Ведение воинского учета в организации

Обязанность по учету военнообязанных работников существует с советских времен и до сих пор не отменена. Однако руководители некоторых организаций пренебрегают этой обязанностью.

Максимум, что делают в организациях, это при приёме на работу проверяют военный билет и вносят запись в личную карточку работника (форма №Т-2). Часто в организации даже не соблюдают эту процедуру.

Однако все организации, независимо от организационно-правовой структуры, формы собственности и численности персонала, обязаны вести воинский учет.

Годовые отчеты должны представляться даже в том случае, если в организации нет военнообязанных.

Руководитель несет персональную ответственность за организацию и ведение воинского учета.

Правила ведения воинского учета

Если в вашей организации не организован воинский учёт и бронирование граждан, пребывающих в запасе, или организация не учтена в комиссии по бронированию граждан, пребывающих в запасе, то вам необходимо приказом по организации назначить ответственного за ведение воинского учёта, согласовать приказ с начальником отдела военного комиссариата в районе нахождения вашей организации и уведомить городскую комиссию по бронированию.

Для корректного ведения воинского учета компания должна составить план соответствующих работ на год (который также должен быть согласован с военкоматом). В таком плане следует указать все сроки мероприятий по учету сотрудников.

Если у компании есть обособленные подразделения, например, филиалы, ставить организацию на воинский учёт в каждом городе, где есть подразделение, не нужно.
Единого регламента постановки компании на воинский учёт нет. Военкоматы и комиссии по бронированию могут организовать процесс по-разному и запрашивать дополнительные документы.

Прежде всего стоит заметить, что вести воинский учёт следует не только по призывникам, но и по всем военнообязанным, которые трудятся/обучаются в организации. К таковым закон № 53-ФЗ (п. 1 ст. 52) относит всех лиц, пребывающих в запасе:

тех, кто был уволен из армии в запас;
лиц, имеющих отсрочку либо по каким-то иным причинам не успевших отслужить до 27, а с 2024 года до 30 лет (в том числе это освобожденные от службы по причине успешного завершения военной кафедры в университете);
лиц, отслуживших альтернативно на гражданке;
женщин, имеющих военные специальности.

Воинский учет ведется в отношении всех работников — даже тех, кто работает неполный рабочий день, по совместительству, на удаленке.

Если в компании трудятся лица, освобождённые от воинской обязанности в силу закона, либо женщины, не имеющие военной специальности-то вести в отношении них воинский учёт работодателю не нужно.

Вести воинский учёт можно в «1С:Бухгалтерия 8.3». Но лучше делать это в конфигурации «1С:Зарплата и управление персоналом», где эта возможность намного шире и функциональнее.

Документы, которые необходимо создать в организации для ведения воинского учёта:

Приказ о ведении воинского учета;
План работ по ведению воинского учёта;
Инструкция по ведению воинского учета в организации;
Дополнительное соглашение к трудовому договору со специалистом по ведению воинского учета.
Форму расписки о приеме документов воинского учета граждан.

Система документооборота.

У вас должно быть несколько папок с документами:

приказ об организации учета,
планы работ по воинскому учету,
картотеки сотрудников,
журналы проверок.

У каждой папки должно быть название. Например:

папка № 1 «Руководящие и регламентирующие документы». В ней можно хранить законы, приказы, инструкции, которые имеют отношение к воинскому учету — чтобы сотрудники могли ознакомиться с ними;
папка № 2 «Переписка с военным комиссаром». Все общение с военными комиссариатами регистрируется и хранится в отдельной папке;
папка № 3 «Картотека личных карточек военнообязанных сотрудников». Здесь будут данные о ваших сотрудниках.

Организуйте картотеку.

Все карточки должны быть распределены по нескольким разделам:

Офицеры запаса.
Солдаты, матросы, сержанты, старшины, прапорщики и мичманы запаса.
Военнообязанные женщины.
Призывники.

Храните отдельно карточки сотрудников, которые встали на воинский учет на срок более трех месяцев не по месту регистрации, а по месту жительства, не подтвержденному регистрацией. Как именно хранить, требований нет.

Разместите карточки сотрудников, снятых с воинского учета, отдельно от картотеки. Храните их до сверки с военным комиссариатом. После можно будет уничтожить, составив об этом акт.

