Положение о порядке проведения проверки контрагентов
Положение регламентирует порядок правового анализа и процедуру заключения договоров на оказание услуг.
Положения инструкции регламентируют порядок проведения проверки транспортных средств и водителей впервые привлекаемых для перевозки грузов.
Положения данной инструкции регламентируют порядок взаиморасчётов с перевозчиками.
Целью является обеспечение юридической и экономической безопасности перевозки грузов, для предотвращения совершения третьими лицами мошеннических действий, направленных на хищение перевозимых грузов и иных действий, угрожающих безопасности компании.
Проверке по правилам, установленным настоящей инструкцией, подлежит каждый новый контрагент, с которым заключается договор, и привлекаемый к перевозе впервые.
Настоящая инструкция устанавливает правила проверки транспортных средств и водителей, привлекаемых к перевозке впервые.
- Виды контрагентов
- Список документов для проведения правового анализа
- Правила проведения проверки транспортных средств и водителей
- Итоги проверки
- Порядок заключения договоров
- Процесс заключения договора
- Подписание договора
- Внесение данных о контрагентах в учётную систему
- Процедура оплаты
- Карта процесса
- Приложение №1, Анкета на контрагента
- Приложение №2, Номенклатура регистрации договоров
Виды контрагентов
1.Перевозчик – юридическое или физическое лицо (ИП), использующее для перевозок грузов строго определенное количество единиц собственного или арендованного транспорта (без привлечения транспорта со стороны).
2. Экспедитор – юридическое или физическое лицо (ИП), использующее для перевозок помимо собственного (арендованного) транспорта еще и привлеченный (в неограниченных количествах) или только привлеченный транспорт.
По согласованию с юрисконсультом Компании и директором по транспортной логистике, возможно внесение изменений в типовой договор путем подписания протокола разногласий с перевозчиком.
Список документов для проведения правового анализа
1.Правовой анализ контрагентов является важным, так как обеспечивает экономическую безопасность Компании.
2.Для проведения правового анализа от Перевозчика/Экспедитора, с которым заключается договор на перевозку, необходимо собрать полный пакет документов.
3. Все документы должны быть предоставлены в копиях заверенные уполномоченными лицами организаций и печатями организаций. Документы, содержащие более одного листа должны предоставляться в прошитом виде, скреплённые печатью организации и заверенные подписью уполномоченного лица в месте прошивки.
4. Список документов, предоставляемый юридическими лицами (ООО,ЗАО,ОАО):
4.1. Свидетельство о государственной регистрации юридического лица.
4.2. Устав юридического лица со всеми изменениями и дополнениями.
4.3. Свидетельство о внесении юридического лица в единый государственный реестр юридических лиц.
4.4. Свидетельство о постановке на учет в налоговом органе.
4.5. Выписка из единого государственного реестра юридических лиц не старше месяца на дату предъявления.
4.6. Протокол о выборе Совета директоров (если есть).
4.7. Решение (протокол) о назначении единоличного исполнительного органа юридического лица.
4.8. Приказ о вступлении в должность единоличного исполнительного органа.
4.9. Приказ о назначении главного бухгалтера.
4.10. Если счета-фактуры подписываются не генеральным директором и/или главным бухгалтером, приказы на лиц фактически подписывающих счета-фактуры с образцами подписей этих лиц.
4.11. Копия паспорта руководителя с фотографией и образцом личной подписи.
4.12.Копия полиса страхования ответственности Перевозчика/Экспедитора .
5. Список документов, предоставляемый индивидуальными предпринимателями:
5.1.Свидетельство о регистрации Предпринимателя (или о внесении записи в Единый Государственный Реестр Индивидуальных Предпринимателей – для лиц, зарегистрированных до 01.01.2004 г.).
5.2. Свидетельство о постановке на налоговый учет с указанием ИНН.
5.3. Паспорт гражданина РФ или иной, заменяющий его документ (страницы с фотографией и пропиской – обязательно).
5.4. Паспорт транспортного средства или Свидетельства о собственности на каждую единицу транспорта, которая будет использоваться при перевозках грузов (включая тягачи и прицепы).
5.5. Если автомобиль (тягач и/или прицеп) в собственности другого лица, помимо прочего, предоставляется Договор аренды (безвозмездного пользования, лизинга или прочее) с собственником автомобиля или генеральная доверенность от него на данный автомобиль.
5.6. Паспорта водителей (страницы с фотографией и пропиской) – по возможности, или все паспортные данные (включая прописку).
