйственного Департаментом, отправляются директору филиала на согласование с арендодателем.
Подписание договора аренды
После проверки Административно-хозяйственным Департаментом откорректированного пакета документов по аренде, директор филиала заключает с арендодателем договор аренды.
Договор на аренду помещения под офис филиала заключает директор филиала от имени ООО “ВАША КОМПАНИЯ”, на основании доверенности на право представления компании и, действуя от имени компании и по ее поручению.
- До окончания регистрации филиала (открытия расчетного счета) договор может быть заключен с Головным офисом ООО «ВАША КОМПАНИЯ» с последующим перезаключением на филиал.
Для этого директор филиала получает от Арендодателя (субарендодателя) два экземпляра договора аренды и отправляет в Головной офис на Отдел Развития Регионов для подписания, после чего один оригинал договора отсылается обратно в город, второй оригинал остается
Регистрация филиала в отделении МНС РФ, в ФПС, ФСС
Для законной деятельности филиала в городе необходима регистрация филиала в местном отделении МНС РФ, в Фонде Пенсионного Страхования и в Фонде Социального Страхования. Регистрацию производит руководитель филиала.
Для регистрации нужен пакет следующих документов:
•Устав ОАО «Ваша компания» (копия заверенная нотариусом) — 5 шт (АХД*).
•Изменение в Устав от 19.10.2004г (копия заверенная нотариусом) — 5 шт (АХД*)
•Свидетельство ИНН предприятия (копия заверенная нотариусом) — 5 шт (АХД*)
•Свидетельство о постановке на учет в ИМНС (копия) — 3 шт (АХД*)
•Свидетельство ЕГРЮЛ от 23.04.2002 (копия заверенная нотариусом) — 5 шт (АХД*)
•Свидетельство ЕГРЮЛ от 21.11.2003 (копия заверенная нотариусом) — 5 шт (АХД*)
•Свидетельство ЕГРЮЛ от 01.11.2004 (копия заверенная нотариусом) — 5 шт (АХД*)
•Коды ГОСКОМСТАТА. (копия заверенная нотариусом) — 5 шт (АХД*)
•Свидетельство МРП (копия заверенная нотариусом) — 5 шт (АХД*)
•Решение единственного акционера от 24/04/03. (копия заверенная нотариусом) — 5 шт (АХД*)
•Решение единственного акционера от 12/11/03. (копия заверенная нотариусом) — 5 шт (АХД*)
•Решение единственного акционера от 24/11/03. (копия заверенная нотариусом) — 5 шт (АХД*)
•Решение единственного акционера от 24/08/04. (копия заверенная нотариусом) — 5 шт (АХД*)
•Решение единственного акционера от 19/10/04. (копия заверенная нотариусом) — 5 шт (АХД*)
•Оригинал Положение о филиале в г + (копия заверенная нотариусом) — 5 шт (АХД*)
•Заявление о постановке на учёт в налоговом органе юридического лица — 1 шт (ОРР)
•Приказ об открытии филиала — 1 шт (АХД*)
•Решение о назначении директора филиала (копии заверенные печатью ФЛ) — 3 шт (АХД*)
•Страховое свидетельство ФСС (копия заверенная нотариусом) – 1 шт (АХД*)
•Приказ о назначении директора филиала — 5 шт (АХД*)
•Доверенность на директора филиала — 1 шт (АХД*)
•Договор аренды помещения — 1 шт (филиал).
* Документы предоставляет АХД по служебной записки от Отдела Развития Регионов.
Отправка пакета документов директору филиала происходит централизованно из Отдела развития Регионов.
Регистрация в местном МНС производится в течение 5 дней после подачи документов в местном ИФНС.
Заказ печати филиала
Круглая печать филиала создается по точному образцу круглой печати головной организации. Образец печати отправляется директору филиала Отделом Развития Регионов
Открытие расчетного счета
Для полноценной работы филиала необходимо открытие расчетного счета в банке. Для минимизации риска денежных трансакций всем филиалам следует открывать счет в местных отделениях Сберегательного Банка (АО СБ РФ).
Для открытия расчетного счета необходимо предоставить в банк следующие документы:
•Заявление на открытие банковского счета. — 1 шт (директор филиала)
•Договор на банковское обслуживание — 2 шт (директор филиала)
•Карточка с образцами подписей сотрудников имеющих право распоряжение средствами на счете и оттиск печати филиала — 1 шт (директор филиала)
•Устав ОАО «Ваша компания» (копия заверенная нотариусом) — 1 шт (АХД*).
