Развитие экспедиторской компании

Поможем с развитием экспедиторской компании, работаем над бизнес-процессами, маркетингом и продажами +7(499)404-18-38

ЦЕЛЬ — транспортный экспедитор, оказывающий комплекс услуг клиентам:

  • Автоперевозки;
  • Авиаперевозки;
  • Контейнерные перевозки;
  • Малотоннажные (сборные) доставки;
  • Морские перевозки.

Влияние на компанию внешних факторов: 

  • При перевозках по РФ нужно учитывать налог НДС 18% к которому ИФНС подходит всё строже. Работа с компаниями прокладками повышает риски.
  • Международные перевозки нет НДС, но есть риски задержки на таможне и риски из-за политической ситуации.

(Для развития экспедиторской компании воспользуйтесь нашей базой знаний в которой есть стратегии развития, бизнес-процессы, продажи, маркетинг и т.д.)

Текущие ограничения компании

1. Ресурсы: люди, деньги, время и пр.
2. Не достаточно опыта в административной, бухгалтерской, финансовой, юридической областях.
3. Молодая компания – мало доверие клиентов.

КАК БЫТЬ

1. Концентрация на «простых» услугах, не требующих отвлечения ресурсов;
— Чёткое распределение обязанностей для концентрации на важных направлениях;
— Построение саморегулирующейся системы;
— Продажа легко продаваемых услуг из комплекса;
— Наращивать оборот и доход для «кредитования» развития новых услуг;
-Работа над рентабельностью текущих перевозок;
— Загрузка одного текущего направления для того, что бы принимать людей, которые смогут освободить нас от оперативной работы. Работа в данном случае должна быть максимально однообразна. Пример: выставление счетов.

2.  Владельцу освободившись от оперативной работы обучаться, развивать новые направления;
— Приём сотрудников имеющих достаточные компетенции;

3. Продавать легко продаваемые услуги с последующим предложением других услуг;
— Предлагать текущим клиентам другие наши услуги;
— Брать у текущих клиентов и перевозчиков рекомендательные письма, для предоставления новым;
— Активный партизанский маркетинг;

4. Брать у текущих клиентов и перевозчиков рекомендательные письма, для предоставления новым;

5. Наладить обучение новых не опытных сотрудников.

6. Ввести мотивацию логистов на привлечение новых клиентов.

Сейчас активно приложить усилия к сокращению затрат и увеличению продаж, нужно вывести продажи и перевозки на постоянный уровень.

Стратегия развития экспедиторской компании

Развитие бизнеса по этапам
Сейчас

Автоперевозки РФ

Первый этап

Автоперевозки РФ.
Сборные перевозки РФ
Международные перевозки

Второй этап

1.Большая диверсификация и специализация логистики по направлениям:

Экспедиторские услуги РФ и международные.
Сборные перевозки, авиа, малотоннажные, дистрибуция.
Склады. Сборные перевозки. Кросс-докинг.
Услуги связанные с упаковкой, доупаковкой, упаковкой, консолидацией и т.д.

2.Открытие филиалов по РФ

Третий этап.

1. Полноценный 3PL оператор
2 .Развитие диверсифицированных направлений в отдельные бизнесы и их развитие. (Или развитие в рамках одного АО с капитализацией):

Экспедиторские услуги рФ и международные.
Сборные перевозки, авиа, малотоннажные, дистрибуция.
Склады. Сборные перевозки. Кросс-докинг.
Услуги связанные с упаковкой, доупаковкой, упаковкой, консолидацией и т.д.
Услуги комплексной (контрактной) логистики . услуги с добавленной стоимостью.
Собственный парк автотранспорта.
Курьерские услуги для интернет-торговли.

Стратегия на четырёх перспективах

Стратегию в целом и по каждому подразделению предлагаю основывать на четырёх перспективах. Опираясь на эти перспективы нужно продумать что мы хотим исправить, внедрить и т.д. Это позволяет не расплываться пр формировании стратегии развития компании, а находиться всегда в рамках перспектив.

Финансы

Всё, что касается продаж в денежном выражении

Клиенты

Всё, что касается клиентов (сегментирование, лояльность и т.д.)

