Что выясняет транспортный аудит

Транспортный аудит это проверка действующих бизнес процессов подразделения транспортной логистики в разрезе работы с транспортными средствами.Его цель получение полной информации о реальном состоянии дел по ведению транспортной деятельности в организации.

Целью аудита является проверка действующих бизнес процессов подразделения транспортной логистики в разрезе работы с привлечённым транспортом.

1. Проведение аудита действующих бизнес процессов на соответствие:
— выполнение действующих инструкций;
— выполнение утверждённых правил и процедур;
— экономическая эффективность (затраты);
2. Выявление возможных коррупционных схем в подразделениях заказчика.
3. Документационное обеспечение и документооборот, анализ выбранных подрядчиков.

План экспресс-аудит со сроками исполнения

  • Сбор статистической информации 3 дня
  • Сбор и изучение бизнес-процессов 2 дня
  • Интервью с руководителями функциональных направлений 2 дня
  • Оценка взаимоотношений с подрядчиками 2 дня
  • Анализ полученной информации 5 дней
  • Подготовка результатов аудита и рекомендаций 2 дня

Сроки выполнения экспресс- аудита 15 рабочих дней.

Описание выполняемых работ и достигаемый результат.

1. Изучение статистической информации по работе привлечённого транспорта за один квартал. Получение статистической информации о движении транспорта, целесообразность использования, методы подбора подвижного состава. Поиск «узких мест», проблем, как с точки зрения проблем с качеством, так и с точки зрения излишних затрат, ( дублирование процессов, возможность передать определенный процесс другому сотруднику без ухудшения качества и ликвидировать лишние звенья).

2. Изучение текущих бизнес-процессов и проверка их выполнения в подразделении.
Последующее проведение аудита по выполнению процессов их соответствие выполняемой работе.

3.Проведение интервьюирования ключевых сотрудников, которые лучше всех знают, как все работает. Разбор бизнес-процессов, как они должны быть по инструкциям, и далее выяснения реальности, что происходит.

4. Оценка взаимоотношений с подрядчиками. Проводится анализ системы выбора перевозчика или экспедитора, требования тендерных инструкций и фактические принципы по которым были выбраны подрядчики. Выявление возможных коррупционных схем в работе сотрудников с подрядчиками. Краткая характеристика каждого подрядчика. Проверка минимального пакета осмотрительности по отношению к контрагенту и контроль выполнения сотрудниками, как и кто производит.

5. Подготовка результатов аудита и рекомендаций.
По результатам экспресс-аудита должен быть составлен отчёт о работе логистического подразделения.

  • Предложены мероприятия направленные на оптимизацию логистической системы.
  • Правила выполнения процедур, правил, политик и бизнес-процессов.
    Рекомендации по выбору, надёжности и оценка привлечённых контрагентов в т.ч. с точки зрения оценки договорной работы с экспедиторами и перевозчиками, соответствие контрагента требованиям должной осмотрительности и т.д.
  • Рекомендации по анализу структуры и эффективности транспортных затрат.
    Анализ достаточности и корректности документального сопровождения перевозок.
  • Анализ коррупционной составляющей в работе сотрудников.
Проведение аудита собственного или арендованного транспортного парка.

В процессе аудита транспортного подразделения особое внимание уделяют процессам которые могут привести к нарушению законодательства и штрафам.

1. Подана ли информации о начале осуществления деятельности по предоставлению услуг по перевозкам грузов автомобильным транспортом, грузоподъемность которого составляет свыше 2,5 тонн (за исключением таких перевозок, осуществляемых для обеспечения собственных нужд юридических лиц, индивидуальных предпринимателей) в Федеральную службу по надзору в сфере транспорта.

2.Как организована работа водительского состава, соответствует ли она требованиям обеспечивающих безопасности дорожного движения, исполняются ли нормы работы и отдыха.

3.Выявление и актуализация причин ДТП на предприятии с последующим обучением и повышением квалификации водителей транспортных средств.

4.Техническая проверка транспортных средств по обеспечению безопасности работы водителей.

5.Аудит наличия и ведения документации связанной с работой автопарка. (Проведение плановых и внеплановых инструктажей, ведение путевых листов и т.д.).

6.Проверка наличия индивидуальных средств безопасности: сигнальные жилеты водителей, знаки аварийной остановки, противооткатные упоры-башмаки и т.п.

7.Проверка ведения документооборота в транспортном подразделении.