6. В случае непредставления при заключении договора каких-либо документов из перечисленных выше, Перевозчик/Экспедитор предупреждается о необходимости предоставления полного пакета документов для возможности работать с Компанией.
7. Все копии документов передаются вместе с подписанным договором и анкетой юрисконсульту Компании и хранятся у него.
8. Доступ к переданным документам осуществляется с одобрения юрисконсульта Компании.
Правила проведения проверки транспортных средств и водителей
1. Проверка и фотографирование (ксерокопирование) документов, фотографирование водителя и автомобиля производится при заключении договора с перевозчиком.
1.1.Необходимо сфотографировать водителя (фас, профиль), чтобы отчетливо просматривались черты лица.
1.2. Необходимо сфотографировать автопоезд/автомобиль спереди, сбоку (в полную длину) и сзади, чтобы на фотографиях были различимы номерные знаки тягача и прицепа.
1.3. Необходимо сфотографировать VIN номера автомобиля и прицепа.
1.4.Если нет возможности сделать ксерокопию документов: паспорта водителя, водительского удостоверения, свидетельства на тягач, прицеп (автомобиль), талон ТО, доверенность, путевой лист, ОСАГО, КАСКО и другие документы, необходимо сфотографировать все указанные документы и приложить фотографии к заполненной анкете.
2. Документы, которые необходимо проверить и сделать ксерокопию, либо фотографию при заключении договора:
2.1. Проверка паспорта водителя (индивидуального предпринимателя):
- серия и номер паспорта на каждой странице паспорта должны совпадать;
- помимо обложки в паспорте должно насчитываться 10 листов;
- личная подпись должна быть проставлена пером с черными чернилами и соответствовать фамилии водителя;
- печать на второй странице должна отчетливо читаться и не быть размытой;
- ламинирующая пленка вокруг фотографии должна быть не нарушена;
- на просвет бумага под фотографией должна быть ровной и не иметь утоньшений, утолщений или иных следов переклейки;
- на просвет на каждой странице паспорта должны быть видны водяные знаки «РФ»;
- по центру между 10 и 11 страницей паспорт должен быть прошит ровным машинным стежком двухцветной желто-оранжевой нитью;
- между 18 и 19 страницей должен находиться корешок защитной полосы, переходящей на страницу с фотографией;
- необходимо сверить внешность водителя с фотографией в паспорте;
- если автомобиль управляется двумя водителями, проверке подлежит паспорт каждого из них.
2.2. Проверка водительского удостоверения:
- в водительском удостоверении должна быть открыта категория «С»;
- необходимо сверить внешность водителя с фотографией в удостоверении и паспорте;
- также необходимо сверить подпись водителя в паспорте с его подписью в водительском удостоверении;
- если автомобиль управляется двумя водителями, проверке подлежит удостоверение каждого из них.
2.3. Проверка свидетельства на тягач и прицеп:
- серия и номер свидетельства с обеих его сторон должны совпадать;
- в свидетельстве на тягач обязательно должен быть указан VIN и/или № кузова (оба элемента одновременно отсутствовать не должны);
- печати на свидетельствах должны быть отчетливыми (не размытыми).
2.4.Проверка талонов технического осмотра:
- талоны технического осмотра на тягач и прицеп должны быть в наличии и не просрочены.
- необходимо сравнить номера автомобиля, указанные в талонах с номерами, указанными в Свидетельствах.
2.5.Проверка доверенностей и путевого листа:
- если машина не в собственности водителя, он должен иметь доверенность на управление автомобилем от собственника автомобиля на тягач и прицеп или путевой лист;
- в доверенности на управление должны быть указаны паспортные данные собственника автомобиля;
- путевой лист должен быть заполнен. В путевом листе должен быть проставлен период времени на который он выдан и проставлен штамп (и/или печать) перевозчика;
- если водитель управляет транспортным средством по путевому листу, выданному не собственником автомобиля, указанным в Свидетельстве на автомобиль, а иным лицом или организацией, водитель должен иметь при себе договор аренды транспортного средства, заключенный между лицом, выписавшим путевой лист и собственником автомобиля (или иной документ, подтверждающий право Перевозчика на владение и пользование данным автомобилем).
2.6.Проверка Товарно-Транспортной накладной (ТТН):
- у водителя необходимо выяснить его предыдущий маршрут, род груза, который он перевозил, дату загрузки, выгрузки (сначала с его слов). После чего запросить у него ТТН, подтверждающую сказанное.
- в ТТН нужно проверить соответствие фамилии водителя, номера тягача и прицепа данным, указанным в его документах.
- в ТТН должны быть проставлены отметки грузополучателя о получении груза.