Бизнес процессы

Технологии продаж, отчёты и документы

Персонал

Набор, мотивация, обучение

Развитие экспедиторской компании на 6 месяцев

Предлагаю сконцентрироваться на развитии того, что есть сейчас и где есть готовый, обученный и желающий работать персонал. Данная концентрация на важном позволит получить стабильность и результат быстрее.

1. Активное привлечение клиентов на текущие услуги: авто РФ, авто МЖД.
Данные услуги позволяют работать по постоплате и с отсрочкой оплаты перевозчикам.

2. Активная разработка мультимодальных перевозок, особенно из Китая.
Данная услуга позволяет загрузить очень плотного одного человека, достаточно прибыльная, клиенты могут делать частичную предоплату. У нас есть сотрудник, который не загружен работой.

3.Менее активная концентрация на жд перевозках. Привлекаем только клиентов на предоплате или с коротким сроком оплаты.
Практически все жд перевозчики требуют предоплату, у нас нет достаточно профессионального и активного сотрудника по этим перевозкам.

4. Активно развиваем сборные и авиа международные перевозки, особое внимание и развитие прикладываем к Китаю.

5. Ввести и отработать бизнес-процессы внутри отделов, между отделами, внешние процессы. Это необходимо для того, что бы все в компании от курьера и нас понимали что как и в какой момент делают.

Продажи

Нет активного и постоянного привлечения клиентов.

Причина:

Нет системы активных продаж.

Страдает сервис.

Не налажен сервис для потенциальных клиентов.
Не ведётся работа по развитию текущих клиентов.

Краткое решение по продажам (всё остальное далее)

Контроль работы МП:

  • Давать задание на холодный прозвон проработку запросов и чёткое отслеживание работы.
  • Введение бизнес прототипов что бы человек не терялся а всегда знал что делать.
  • Введение планов для МП по продажам холодным звонкам и встречам.
  • Подготовка ком предложений в минимальные сроки.
  • Развитие текущих клиентов, поддержание отношений и понимание в перспективах работы.
  • Убрать из работы «кота в мешке» знать и предвидеть следующее действие клиента.
  • Развитие отношений с текущими клиентами, понимание перспективы клиента: что-то не нравится, планирует уходить, планирует развивать отношения, анкетирование и опросы клиентов.
  • Внедрение CRM стратегии.
Развитие текущих клиентов

Необходимо плотное сотрудничество производства и Коммерческого департамента. Производство формирует заявки на привлечение клиентов в других городах, для обратных грузов, с помощью которых будут возвращаться машины.
Также необходимо привлечение новых клиентов, которые используют другой подвижной состав. Рефрижераторы, Газели, 36м3,120м3, Изотермические машины и т.д

Развитие экспедиторской компании по клиентам
Ведение клиента в компании по этапам и ответственность

Менеджер по продажам ведёт таблицу позволяющие видеть внедрение в клиента и использование услуг нашей компании.

Таблица по развитию клиентов
Таблица по учёту использования услуг компании
Маркетинг
Маркетинг клиентский
  • Необходимо всегда быть в глазах клиента динамичной, развивающейся, открытой и привлекательной компанией.
  • Поддерживать пусть пока и примитивный фирменный стиль в маркетинговых и иных материалах.
  • Компания должна постоянно общаться с миром, клиенты знать о компании:
     -Почтовая рассылка наших материалов.
     -Ежемесячная электронная рассылка информации о рынке.
  • Выставление счетов:
    — возобновляем вложение шоколадок;
    — возобновляем вложение информации о компании.
    — к счёту прикладываем просьбу оплатить, а сам счёт можно делать на цветной бумаге, как сам договор с перевозчиком и клиентом.
    — в счёт вкладываем также информацию, что при возникновении вопросов обратитесь к бухгалтеру и контакт.
  • Всем клиентам отправляем письмо кто есть кто в КОМПАНИИ и к кому обратиться. Кто такой и для чего клиенту нужен МП и логист. Куда отправляем заказ и пр.
  • Решаем с подарками на НГ.
  • Узнать дни рождения клиентов – поздравлять.
  • Другое – думаем.
Интернет маркетинг

Посмотреть статью- Как мы рекламировали компанию-грузоперевозчика с нуля и бюджетом 5000 рублей в месяц.