Виды воинского учета в организации

Специальный воинский учёт

забронированные за органами государственной власти, органами местного самоуправления и организациями на период мобилизации и на военное время;
проходящие службу в органах внутренних дел, войсках национальной гвардии РФ, Государственной противопожарной службе, учреждениях, органах уголовно-исполнительной системы, а также подразделениях таможенных органов, осуществляющих оперативно-розыскную деятельность, в которых законом предусмотрена служба, не допускающая разглашения сведений, раскрывающих принадлежность конкретных лиц к кадровому составу, на должностях рядового и начальствующего состава, имеющие специальные звания.

2. Общий воинский учёт

На общем воинском учёте состоят остальные военнообязанные.

Число работников, осуществляющих воинский учет в организациях

Образец приказа об организации воинского учёта

Общество с ограниченной ответственностью
ПРИКАЗ
«» 20_ г. № __

место издания

Об организации воинского учета граждан, в т.ч. бронирования граждан, пребывающих в запасе Во исполнение федеральных законов от 31 мая 1996 г. N 61-ФЗ «Об обороне», от 26 февраля 1997 г. N 31-ФЗ «О мобилизационной подготовке и мобилизации в Российской Федерации», от 28 марта 1998 г. N 53-ФЗ «О воинской обязанности и военной службе» и постановления Правительства Российской Федерации от 27 ноября 2006 г. N 719 «Об утверждении Положения о воинском учете»

ПРИКАЗЫВАЮ:

Начальнику отдела кадров Фамилия Имя Отчество__________________________________организовать воинский учет всех категорий работающих граждан, подлежащих воинскому учету, в т.ч. обеспечить бронирование граждан, пребывающих в запасе. Разработать функциональные обязанности работников, осуществляющих воинский учет, и представить на утверждение в срок до «00» месяца 20___ г.
Обязанности по ведению воинского учета граждан, в т.ч. бронированию граждан, пребывающих в запасе, и хранению бланков строгой отчетности возложить на _________специалиста по кадрам Фамилия Имя Отчество__________________________
При временном убытии _ специалиста по кадрам Фамилия Имя Отчество___(фамилия и инициалы работника, осуществляющего воинский учет) в отпуск, командировку или на лечение временное исполнение обязанностей по ведению воинского учета граждан, в т.ч. бронированию граждан, пребывающих в запасе, возлагать на ______специалиста по кадрам Фамилия Имя Отчество_____________________________. Документы, необходимые для работы по воинскому учету и бронированию граждан, передавать по акту.
Настоящий приказ объявить руководителям структурных подразделений и должностным лицам, назначенным ответственными за ведение воинского учета.
Контроль за исполнением приказа оставляю за собой.

Руководитель организации подпись И.О. Фамилия

СОГЛАСОВАНО

Военный комиссар

Наименование военкомата

_ И.О. Фамилия

дата

Нормативное регулирование воинского учета в организации

Федеральный закон от 28.03.1998 № 53-ФЗ «О воинской обязанности и военной службе»
2.Федеральный закон от 31 мая 1996 года № 61-ФЗ «Об обороне»
Федеральный закон от 26 февраля 1997 года № 31-ФЗ «О мобилизационной подготовке и мобилизации в Российской Федерации»
Постановление Правительства РФ от 27.11.2006 № 719 «Об утверждении Положения о воинском учете»
Методические рекомендации по ведению воинского учета в организациях (утв.Генштабом Вооруженных Сил РФ 11.07.2017)
Ст. 351.7 ТК РФ Особенности обеспечения трудовых прав работников, призванных на военную службу по мобилизации или поступивших на военную службу по контракту либо заключивших контракт о добровольном содействии в выполнении задач, возложенных на Вооруженные Силы Российской Федерации

Основная цель воинского учета

Обеспечение полного и качественного укомплектования призывными людскими ресурсами Вооруженных Сил Российской Федерации, других войск, воинских формирований и органов в мирное время, а также обеспечение в периоды мобилизации, военного положения и в военное время:
1) потребностей Вооруженных Сил Российской Федерации, других войск, воинских
формирований, органов и специальных формирований в мобилизационных людских ресурсах путем заблаговременной приписки (предназначения) граждан, пребывающих в запасе, в их состав;
2) потребностей органов государственной власти, органов местного самоуправления и
организаций в трудовых ресурсах путем закрепления (бронирования) за ними необходимого количества руководителей и специалистов из числа граждан, пребывающих в запасе, работающих в этих органах и организациях.

