Улучшение бизнес-процессов
Улучшение бизнес-процессов направлено на повышение их эффективности, оптимизации затрат на выполнение операций и внедрение программных продуктов в бизнес.
Консультанты по бизнес-процессам работают над улучшением взаимодействия между отделами компании и её партнёрами за счёт улучшения бизнес-процессов, что в итоге влияет на увеличение прибыли и сокращение расходов.
- Оценка эффективности бизнес процессов
- Повышение эффективности бизнес-процессов
- Автоматизация и оптимизация бизнес процессов
- Разработка моделей бизнес процессов
Бизнес-процессы редко бывают настолько эффективными, насколько они могли бы быть. Большинство предприятий никогда не останавливаются, чтобы переоценить свои процессы – они просто придерживаются того, с чего начали. Хотя это не обязательно плохо, оно оставляет место для ошибок.
И вот тут начинается улучшение бизнес-процессов.
Что такое улучшение бизнес-процессов (BPI)?
Улучшение бизнес-процессов (BPI), хотя оно и не имеет общепринятого определения, может рассматриваться как анализ и улучшение существующих бизнес-процессов.
Это делается путем составления схемы бизнес-процесса, выявления неэффективных процессов, внесение изменений и сопоставления исходных показателей.
Как правило, основными целями BPI являются:
- Сокращение времени процесса. Поиск путей ускорения и повышения эффективности процесса. Это можно сделать разными способами: от устранения бесполезных шагов до внедрения новых технологий.
- Улучшение качества выпускаемой продукции. Создание более качественного продукта с теми же затратами ресурсов. Обычно это означает поиск шагов в процессе, которые негативно влияют на конечный продукт, что приводит к дефектам и ошибкам.
- Удаление лишних процессов. Обнаружение расточительных процессов и удаление их из рабочего процесса. Это может помочь в достижении первых двух целей или просто повысить общую производительность. Если сотрудникам не нужно выполнять бесполезную работу, они могут тратить больше времени на работу, которая создает ценность для компании.
Шаги по улучшению бизнес-процессов (BPI)
Существует множество различных методологий улучшения бизнес-процессов, но общая идея, как правило, одна и та же: взять старые процессы и найти способы их улучшить.
Ниже приведены типичные шаги, которые нужно предпринять для реализации инициативы BPI.
- Картирование процесса.
Если ничего не знать про процессы, как можно проанализировать их эффективность?
Отображение бизнес-процессов – это хороший способ понять, как работает компания, и найти все, что может показаться слабым или неэффективным.
Самый простой способ сделать это – использовать ручку и бумагу, и нарисовать схему шагов, включенных в процесс. Это, однако, немного устарело – лучший способ отобразить процессы с помощью программного обеспечения.
Графические программы, позволяют рисовать схему процесса в цифровом виде.
Программное обеспечение позволяет отслеживать процессы в режиме реального времени, а не просто записывать их на графике. Это имеет несколько потенциальных преимуществ:
Полное отслеживание процессов — с помощью графического инструмента у компании есть простой документ с блок-схемой процессов. С другой стороны, благодаря программному обеспечению процессы выполняются в режиме реального времени. Можно видеть, кто работает, опаздывает ли кто-то с крайним сроком и т. д.
Подотчетность и производительность. Поскольку весь процесс отслеживается программным обеспечением, каждый знает, когда и над чем он должен работать, и, в свою очередь, отвечает за свою работу. Это, в свою очередь, приводит к повышению общей производительности.
Автоматизация – программное обеспечение обычно поставляется с интеграцией с различными инструментами автоматизации задач. Это позволяет исключить любые бесполезные, непростые процессы, позволяя сотрудникам сосредоточиться на работе, которая имеет значение.
- Анализ процесса.
Как только руководство компании наметило процесс, можно начинать анализировать его. Нужно ответить на следующие вопросы:
Есть ли какие-либо шаги в этом процессе, которые занимают больше времени, чем они должны?
В случае если есть задержки или пропущенные сроки, что является основным фактором для этого?
Какие шаги оказывают наибольшее влияние на качество продукции, и есть ли способ сделать их более эффективными?
Можно использовать различные типы инструментов улучшения бизнес-процессов, в качестве основы для поиска неэффективности или проблем.
- Поиск решений.
После того как были определены недостатки в старом процессе, необходимо выяснить, как его изменить. Это, конечно, очень сильно зависит от конкретной ситуации, и не существует единого решения для всех.
Есть, однако, несколько лучших практик, которым можно использовать:
Выбор правильных метрик для сравнения – можно сравнить новый процесс со старым с точки зрения эффективности, чтобы узнать, лучше это или нет.
Работа с сотрудниками.
Понимание ошибок. В некоторых случаях решение творит чудеса в краткосрочной перспективе, но оказывается неэффективным или дорогостоящим в долгосрочной перспективе.
Определение точных объемов изменений. Нужно узнать, какое влияние окажет решение.
Проведение анализа рисков. Нельзя предсказать результат со 100% точностью. Нужно учесть все, что может пойти не так. Например, методология производства на первый взгляд может показаться чудом – вплоть до того момента, когда она полностью выйдет из строя из-за незначительного недосмотра.
- Реализация.
Внедрение является очень важным шагом для успеха инициативы по улучшению бизнес-процессов – если что-то пойдет не так, можно потерять больше, чем стоил неэффективный процесс.
Шаги для успешной реализации заключаются в следующем:
Внедрение изменений в небольшом масштабе, чтобы снизить риски. Прежде чем вносить изменения во всей компании, лучше протестировать их в небольшом масштабе и сравнить с исходным процессом.
Приобретение нужных ресурсов и определение следующих шагов.
Бенчмаркинг.
Вещи обычно не идут точно так, как было спланировано. После того как внесены изменения, нужно все отслеживать, следя за тем, чтобы все было так, как должно быть.
BPI – это непрерывный процесс – всегда есть что-то новое, что можно протестировать и внедрить.
Методологии улучшения бизнес-процессов (BPI)
Методологии BPI помогут применить структуру к инициативе, а не просто идти по течению. Некоторые из самых известных методологий BPI включают:
- Шесть сигм.
Шесть сигм была впервые разработана инженерами Motorola и используется для измерения дефектов или несоответствий в процессе. Это, в свою очередь, может быть использовано для совершенствования конечного продукта.
Шесть сигм также используется в качестве индикатора уровня эффективности процесса.
- Бережливое производство.
В то время как «Шесть сигм» фокусируется на устранении дефектов для улучшения качества продукции, бережливое производство стремится максимально оптимизировать сам процесс. Это означает, например, найти этап с низкой стоимостью в процессе и полностью его исключить, что повысит производительность труда сотрудников, но не окажет большого влияния на конечный продукт.
Система была разработана компанией Toyota как средство сокращения цикла от заказа до оплаты. Как правило, шаги по улучшению бережливого процесса включают в себя:
Определение ценности для конечного потребителя.
Составление схемы процесса и определение того, какие шаги не создают ценности.
Устранение шагов, которые не увеличивают ценность.
- Всеобщее управление качеством (TQM).
Всеобщее управление качеством (TQM) – методология, которая возникла в 1950 годах, но стала популярной только в начале 1980 годов.
Как и в бережливом производстве, ее основным приоритетом является обеспечение ценности для конечного потребителя. Разница, однако, в том, что TQM фокусируется на компании в целом, а не на отдельных процессах. Ключевая идея здесь заключается в том, что каждый отдел (от проектирования до маркетинга) внутри компании должен быть оптимизирован с учетом ценностей клиентов.