Сервис для клиентов текущих
  • Проводить анкетирование по поводу удовлетворения услугами (относится к маркетингу, включил в сервис).
  • Входящие звонки и запросы , кто и как отрабатывает?
  • Чёткое выставление счетов и прочих документов.
  • Отслеживание движение транспорта и электронное оповещение клиентов о движении и разгрузках — на автомате.
  • Закупить штампы и ставить отметку на заявке клиенту с информацией ответственного за перевозку с номером телефона и его руководителя.
  • Чёткая работа с претензиями.
  • Поддержание активной связи после заключения договора.
  • Внедрение ИТ программы ускоряющих работу сотрудников компании.
Сервис потенциальных клиентов
  • Входящие звонки – доступность компании.
  • Поддержание активной связи после получения запроса на расчёт.
  • Консультации и ведение клиента при заключении договора и перед этим.
  • Скорость подготовки коммерческих предложений — подготовить заранее прототипы КП.
  • Скорость рассмотрения договоров и протоколов.
Трудовой день сотрудников
  • Загруженность людей, нет перевозок не болтайся. Прорабатывай базу перевозчиков, вводи новые услуги.
  • Нет работы у логистов
  • Внедрение программы утренний обзвон клиентов с запросами на перевозки. С предоставлением отчётов каждым логистом.
  • МП поднимают старые запросы и ком предложения и отправляют запросы на «старые» запросы логистам для проработки и обновления ставок и делают новое предложение потенциальному клиенту.
Финансы.

Проблема с оплатами перевозчикам из-за того, что:
— проблема с оплатами клиентов, дебиторка.
— из-за того, что не хватает оборотных средств;

Решение:
1. Активное привлечение новых клиентов для выравнивания ситуации с прибылью.
2. Решение вопроса по оплате с клиенами.
3. Увеличение оборота по РФ даже с минимальной маржой и быстрой оплатой.
– использование оборота вместо кредита Что позволит активно оплачивать либо предоплатные перевозки, либо хорошо платить за текущие перевозки.
— мотивировать логистов получать нужное количество перевозок на маленькой марже и зарабатывать на «хороших» клиентах.
— привлекать новых клиентов на минимальный срок или с предоплатой (по возможности).
4. Активная ежедневная работа с дебиторкой: продажник, бухгалтер, юрист. (Юрист вплоть до арбитража, с бухгалтером выставление пеней за просрочку).
5. Активная работа с возвратом ТТН. (Это же относится к сервису).
6.Улучшать условия с клиентами уменьшая сроки оплаты и увеличивать по возможности у перевозчиков.

Персонал
  • Отдел продаж

1. Продажи – внутреннее
2. Продажи – внешнее.
3. Ведение отчётности.
4. Маркетинг – основы.
5. Услугам.
6. Решение конфликтов с клиентом.
7. Законы и пр.
Всех.
Взаимоотношения с клиентами.
Решение конфликтов.
Законодательство.
Услуги что из себя представляют.

  • Бухгалтерия

1. Упорядочивание работы.
2. Ввести финансовое планирование.
3. Работа с дебиторской задолженностью.
4. Выставление счетов.
5. Возврат ТТН –отслеживание.
6. Доставка счётов и отслеживание и улучшение сроков.

  • Юрист

1. Выстраивание работы и приоритетов, что важнее для компании.
2. Как и с кем взаимодействует внутри компании и вовне.
3. Выстраивание работы по претензионной работе.
4. Контроль работы по страховыми и судебными случаями.

Меры по упорядочиванию дисциплины

Установить материальную ответственность за некачественную работу. По всем нижеперечисленным случаям обязательное письменное объяснение, которые анализируются в конце расчетного месяца.

1. Опоздания на работу более чем на 30 минут.- За каждый случай штраф 500 руб.