- если водитель осуществлял перевозку пищевых продуктов у него в наличии должен быть санитарный паспорт транспортного средства.
2.7. Проверка страхового полиса ОСАГО:
- у водителя необходимо проверить наличие страхового полиса ОСАГО. При проверке обратить внимание на соответствие принадлежности полиса к данной машине, существуют ли ограничения по полису или полис выдан на неограниченное число пользователей.
- с полиса необходимо сделать копию, либо фотографию, как с остальных других документов.
2.8. Проверка страхового полиса КАСКО:
- проверить есть ли у водителя страховой полис КАСКО на какую сумму. При проверке обратить внимание на соответствие принадлежности полиса к данной машине, существуют ли ограничения по полису или полис выдан на неограниченное число пользователей.
- с полиса необходимо сделать копию, либо фотографию, как с остальных документов.
3.Требования при проверке транспортного средства:
3.1. Необходимо проверить наличие на задней части тента (фургона) полуприцепа дублирующих регистрационных номеров.
3.2. Болты, которыми прикреплены металлические таблички с регистрационными номерами автомобиля не должны иметь следов их недавней смены.
3.3. Тент не должен иметь разрывов, разрезов и заплат размером более 5-10 см.
3.4. Шнуровка по всему периметру полуприцепа не должна иметь следов повреждений и разрывов.
3.5. Пол полуприцепа не должен иметь посторонних предметов на полу, люков и иных элементов, не исключающих проникновение внутрь прицепа.
Итоги проверки
1. Во время проведения проверки ответственное лицо заполняет анкету установленного образца (Приложение № 1). Фотографии и копии всех документов вместе с анкетой передаются специалисту по договорам (лицу его заменяющему) с последующей передачей на проверку в Департамент внутреннего контроля и юрисконсульту.
2. Специалист по привлечению автотранспорта проводит первичную проверку соответствия документов, фотографий и передаёт документы по каждому новому перевозчику специалисту по договорной работе. (При отсутствии специалиста по договорной работе документы передаются представителю ДВК и далее юрисконсульту).
3. По итогам проверки выносится положительное или отрицательное заключение о пригодности перевозчика и автомобиля к работе.
4. После вынесения решения о работе с перевозчиком, заполненная анкета передается лицу, ответственному за внесение в информационную систему сведений о водителях и транспортных средствах.
5. Заполненные и подписанные ответственным лицом анкеты, копии документов хранятся, у юрисконсульта Компании.
6.Внесение в информационную систему и разрешение работать с Перевозчиком/Экспедитором производится только после комплексной проверки и разрешения на работу с данным контрагентом.
7. Сведения в информационную систему о контрагенте вносит специалист по договорной работе.
Порядок заключения договоров
1.Понятия и типы договоров:
1.1. Договором признается соглашение двух и более лиц (юридических и физических) об установлении, изменении или прекращении взаимных прав и обязанностей.
1.2. Для заключения договора используется стандартная, принятая в Компании форма договора.
1.3. Допускается заключение договоров, предлагаемых контрагентами в этом случае необходимо обязательно согласовывать данный договор с юрисконсультом Компании и директором по транспортной логистике.
1.4. Договоры с перевозчиками/экспедиторами заключаются только в простой письменной форме, что означает запрещение заключения договора в устной форме.
1.5. Договоры должны содержать следующие сведения:
а)дата подписания договора;
б)место подписания договора (город или населенный пункт);
в)полное фирменное наименование контрагента, под которым последний зарегистрирован в Едином Государственном Реестре Юридических Лиц, а также сокращенное название сторон по договору («Перевозчик»);
г)должности, фамилии, имена и отчества лиц, подписывающих договор, указания на их полномочия на подписание договора.
д)Реквизиты сторон:
с)почтовые реквизиты;
е)местонахождение (адрес) контрагента;
ж)банковские реквизиты сторон (номер расчетного счета, учреждение банка, код банка);
1.6.Необходимо обратить особое внимание на правильность указанных реквизитов контрагента. В дополнение нужно предупредить Перевозчика об освобождение Компании от ответственности за просрочку платежа в случае непредставления или неправильного указания платежных реквизитов.
1.7. В реквизитах сторон, при заключении договора с физическим лицом поля:
а)ФИО;
б)Паспортные данные;
в)Юридический адрес (прописка);
г)Фактический адрес;
д)Банковские реквизиты;
е)Контактные телефоны являются обязательными для заполнения.