Основные задачи воинского учета

1) обеспечение исполнения гражданами воинской обязанности, установленной законодательством Российской Федерации;
2) документальное оформление сведений воинского учета о гражданах, состоящих на воинском учете;
3) анализ количественного состава и качественного состояния призывных и мобилизационных людских ресурсов для их эффективного использования в интересах обеспечения обороны страны и безопасности государства;
4) проведение плановой работы по подготовке необходимого количества военно-обученных граждан, пребывающих в запасе, для обеспечения мероприятий по переводу Вооруженных Сил Российской Федерации, других войск, воинских формирований и органов с мирного на военное время, в период мобилизации и поддержание их укомплектованности на требуемом уровне в военное время.

Основное требование к системе воинского учета — постоянное обеспечение полноты и достоверности данных, определяющих количественный состав и качественное состояние
призывных и мобилизационных людских ресурсов.

Ответственность за нарушение правил ведения воинского учета в компании

Поскольку ведение воинского учета в организации — это ее обязанность, а не право, то соответственно, за неисполнение/некорректное исполнение этой обязанности законодатель предусматривает меры ответственности.

С 05.05.2020 ответственность за нарушения с воинским учетом для должностных лиц организаций, ответственных за военно-учетную работу, усилена. Соответствующие изменения в КоАП РФ внесены законом от 24.04.2020 № 132-ФЗ. Так:

за непредставление в установленный срок в военкомат или иной орган, осуществляющий воинский учет, списков граждан, подлежащих первоначальной постановке на воинский учет, штраф будет составлять 1000-3000 руб. вместо 300-1000 руб. (ст. 21.1);
неоповещение граждан о вызове их по повестке военкомата или иного органа, осуществляющего воинский учет, а равно необеспечение гражданам возможности своевременной явки по вызову по повестке — 1000-3000 руб. вместо 500-1000 руб. (ст. 21.2);
несообщение сведений о принятых на работу либо об уволенных с работы гражданах, состоящих или обязанных состоять, но не состоящих на воинском учете, — 1000-5000 руб. вместо 300-1000 руб. (п. 3 ст. 21.4).

С 01.10.2023 ответственность существенно ужесточилась (закон от 31.07.2023 № 404-ФЗ):
за необеспечение своевременного оповещении и явки граждан, подлежащих призыву на военную службу по мобилизации, на сборные пункты или в воинские части либо неоказание содействия в организации таких оповещения и явки, штраф составила:

для должностного лица — от 60 тыс. до 80 тыс. руб.;
юрлица — от 400 тыс. до 500 тыс. руб.
за непредставление в установленный срок в военкомат списков граждан, подлежащих первоначальной постановке на воинский учет, штраф:
для должностных лиц — от 40 тыс. до 50 тыс. руб.;
юрлиц — от 350 тыс. до 400 тыс. руб.
за неоповещение граждан при поступлении вызова (повестки) либо необеспечение гражданам возможности своевременно явиться по такому вызову (повестке) штраф:
для должностных лиц — от 40 тыс. до 50 тыс. руб.;
юрлиц — от 350 тыс. до 400 тыс. руб.
за непредставление или несвоевременное представление должностными лицами сведений, необходимых для ведения воинского учета (например, о приеме на работу), штраф от 40 тыс. до 50 тыс. руб.

Действия, необходимые для постановки на воинский учет организации

1.В администрацию по своему району (где зарегистрировано юридическое лицо или ИП) принести:

учредительные документы;
заполненную форму № 18 в 3-х экземплярах.
Формы 18 нет в федеральных нормативных документах по воинскому учету, поэтому бланк в муниципалитетах может незначительно различаться. Надежнее всего запросить ее в местном военкомате и там же уточнить сроки сдачи.
Карточку учета организации составляют на одном листе А4, внося данные с двух сторон (лицевая и оборотная стороны). Можно заполнить ее от руки на готовом бланке или подготовить в электронном виде и распечатать. Форма 18 составляется в трех экземплярах:
для районной комиссии по бронированию;
для военкомата;
для самой организации.
Все экземпляры подписываются руководителем и скрепляются печатью компании.

Пример формы 18 воинского учёта

2.В военкомат принести следующие документы:

Приказ об организации воинского учета;
План работ по ведению воинского учета;
флешку для получения форм, которые необходимо передавать в военкомат.

