Первый телефонный контакт с клиентом обычно осуществляется менеджером по продажам для выяснения фамилии сотрудника компании, ответственного за использование курьерских компаний, это может быть административный менеджер, офис-менеджер, начальник мейл-рум или ресепшионист.

При первом телефонном контакте непосредственно с ответственным сотрудником торговый представитель должен выяснить следующие вопросы:

-Какие курьерские компании использует потенциальный клиент в настоящее время для доставки корреспонденции
-Устраивают ли потенциального клиента тарифы, сроки и иные условия, предоставляемые используемой курьерской компанией
-Каков ежемесячный объем почтовых/грузовых отправлений, осуществляемых потенциальным клиентом
-Вид услуг, который наиболее часто используется клиентом или в котором клиент потенциально заинтересован
-Существует ли установленный бюджет для оплаты курьерских услуг
-Требуются ли потенциальному клиенту какие-либо специальные виды услуг, связанные с доставкой (сортировка, упаковка, доставка в фиксированное время и т.д.)
-Зависит ли от собеседника возможность подписания договора и выбор курьерской компании или есть более старший сотрудник, уполномоченный на это (Лицо принимающее решения)

В завершение разговора торговый представитель должен поинтересоваться на чье имя он может выслать информационное письмо, и каким способом это лучше сделать: по электронной почте или с доставкой курьером.

Так же следует узнать о возможности повторного контакта и условится о дате и времени удобной для потенциального клиента. При завершении беседы МП следует поблагодарить собеседника за разговор и вежливо попрощаться. При составлении информационного письма специалисту по продажам следует приложить так же сравнительную таблицу тарифов и сроков своей и курьерской компании, которую потенциальный клиент использует в настоящее время, по направлениям или видам услуг интересующим клиента.