1.8. Если Перевозчик – физическое лицо зарегистрирован, как индивидуальный предприниматель не имеет печати, на договоре, ниже подписи, делается отметка рукой Перевозчика «Деятельность осуществляю без печати» или «работаю без печати», удостоверенная подписью Перевозчика.
Процесс заключения договора
1. Разрешается передавать подписанные со стороны Компании договоры перевозчикам до проведения комплексной проверки, при этом необходимо взять себе вместе со всеми требуемыми документами подписанный перевозчиком вариант договора.
2. Запрещается вносить информацию и работать с перевозчиками, которые не прошли комплексную проверку и не одобрены службой безопасности и юрисконсультом Компании.
3. С подписанным со стороны перевозчика одним экземпляром договора для комплексной проверки необходимо передать все документы установленные настоящей инструкцией.
4. При заключении договора и проверкой транспортного средства, проверяющий обязан соблюдать порядок, установленный настоящей инструкцией.
5.По итогам комплексной проверки перевозчика (компании, индивидуального предпринимателя) выносится разрешение/запрет на работу с данным перевозчиком.
6. После того, как на работу с перевозчиком получено одобрение службы безопасности и юрисконсульта, информация о новом перевозчике вносится в информационную систему.
7.Если перевозчик не прошёл комплексной проверки и даже если с ним заключен договор данный перевозчик не вносится в общую информационную систему и с ним запрещена работа.
8.Фотографии / ксерокопии хранится у юрисконсульта Компании.
9.Заключение договора с водителем, управляющим автомобилем по простой письменной доверенности (или путевому листу) не допускается. В этом случае необходимо связаться с владельцем автомобиля и договориться с ним о заключении договора лично.
Подписание договора
1. Договор подписывается исключительно лицом, уполномоченным на подписание договора. Допускается подписание договора при наличии доверенности от Перевозчика/Экспедитора, в которой указано право на подписание договоров.
2. Не допускается подписание договора лицами, не уполномоченными и не имеющими доверенности или по доверенности, не дающей права подписывать договоры.
3.Доверенность от Перевозчика/Экспедитора – юридического лица должна быть подписана руководителем и заверена печатью.
4.Подпись на договоре, сравнивается с подписью в паспорте уполномоченного на подписание договора лица.
5.При заключении договора с юридическим лицом, шапка договора оформляется следующим образом:
6. Если лицо действует на основании Доверенности, в договоре указывается дата и номер доверенности.
7. При заключении договора с индивидуальным предпринимателем, шапка договора оформляется следующим образом:
Внесение данных о контрагентах в учётную систему
1.Данные о Перевозчике/экспедиторе вносятся в информационную систему и передаются в работу только при заключении с ними договора, после проведения комплексной проверки контрагента.
2. До внесения в базу информации о контрагенте, предварительно необходимо проверить наличие данного контрагента в базе (программе 1С). Повторное внесение одного и того же контрагента не допускается.
Процедура оплаты
1. Для осуществления взаиморасчётов с контрагентами необходимо, что бы в договоре были заполнены сведения о расчетном счете юридического лица или счета в банковском учреждении у индивидуального предпринимателя. (Расчётный счёт, реквизиты сберегательной книжки, банковской карточки, лицевой или иной счёт физического лица на который можно перевести деньги безналичным платежом).
2. При предоставлении ИП реквизитов сберкнижки, пластиковой карточки, лицевого или иного счета физического лица (т.е. не р/счета), для перечисления необходимо, чтобы реквизиты этой карточки (сберкнижки) были указаны в договоре.
3.При изменении реквизитов, необходимо взять с перевозчика заявление следующего содержания:
4. Расчетный счет/карточка (иной счет) должен быть открыт на самого Перевозчика. Предоставление счета другого лица не допускается.