•Изменение в Устав от 19.10.2004г (копия заверенная нотариусом). — 1 шт (АХД*)
•Положение о филиале в г (копия заверенная нотариусом) — 1 шт (АХД*)
•Решение единственного акционера от 24/04/03. (копия заверенная нотариусом) — 1шт (АХД*)
•Решение единственного акционера от 12/11/03. (копия заверенная нотариусом) — 1шт (АХД*)
•Решение единственного акционера от 24/11/03. (копия заверенная нотариусом) -1 шт (АХД*)
•Решение единственного акционера от 24/08/04. (копия заверенная нотариусом) — 1шт (АХД*)
•Решение единственного акционера от 19/10/04. (копия заверенная нотариусом) — 1шт (АХД*)
•Свидетельство Московской Регистрационной Палаты — 1 шт (АХД*)
•Свидетельство о регистрации филиала в МНС РФ в местном отделении. — 1шт (директор филиала)
•Приказ о назначении директора филиала (копия заверенная печатью ФЛ) – 1 шт (АХД*)
•Протокол год. об. собр. акционеров от 14/05/03 (копия заверенная печатью ФЛ) – 1 шт (АХД*)
•Выписка из реестра акционеров по состоянию на 08/12/04 (копия заверенная печатью ФЛ) – 1 шт (АХД*)
•Решение единственного акционера от 08/12/04, (копия заверенная печатью ФЛ) – 1 шт (АХД*)
•Приказ о назначении главного бухгалтера (копия) – 1 шт (директор филиала)
•Заявка-расчет на установление филиалу лимита остатка кассы и оформления разрешения на расходование наличных денег из выручки, поступающей в кассу – 1 шт (директор филиала)
•Доверенность на директора филиала (копия) -1 шт.
•Справка о регистрации в ФПС (копия) – 1 шт (директор филиала)
•Справка о регистрации в ФСС. (копия) – 1 шт (директор филиала)
•Копии паспорта директора и бухгалтера филиала – 1шт (директор филиала)
Разработка оперативного плана для работы вновь открытого филиала
После начала процедуры регистрации и до начала работы филиала создается оперативный план по встрече, отправке и доставке КОНС, отделом Развития Регионов совместно с отделом Системных Операций создается оперативный план отправок и встреч КОНС в городе. Оперативные планы создаются на основании расписания рейсов перевозчиков (ж/д, авиа, авто) с указанием терминалов перевозчика, номеров рейсов, времени убытия и прибытия, описания этапов работы по доставке почты клиента с указанием ответственных за каждый этап.
После составления оперативный план согласовывается с отделами Производственного департамента (отделами Ввода данных, Логистики, Системных операций) и с потенциальным кандидатом. После согласования копии оперативных планов отправляются в город с КОНС вместе с расходными материалами и тестовыми отправками. Отправка осуществляется по стандартной процедуре экспорта КОНС.
Ответственным за дальнейшее изменения оперативного плана в части расписания отправок консолидаций и способов отправки является отдел системных операций
Оперативный план не требуется, если филиал создается на базе представительства без смены персонала и/ или смены расписания отправок/встреч КОНС.
Обеспечение филиала оборудованием необходимым для работы
Решение о целесообразности приобретения оборудования для филиала принимается в московском офисе на основании необходимости оборудования и мебели для бесперебойной работы филиала. Данные расходы на приобретение оборудования и мебели планируются в бюджете Отдела Развития Регионов. Суммы расходов планируются исходя из действительных цен на момент регистрации филиала. Оборудование может быть приобретено как в Москве, так и в городе.
При приобретении оборудования в Москве: заявка на покупку составляется в Отделе Развития Регионов, направляется в Административно-хозяйственный Департамент, после чего АХД находит поставщика оборудования, получает у него счет за приобретаемое оборудование, счет направляется в бухгалтерию для оплаты, экспедиторы забирают оплаченное оборудование и привозят его в офис. После этого, на приобретенное имущество заводится карточка материального учета, в которой указывается: город, для которого приобретено оборудование, фамилия материально ответственного лица, перечень оборудования, его инвентарный номер, количество единиц каждой позиции, цена за единицу каждой позиции, общая сумма, дата получения оборудования в филиале, подпись получившего оборудование материально ответственного лица, дата возврата оборудования, при замене оборудования или при ликвидации филиала, оценка состояния при возврате. Оборудование отсылается в город с КОНС по накладной, при получении КОНС сотрудник филиала материально ответственный за оборудование расписывается в карточке материального учета и отправляет ее в бухгалтерию московского офиса. Учет оборудования по стандартам бухгалтерского учета для налогообложения и отчетности ведется в бухгалтерии московского офиса и на выделенном балансе филиала по счету 01, (если это оборудование длительного пользования, относимое к основным средствам), на субсчете 01-код города или по счету 12, (если это относится к малоценным быстроизнашивающимся предметам) на субсчете 12-код города.
