Отправителю при транспортировке груза по железной дороге необходимо на отправочную станцию доставить груз с уже заполненными бланками документов, точнее, транспортной железнодорожной накладной, принимающей впоследствии форму договора. Эта операция выполняется не позднее, чем за сутки до предполагаемой даты транспортировки.
Сама транспортная накладная состоит из 4 листов: квитанции о приёме груза к перевозке, непосредственно самой накладной, бланка дорожной ведомости, который является бланком строгой отчётности и составляется в нескольких экземплярах, и, конечно, корешка дорожной ведомости.
В случае внесения изменённой и дополнительной информации в перевозочный документ последние заверяются подписью и специальным строчным штемпелем.
Документация, необходимая для перевозки груза по ЖД, подлежит как ручному, так и компьютерному заполнению.
Запрещается оформлять в одном перевозочном документе грузы, которые по своим свойствам различны и не допускаются к перемещению в одном вагоне.
Абсолютно все листы перевозочных документов содержат не только текстовую информацию, но и закодированную. Места для закодированной информации предусмотрены в специальных местах бланка.
Если при транспортировке опасных взрывчатых веществ используется целый состав, то заполняется накладная особой формы ГУ-27, при этом если такой груз перевозится с использованием военных вагонов, то он обязательно имеет сопровождающих ответственных лиц (охрану) и заполняется только одна накладная уже другой формы – ГУ-27е.
В верхнем углу накладной, на её лицевой стороне отправитель груза всегда ставит определённый штамп красного цвета.
Допуск на перевозку грузов первого класса опасности выдаёт только директор станции, в случае отсутствия – его заместитель, в этом случае в пакете перевозочных документов выполняется специальная запись об этом.
При транспортировке груза в соответствующем сопроводительном бланке отправитель продукции в обязательном порядке всегда обязан указывать условный номер, номер аварийной карточки и специальный шифр.
Получатель при получении груза в точке доставки обязательно ставит свою подпись в специальной графе бланка дорожной ведомости, не забывая заполнять при этом все данные, затем на оборотной стороне накладной и ведомости проставляется штамп, который фиксирует точное время получения груза.