После подачи документов вам должны выдать справку о постановке организации на воинский учет.

Текущая работа по ведению воинского учета

Проверять у всех принимаемых на работу отношение к воинской обязанности по документам воинского учёта:
- военному билету или выданному взамен него удостоверению;
- удостоверению гражданина, подлежащего призыву на воинскую службу;
- справке взамен военного билета.
- Документы ВУ входят в перечень обязательных, предъявляемых кандидатом при поступлении на работу (ст. 65 ТК РФ).
- Ответственные за ВУ проверяют у вновь принятых работников не только наличие и подлинность военного билета или удостоверения, но и отметки в них о постановке на воинский учёт по месту жительства или по месту пребывания (п. 30 «а» Положения № 719).
Постановка на воинский учет граждан, принятых на работу. Проверка у граждан наличия отметок в паспортах об их отношении к воинской обязанности, наличия и подлинности документов воинского учета и отметок военного комиссариата о постановке на воинский учет – в день приема на работу.
Заполнение личных карточек на сотрудников для воинского учёта. Карточка заполняется по форме № 10 – в день приёма на работу. Карточку заполняют при приёме военнообязанного сотрудника на работу. Хранят в электронном и бумажном виде. Заполняйте бумажную карточку шариковой ручкой с чернилами чёрного, синего или фиолетового цвета. Разборчиво без сокращений и помарок. Семейное положение, место жительства, телефон работника вписывайте карандашом. Если данные изменятся, вы сможете поправить их, а не переписывать карточку заново.
Снятие с учёта граждан, пребывающих в запасе, и граждан, подлежащих призыву на военную службу – в день увольнения.
Внесение в личные карточки сведений об изменениях семейного положения, образования, структурного подразделения организации, должности, места
жительства или места пребывания, состояния здоровья – по мере изменений.
Проведение сверки сведений о воинском учёте, содержащихся в личных карточках со сведениями, содержащимися в документах воинского учёта граждан – ежеквартально.
Сверка личных карточек граждан с табелями, финансовыми ведомостями на выдачу зарплаты. Выявление граждан, работающих в учреждении, но не состоящих на воинском учёте, или не имеющих военных билетов (удостоверения гражданина, подлежащего призыву на военную службу) – ежеквартально.
Обновление личных карточек, пришедших в негодность – по мере необходимости.
Подготовка личных карточек на лиц, снятых с воинского учёта по состоянию здоровья (уточнение даты исключения, номера приказов и статей) для сверки с военным комиссариатом – 1 раз в полугодие.
Направление в военный комиссариат (орган местного самоуправления) сведений о принятых на работу и уволенных с работы граждан, пребывающих в запасе, а также об изменениях их данных воинского учёта – в 2-х недельный срок.
Направление для сверки сведений личных карточек с учётными данными граждан, состоящих на воинском учёте в других военных комиссариатах, списков работающих в организации граждан, пребывающих в запасе – ежегодно.
Проверка состояния картотеки с личными карточками граждан, пребывающих в запасе: правильность построения картотеки; правильность, полнота и качество заполнения личных карточек — ежеквартально.
Проведение сверки личных карточек с учётными данными военного комиссариата (органа местного самоуправления, осуществляющего первичный воинский учёт), осуществляющим свою деятельность, на территории в пределах которой находится организация — в срок, устанавливаемый военным комиссариатом (органом местного самоуправления).

Форма №6 отчёт о численности работающих и забронированных граждан, пребывающих в запасе