При приобретении оборудования в городе: сотрудник филиала самостоятельно находит поставщика, поставщик выписывает счет на приобретаемое оборудование, счет направляется в Отдел Развития Регионов. Отдел Развития Регионов вместе с счетом отправляет бухгалтерию заявку для оплаты. После оплаты счета бухгалтерия выписывает доверенность на получение материальных ценностей и отправляет директору филиала. Сотрудники филиала забирают оборудование у поставщика и привозят его в офис для монтажа, отсылают счета-фактуры на приобретенное имущество вместе с заполненной карточкой материального учета в бухгалтерию московского офиса.
Оборудование:
- Компьютер в сборе – 4 шт. (количество корректируется)
- Принтер – 1 шт
- Ксерокс – 1 шт
- Модем – 1 шт
- Весы электрические (безмены) – 4 шт (Количество корректируется).
- Весы электрические (напольные) – 1 шт.
- Сетевое оборудование (Switch) – 1 шт.
- Сетевые фильтры – 2 шт.
- Мобильные телефоны – 6 шт. (количество корректируется)
- Телефонные аппараты – 2 шт.
- ККМ – 1 шт
- Программа: 1C – 1 шт (запрос в бухгалтерию)
Мебель:
- стол офисный однотумбовый – 6 шт
- тумба под оргтехнику – 1 шт.
- стулья – 10 шт.
- шкаф открытый для документов – 2 шт.
- шкаф металлический для документов – 1 шт
- Вешалка для одежды – 1 шт.
- сейф – 1 шт
Обеспечение филиала необходимыми инструкциями или бизнес-прототипом
Обеспечение филиала необходимыми инструкциями осуществляет Отдел Развития Регионов, при необходимости внося коррективы в ранее существующие инструкции.
Бизнес-прототип содержит в себе некоторое количество модулей, соответствующее количеству отделов в московском офисе, созданный для унификации и стандартизации процессов в московском офисе и филиалах.
- Бизнес-прототип, инструкции и описания высылаются в адрес филиала до начала его деятельности, на имя руководителя филиала сотрудников отдела Бизнес-процессов.
В случае возникновения вопросов по процессам, входящим в бизнес-прототип руководитель филиала обращается непосредственно в отдел Бизнес-процессов для уточнения или прояснения возникших вопросов.
Работа сотрудников филиала оценивается, в том числе и по соблюдению процессов и процедур, описанных в бизнес-прототипе, возможны аудиторские проверки работы филиала сотрудниками московского офиса.
Обеспечение нового филиала расходными материалами
Обеспечение филиала расходными материалами производится АХД (непосредственно расходные материалы) и отделом Ввода данных.
- До начала работы филиала, туда направляются все необходимые для работы расходные материалы, которые, по мере расходования заказываются филиалом у вышеуказанных отделов.
Процедура заказа носит следующий характер:
- заявка по утвержденной форме.
- перечисляются позиции расходных материалов, необходимых для работы
- указывается остаток каждой запрашиваемой позиции на день составления заявки
- заявка отсылается на адрес соответствующего отдела по электронной почте или вместе с КОНС
Уведомление об открытии новго филиала
После регистрации филиала в МНС, фондах и открытии расчетного счета начинается официальная работа филиала по доставке и отправке почты и грузов клиентов.
- Уведомление об открытии филиала готовиться Отделом Развития Регионов и передается на утверждение Генеральному директору компании ООО «ВАША КОМПАНИЯ» вместе с согласованными оперативными планами и копии приказа по тарифам.
После подписания Уведомления, Отделом Развития Регионов производиться рассылка данного уведомления по электронной почте во все Отделы Головного офиса, а также в филиалы и дочерние компании.
Уведомление содержит:
- название города
- код города
- дату начала отправок
- дни (график) отправок
- способ отправки
- срок доставки
- возможные ограничения
- тарифные зоны
- Полное название филиала, список контактных лиц в филиале (Директор, оперативный менеджер, диспетчер, главный бухгалтер) контактные телефоны, e-mail филиала.
- Адрес отправки КОНС
Уведомление клиентов об открытии филиала в городе производит Отдел Обслуживания клиентов и Отдел Продаж, сообщая клиентам в Москве об открытии филиала с указанием адреса и контактных телефонов.
- Уведомление может осуществляться как устно (по телефону или при встрече), так и письменно (информационное письмо).
Так же эта информация вносится в отчет о доставках для клиентов как примечание, информация о филиале размещается на интернет-сайте компании и прайс-листах.
Так же сотрудникам филиала высылаются адреса, названия и контактные телефоны компаний – отправителей и компаний – получателей в городе для уведомления их об открытии филиала.
В случае, если филиал создается на основе ранее существовавшего представительства, без перемены адреса, уведомление не требуется.
Начало работы вновь открытого филиала компании
Филиал начинает работать согласно дате, указанной в Уведомлении по открытию филиала.
Возможность заключения договоров с клиентами и прием отправлений в филиале возможно после открытия расчетного счета.