2. Контроль машин в пути логистом, несвоевременная информация.- Штраф 500 руб за каждый случай. ЛОГИСТ

3. Несоблюдение проверки безопасности (контакты 3 клиентов и правила проверки перевозчиков) штраф 3000 руб. ЛОГИСТ И ОТВЕТСТВЕННЫЙ ПО ДОГОВОРАМ

4. Отсутствие уставных документов перевозчика при осуществлении перевозки и особенно при оплате за перевозку (2 свидетельства, Устав 3 листа, приказ на уполномоченное лицо с правом подписи) для подтверждения факта осмотрительности при выбора контрагента.- Штраф 5000 руб. ОТВЕТСТВЕННЫЙ ПО ДОГОВОРАМ

5. При отсутствии оригинала договора отданы счета в оплату Штраф 1000 руб. ОТВЕТСТВЕННЫЙ ПО ДОГОВОРАМ

6. Произведена загрузка с перевозчиком при отсутствии какого-либо договора. Штраф – 1000 руб. ЛОГИСТ И ОТВЕТСТВЕННЫЙ ПО ДОГОВОРАМ

7. Срыв погрузки – объяснительная, далее разбор ситуации. Повторная ситуация – штраф 3000 руб.ЛОГИСТ

Логистика

Руководитель отдела перевозок

1.Контроль утреннего обзвона клиентов закреплёнными логистами.
2.Осуществление мониторинга качества произведенных отгрузок.
3.Статистика по выполненным и отказанным перевозкам для последующего поиска перевозчиков по направлениям, которые сейчас не закрываются.
4.Распределение работы между логистами на свое усмотрение (по направлениям или по клиентам)
5.Просчет тарифов, подготовка тендерных предложений.
6.Контроль и регулирование работы в отделе.
7.Ведение отчётности по отделу.

Работа с персоналом отдела логистики/экспедирования

1.Проводить еженедельные собрания не более 30 минут, подводить итоги по проделанной работе каждым логистом
2.Все задачи распределять и отчитываться о сделанных заданиях.
3.Обязательно ввести план по поиску и привлечению новых перевозчиков. Причем плановое кол-во регулирует начальник отдела, исходя из загруженности логистов.
4.Установить обязательный план по закрытию машин (индивидуальный).
5.Ввести письменные объяснительные по опозданию, срыву машин и др. «несчастных» случаев. И по итогам месяца, анализируя объяснительные – премировать/депремировать сотрудника.

Обязанности сотрудника отдела перевозок/экспедирования

1.Получение и оформление заявок от клиентов.
2.Оформление заявок на перевозку с перевозчиком.
3.Обязательный контроль машин в пути. Контрольное время занесение информации 10 ч и 17 ч.
4.Поиск новых перевозчиков для выполнения услуг и предварительная их проверка.

Работа с перевозчиками

1. Выстраивание работы по привлечению перевозчиков. (возможен приём людей для работы в полях)
2. Выстраивание маркетинговой работы с перевозчиками.
3. Проработка обратных загрузок.
4. Проработка топливных карт, телефонных и пр.

Безопасность в компании

По этой теме у нас есть материалы на странице БЕЗОПАСНОСТЬ

Ответственный по договорной работе:

1.Заключение договоров, получение оригиналов и копии документов.
Из-за не 100% временной загруженности с последующим выделением в отдельную единицу, а пока:
2.Работа с перевозчиками: рассылки, звонки.
3.Прозвон новых перевозчиков по базам и проработка перевозчиков по направлениям.
4.Подготовка аналитики по ценам, количеству транспорта и пр. Для передачи руководителям для принятия управленческих решений.

Функциональная структура с перспективой
Структура компании
Текущие зоны ответственности (концентрация на важном)
Схема ответственности экспедиторской компании
Схема развития услуг с перспективой

Цветовые обозначения для восприятия.

  • Зелёным цветом выделены основные услуги которые экспедиторская компания осуществляет сейчас.
  • Жёлтым цветом обозначаются услуги на ближайшую перспективу.
  • Красным потенциальные услуги на более длительный период времени.
Обозначение услуг по цветам

В данном случае приведены услуги и перспективы развития для примера, вернее по другой компании. У каждой экспедиторской компании будут свои планы и перспективы развития. Данная схема позволяет сотрудникам концентрироваться на текущих услугах и знать как компания планирует развиваться, а значит как нужно действовать сотруднику компании с каждым клиентом.

Услуги транспортно-экспедиционной компании