Карточка гражданина, подлежащего воинскому учету

Карточка воинского учета индивидуального предпринимателя

Форма 19 воинского учёта

Отчеты, сдаваемые в военкомат

Форма 18. Карточка учёта организации — при постановке на учёт и ежегодно.
Унифицированной формы нет. Бланк и сроки сдачи нужно уточнять в местном военкомате.
План работ по воинскому учету и бронированию — до 31 декабря предшествующего года.
В приложении 17 к МР приведена примерная форма и содержание работ. Компании могут ее дополнять или сокращать в части бронирования, в том числе по рекомендациям военкомата.
Сведения при приеме на работу или увольнении — в течение пяти дней с даты издания приказа.
Представляются на всех граждан, состоящих на ВУ или обязанных состоять на ВУ.
Сведения о приеме или увольнении подписываются ответственным за ВУ, руководителем компании и скрепляются печатью организации. Документ отправляют по почте, а копию квитанции хранят вместе с личной карточкой № 10 работника. Так, работодатель всегда сможет доказать, что выполнил обязанность по уведомлению военкомата.
Сведения о приеме или увольнении по по форме приложения 2 к Положению № 719 выдаются на руки военнообязанным гражданам, которые не имеют регистрации по месту жительства или пребывания, либо прописаны в другом населенном пункте, а прибыли на работу, на срок более трех месяцев (п. 30 «д» Положения № 719). Предполагается, что с этим документом они дойдут до военкомата и встанут на учет.
Сведения о гражданах, подлежащих первоначальной постановке на воинский учет в следующем году — ежегодно, до 1 ноября.
В список, в первую очередь включают работников, которым в следующем году исполнится 17 лет.
Сведения о гражданах, состоящих на воинском учете, а также о гражданах, не состоящих, но обязанных состоять на воинском учете – в течение 5 дней со дня изменения сведений; 3-х рабочих дней — при выявлении не состоящих на ВУ граждан; 2 недель — по запросу военкомата.
Списки работников 15- и 16-летнего возраста – до 15 сентября.
Дата направления уточняется в местном военкомате.
Сведения об изменении учетных данных работника — в течение пяти дней с даты получения информации об изменениях.
Сведения о работниках, которым в текущем году исполнится 17 лет, анкеты работников – до 1 ноября предшествующего года.

Важно! 14 апреля 2023 года вступили в силу поправки в 53-ФЗ «О воинской обязанности и военной службе», внесенные Федеральным законом от 14.04.2023 № 127-ФЗ. Самое значимое изменение — появление цифрового Реестра воинского учета, который будет формироваться по сведениям из ФНС, социальных фондов, ГИБДД, МВД, от учебных заведений и работодателей. Призывники будут получать электронные повестки.

По 127-ФЗ изменились некоторые обязанности работодателя:

Организации будут оповещать призывника о получении электронных повесток, а не только на бумажном носителе.
Сообщать работникам, если военкомат прислал для них повестку. Сделать это нужно не позднее чем за три календарных дня до указанного в повестке срока. Если она пришла на сотрудника, который работает удаленно, находится в отпуске или на больничном, нужно составить акт о невозможности вручить повестку и отправить его в военкомат.
Если работник-водитель не явится в военкомат по вызову, то его нужно будет отстранять от работы. 127-ФЗ ввел меры, направленные на обеспечение явки по повестке, в том числе ограничение на управление транспортным средством (ст. 7.1 53-ФЗ в редакции от 14.04.2023).
Сроки направления сведений в военкомат о работниках, состоящих на ВУ или не состоящих, но обязанных состоять, сокращены с 2-х недель до 5 дней. О выявленных гражданах, не состоящих на воинском учете, нужно будет сообщать в течение 3-х рабочих дней. Мы уже отразили эти поправки в действующей редакции этой статьи.
Появилась новая обязанность — уведомлять военкомат об увольнении государственного или муниципального служащего в течение 10 дней со дня увольнения (п. 2 ст. 4 53-ФЗ в редакции от 14.04.2023). Речь идет о тех сотрудниках, которые не прошли военную службу по призыву без законных оснований (п. 1.1 ст. 28 53-ФЗ).

Нормы о цифровом Реестре воинского учета, в том числе правила его формирования отражены в обновленной редакции Положения о ВУ № 719 (Постановление Правительства РФ от 25.07.2023 № 1211 — действует с 5 августа 2023 года). Этим же документом утверждена форма электронной повестки в военкомат (приложение 1.1 к Положению № 719).

Изменения в ВУ предполагают, что большая часть сведений о военнообязанных будет направляться в «цифре», через Портал госуслуг. Но до начала полномасштабной эксплуатации электронного Реестра организациям придется давать все данные по-старому — на бумажном носителе (п. 3 Постановления № 1211).

В начале 2024 года в России должен заработать общедоступный реестр повесток — в него автоматически будут попадать все повестки. Если повестка есть в реестре, значит, ее направили гражданину. Когда реестр заработает, уведомления о том, что сотруднику пришла электронная повестка, будут приходить и работодателю, он обязан вручить ее сотруднику. Как это будет проходить на практике, еще нет разъяснений.

Ведение воинского учета сотрудников