Бизнес процессы на складе в транспортно-экспедиционной компании

Общие положения

Любая работа с грузами производится только по заявке из офиса (в специально оговоренных случаях по заявке от клиента).
После получения заявки МС вносит дополнения в список допуска и передает его охраннику.
Список допуска – список, постоянно находящийся у охранника с названиями клиентов или фамилиями лиц имеющих право допуска на склад в течение дня (формируется ежедневно).

1. Приемка.
Приемка груза осуществляется по предварительной заявке.
В момент приемки груза оформляется приходная накладная с присвоением складского номера (лота).
Приходная накладная должна содержать две подписи сотрудника склада с расшифровкой фамилии:
1)принял и 2)проверил.
После помещения груза на конкретное место склада на накладной указывается номер условной ячейки.
Накладная, заявка и доверенность (если таковая имеется) подшиваются в архив склада.
В случае если груз поступил с таможни, то необходимо в архив склада к накладной подшить копию ГТД.

2. Сборка заказа.
2.1. Регистрация заявки.

Полученную заявку просматривает Менеджер Склада (МС) или Контролёр .
Заявка должна содержать следующие обязательные атрибуты:
• код операции
• наименование нашего клиента
• название получателя (ФИО получателя)
• четкие указания, что надо сделать (подготовить, выдать, получить, упаковать)
• дату и предполагаемое время отгрузки
• кол-во мест
• вес
• расшифрованная подпись
Сотрудники склада не имеют права корректировать заявку.
Некорректная заявка не может быль корректно выполнена!

2.2. Уточнение заявки.
Если в заявке недостаточно атрибутов или содержатся неточности, то необходимо проинформировать об этом менеджера по работе с клиентами и получить от него уточнения.
Все уточнения в заявках оформляются письменно.
Проверив заявку, МС передаёт её Контроллеру. Контроллер регистрирует заявки в порядке их поступления, распечатывает подборочный лист (или предварительную накладную), проверяет и передаёт МС.

2.3. Порядок подборки

Груз подбирается по предварительной накладной (или по заявке) .
Сборка заказа осуществляется заблаговременно (выдача производится другим сотрудником во избежание ошибки).
Собранный заказ размещается на стандартных поддонах в специально выделенной зоне, и каждый поддон маркируется с указанием номера заказа, общего количества мест в заказе и фамилии сборщика. Подобранный заказ должен быть проверен.

Расходная накладная должна содержать две подписи сотрудника склада:
1)подобрал и 2)проверил.

3. Отгрузка груза

Отгрузка осуществляется только по заявке на выдачу груза.
3.1. Прибытие получателя
Если время прибытия не согласовано заранее, получатель обслуживается в порядке общей очереди.
Вне очереди обслуживаются срочные заказы.
МС проверяет:
А. Доверенность
Б. Паспорт
В. Заявку (разрешение) на выдачу
При выявлении ошибок (несовпадении данных) в документах получателя, его обслуживание приостанавливается (желательно не нарушая очередность). МС связывается с Менеджером по работе с клиентами и получает от него письменные инструкции. Если получатель прибыл после 17.45, то его обслуживание возможно только после получения письменного согласия от клиента на проведение сверхурочных работ.
МС собирает и проверяет на планшете набор всех необходимых документов:
А. Заявку
Б. Подборочный лист
В. Накладную на отпуск
Г. Пропуск на выезд

3.2. Погрузка.

МС отдаёт указание о начале погрузки грузчику и забирает доверенность у получателя.
Получатель проверяет груз в соответствии с накладной и расписывается в ней в том, что «груз получен полностью, упаковка не нарушена», ставит дату получения груза, делает другие пометки и замечания.
После того как получатель расписался в получении груза, МС выдает ему пропуск на выезд и 2-й экземпляр подписанной накладной.

4. Упаковка заказа

Полученную заявку просматривает Менеджер склада (МС) или Контролёр и предает Ответственному за упаковку (ОУ).
ОУ
1) анализирует заявку и при необходимости уточняет детали.
2) оценивает объем требуемого материала и при необходимости делает заявку на покупку недостающего количества в оперативный отдел.
3) Оценивает объём работы и подбирает состав бригады на изготовление упаковки.
4) Проверяет наличие и исправность инструмента
5) Выбирает время для производства упаковки (при необходимости дополнительно уточняет с Ответственным Менеджером сроки готовности).
6) По окончании упаковки заполняет отчет по форме и высылает его в офис ОМ,