Карта процесса
Приложение №1, Анкета на контрагента
Сведения о перевозчике
- ФИО (наименование) __________________________________
- ИНН __________________________________
- Свидетельство о регистрации в качестве ИП/о внесении в ЕГРЮЛ (нужное подчеркнуть)
серии _____№ _______________, выдано___________________________________________ от ____________________________________________________________________________
- Паспортные данные перевозчика _______________________________________________
______________________________________________________________________________
- Адрес по прописке перевозчика ________________________________________________
- Фактический адрес проживания перевозчика _____________________________________
- Домашний (или иной стационарный) телефон перевозчика _________________________
- Сотовые телефоны перевозчика ________________________________________________
- Отношение к автомобилю: в аренде/лизинге/по ген.доверенности/иное(указать)________
______________________________________________________________________________
(наименование противоположной стороны по договору/доверителя) ___________________
______________________________________________________________________________
Сведения о водителе (заполняются, если водитель не является перевозчиком)
- ФИО водителя _______________________________________________________________
- Паспортные данные водителя __________________________________________________
______________________________________________________________________________
- Адрес по прописке водителя ___________________________________________________
______________________________________________________________________________
- Фактический адрес проживания водителя ________________________________________
______________________________________________________________________________5. Домашний (иной стационарный) телефон водителя ________________________________
- Сотовые телефоны водителя ___________________________________________________
Сведения о тягаче и его собственнике:
- Рег. № тягача_______________ цвет тягача ______________________________________
- VIN________________________________________ № двигателя _____________________
- ФИО (наименование) собственника тягача _______________________________________
______________________________________________________________________________
- Паспортные данные собственника тягача (из доверенности на ТС)___________________
______________________________________________________________________________
- Адрес собственника тягача (из Свидетельства на ТС) _____________________________
______________________________________________________________________________
- Телефоны собственника тягача ________________________________________________
Сведения о прицепе и его собственнике
- Рег. № прицепа ____________ цвет прицепа _____________________объем____________
- Наличие на прицепе (тенте, фургоне) дублирующих номеров: есть/нет
- ФИО (наименование) собственника прицепа _____________________________________
______________________________________________________________________________
- Паспортные данные собственника прицепа_______________________________________
______________________________________________________________________________
- Адрес собственника прицепа __________________________________________________
______________________________________________________________________________
- Телефоны собственника прицепа _______________________________________________
Дополнительная информация ____________________________________________________
____________________________________________________________________________________________________________________________________________________________
Документы
- В наличии документы перевозчика:
— свидетельство о регистрации в качестве ИП
— свидетельство о внесении в ЕГРЮЛ
— паспорт гражданина РФ
— заграничный паспорт
— иностранный паспорт (какого государства)________________________________________
— временное удостоверение личности (причина выдачи)_______________________________
— водительское удостоверение категории ___________________________________________
— временное разрешение на управление транспортным средством
— иное (указать)_________________________________________________________________
- В наличии документы водителя (заполняется, если водитель не является перевозчиком)
— водительское удостоверение категории ___________________________________________
— временное разрешение на управление транспортным средством
— паспорт гражданина РФ
— заграничный паспорт
— иностранный паспорт (какого государства)________________________________________
— временное удостоверение личности (причина выдачи)_______________________________
— иное (указать)_________________________________________________________________
- В наличии документы на тягач:
— свидетельство
— генеральная нотариальная доверенность
— договор аренды
— простая письменная доверенность
— путевой лист от собственника
— путевой лист от иного лица
— талон технического осмотра (просрочен/не просрочен)
— иное (указать)_________________________________________________________________
- В наличии документы на прицеп:
— генеральная нотариальная доверенность
— договор аренды
— простая письменная доверенность
— талон технического осмотра (просрочен/не просрочен)
— санитарный паспорт
— иное (указать)_________________________________________________________________
В документах отмечены следующие недочеты или особенности________________________
______________________________________________________________________________
______________________________________________________________________________
Прочие документы, которые есть в наличии у водителя_______________________________
____________________________________________________________________________________________________________________________________________________________
Достоверность сведений,
указанных в настоящей анкете подтверждаю __________________________________________
(ФИО, подпись)
Заключение службы безопасности ___________________________________________________
Заключение юрисконсульта________________________________________________________
Приложение №2, Номенклатура регистрации договоров
Обозначения:
0X / 0M – 0Y VL / #
Где
0X – вид деятельности, по которому заключается договор.
01 – договора хранения
02 – договора аренды
03 – договора по транспорту
04 – договора по подбору персонала
05 – прочие договора
0М – месяц заключения договора.
0Y – год заключения договора.
VL – ООО»ВАШ Лоджистикс», если несколько юридических лиц, можно делать обозначения каждого
# — порядковый номер договора
Пример:
01 / 01 – 20 VL / 53
Договор хранения, заключен в январе 2020 года, номер договора 53.
При смешивании в одном договоре различных видов деятельности обязательно указание на каждый вид деятельности.
Пример:
01-03 / 10 — 20 VL / 74
Договор на хранение и перевозку (доставку) грузов, заключен в октябре 2020 года, номер договора 74.
Регистрационный журнал (реестр договоров) находится у Административного секретаря.
Журнал регистрации договоров ведётся как в физическом так и в электронном виде.
Обязательными для заполнения являются следующие графы реестра договоров:
1. Номер договора.
2. Контрагент по договору.
3. Предмет договора.
4. Срок действия договора.
5. Ответственный исполнитель.