5. Безопасность

Все служащие должны рассматривать вопросы сохранности как первостепенные.
За сохранность продукции на складе сотрудники несут полную материальную ответственность перед компанией.
(Если величина убытка превысит возможности прямого возмещения в рамках зарплаты сотрудника, то компания вправе добываться соответствующего наказания сотрудника за воровство, халатность или бездействие, повлекшее убытки и требовать взыскания убытков через суд).
Закрытие склада фиксируется дополнительной пломбой с записью номера в спец.журнале.
Открытие бокса происходит после тщательного осмотра пломбы на предмет целостности и соответствия номера.
В случае выявленных нарушений пломбы или несовпадения номера привлекаются сотрудники службы охраны базы, и составляется акт подробным описанием события.
Нахождение посторонних лиц (без сопровождения) в складской зоне (кроме как в специально выделенных для этого местах) запрещено.
Вывоз любого груза со склада (как и перемещения, межу боксами) без предъявления охране запрещен.
При выходе сотрудников со склада возможен личный досмотр на предмет отсутствия предметов хранения (досмотр может производиться охранником, нач. склада, либо уполномоченным на это сотрудником компании).
На склад запрещен допуск лиц без предварительной заявки из офиса.
Для беспрепятственного допуска, какого либо лица на склад он должен быть внесен в список допуска, который формируется менеджером склада на основании заявок и постоянно находится у охранника на руках.
Запрещено работать на компьютере сотрудникам, у которых это не входит в обязанности. На вход в систему должен быть пароль.

6. Проверка заказа

Проверка заказа применяется по умолчанию для всех клиентов склада.

За соответствие этой процедуре несет ответственность каждый Менеджер Склада (МС).
Проверку заказа рекомендуется поручать лицу, не подбиравшему его.
Для начала проверки необходимо убедиться, что сборка заказа окончена, получить все документы, проверить пометки на предварительной накладной (заявке) и выяснить местоположение всех частей заказа. Рекомендуется собрать их в зоне проверки.
Заказ сверяется с подборочным листом по коду, количеству и др. параметрам указанным в нём.

Не рекомендуется производить подбор по заявке, а проверять по предварительной накладной. Это может привести к расхождениям. Документы лучше сверять отдельно.
Проверенные позиции помечаются в предварительной накладной. Любые расхождения должны быть немедленно устранены, а причины выяснены.

7. Инвентаризация

Ответственность за инвентаризацию несёт Начальник Склада.
Инвентаризация проводиться по приказу подписанным Генеральным директором или его заместителем.
Инвентаризация проводиться одновременно всех грузов данного клиента.
В состав комиссии обязательно входят Менеджер Склада и Менеджер по работе с клиентами (желательно менеджер ответственный за данного клиента) и желательно сотрудник любого незаинтересованного отдела. Состав комиссии может быть определен в приказе.
В день проведения инвентаризации выдача продукции данного клиента не производится.
К началу инвентаризации должны быть подготовлены списки хранимой продукции клиента без указания количества, схема размещения продукции на складе, а также выделено необходимое количество грузчиков для такелажных работ.
По окончании физического пересчета производиться документальная сверка и составляется итоговый акт инвентаризации, в котором отражаются результаты, а при необходимости оформляется накладная расхождения.
Акт инвентаризации и накладную обязательно пописывают все стороны.

8. Ежедневная выборочная проверка

Ответственность за ежедневную выборочную проверку несут Менеджеры Склада.

Ежедневная выборочная проверка осуществляется силами склада в виде инвентаризации.
Выбор продукции (клиента) для проверки, а также состав проверяющих определяет Начальник Склада. (В комиссию должно входить не менее двух человек, в том числе Менеджер Склада. Состав комиссии всякий должен меняться.).
По результатам проверки оформляется акт с указанием расхождений.

Положения, которые необходимо соблюсти в процедурах

1. Упорядочить хранение продукции по характеру и наименованию.
2. Разбить склад на условные ячейки
3. В каждой накладной по грузу должны быть указаны координаты места на складе (условная ячейка)
4. На каждой единице хранения (коробке, паллете) должен быть указан код и складской лот.
5. На всех паллетах должны быть складские карточки с указанием количества единиц продукции
6. Продукция, не имеющая складских карточек должна храниться отдельно (во избежание ошибок до момента изготовления карточки)
7. Подбор заявок осуществлять только по выписанным накладным.
8. Подобранные заявки обязательно необходимо перепроверять при выдаче (другим сотрудником).
9. Запрещено находиться рядом с каким-либо грузом без задания на проведение работы
10. Ввести обязательную ежедневную выборочную проверку продукции
11. Присылать в офис ежедневный отчет по движению (прием/выдача) грузов на складе
12. Ограничить доступ к РС.

Время выдачи груза на складе 20 мин.